186.000 Firmen vor dem Wissens-Crash: Deutschlands Krise beginnt im Chefbüro

186.000 Firmen stehen vor der Nachfolge – und riskieren dabei den Verlust ihres wichtigsten Wissens. Ein Gründer will das mit KI verhindern.

Viktor Strasse / Collage: Dominik Schmitt

Deutschland steuert auf eine Nachfolgewelle zu: Bis 2030 suchen rund 186.000 Unternehmen einen neuen CEO. Für Unternehmen und den deutschen Mittelstand ist das eine Herausforderung. Denn: Wer eine Firma übernimmt, sieht in der Regel nur die expliziten Daten: CRM-Listen, Auftragsbestände und operative KPIs.

Doch das kritische interne Wissen ist oft nicht sichtbar. Warum ein Kunde bestimmte Sonderkonditionen habe, wie informelle Entscheidungswege den Arbeitsalltag prägen würden oder warum ein Prozess gut laufe – bleibe für den neuen CEO meist unsichtbar. „Das gesamte Know-how einer Firma erfasst keine KI-Suche, weil es in den Köpfen der Menschen steckt“, sagt Oliver Diekmann.

Mit seinem Startup Wingmaite setzt Diekmann genau dort an: Es entwickelt eine KI-Plattform, die implizites Unternehmenswissen – also das Know-how aus den Köpfen der Mitarbeiter – erfasst, strukturiert und für Nachfolger nutzbar macht, um Wissensverluste bei Übergaben zu verhindern.

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Warum das Wissen bei der Übergabe verloren geht

Das Risiko für den Verlust wichtigen Wissens sei in den vergangenen Jahren stark gewachsen. Früher wäre die interne Nachfolge der Standard gewesen: Der Sohn oder die Tochter wuchs über Jahre in das Geschäft hinein, kannte die Kunden beim Namen und hatte die informellen Abläufe im Gedächtnis. Heute allerdings würden fast 50 Prozent der Nachfolger aus dem externen Bereich stammen.

Laut Diekmann würden viele Nachfolger beim Eintritt in ihre neue Rolle dann einen entscheidenden Fehler machen: Sie kommen in das Unternehmen, betrachten die Bilanz, scannen die Kennzahlen und beginnen sofort damit, die bestehenden Strukturen aufzubrechen. „Viele wollen sofort etwas ändern, und das ist der größte Fehler, weil sie das Unternehmen selbst noch nicht wirklich verstehen“, sagt er.

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„Wenn ein Inhaber 40 Jahre lang das CRM quasi im Kopf und per Handy geführt hat, gibt es für den Nachfolger keinerlei Dokumentation darüber, welche Erfahrungen zu bestimmten Entscheidungen geführt haben“, so Diekmann. Dieser Wissensverlust sei für Unternehmen nicht nur ein organisatorisches Problem, sondern ein reales wirtschaftliches Risiko. Die operative Basis der Firma könne mit dem Ausscheiden des Gründers verloren gehen.

Vier Tipps für eine erfolgreiche Übergabe

Damit bei der Übergabe wichtiges Wissen nicht verloren gehe, sondern Basis für den nächsten Wachstumsschritt sei, sollten Nachfolger laut Diekmann folgende vier Punkte berücksichtigen:

• Erst verstehen, dann transformieren: Ein neuer Inhaber sollte sich bewusst sechs bis neun Monate Zeit nehmen, bevor er große Transformationen oder Kurswechsel anstößt, meint Diekmann. Erst wenn die informellen Entscheidungsbäume und die kulturellen Feinheiten der Belegschaft verinnerlicht worden sein, ließe sich Dinge sinnvoll und respektvoll verändern, ohne das Vertrauen der Mitarbeiter zu beschädigen.
• Implizites Wissen systematisch sichern: Prozesse in gewachsenen Unternehmen funktionieren oft nach dem ungeschriebenen Gesetz: „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Wer dieses Wissen nicht aktiv abfrage, laufe blind in Probleme, sagt Diekmann. Hier helfe es, Mitarbeitende einfach „laut denken“ zu lassen, um die Logik hinter täglichen Entscheidungen zu protokollieren, statt nur die Ergebnisse zu dokumentieren.
• Wissenstransfer als Prozess, nicht als Event: Auch wenn der Gründer per Beratervertrag noch für ein Jahr an Bord bleibe, reiche die bloße Anwesenheit oft nicht aus, um tiefes Kontextwissen zu übertragen. Ein sauberer Übergabeprozess müsse über Monate geplant werden – unterstützt durch Werkzeuge, die über klassische Wissensdatenbanken hinausgehen und das implizite Wissen greifbar machen.
• Fokus über den CEO hinaus: Das wertvolle Wissen liege niemals allein beim Gründer, sondern verteile sich über alle Schlüsselrollen. Wer bei der Übergabe nur den Chef befrage, verliere essenzielle Informationen aus dem Vertrieb, dem Einkauf oder der Produktion, die für die langfristige Kundenbindung entscheidend sind, meint Diekmann.

Technologie als Brücke zwischen den Generationen

Tools, wie der von Diekmann entwickelte „Context-Layer“, könnten hier helfen, um die Hemmschwellen bei der Sicherung des Wissens zu senken. Der Context Layer sei dabei ein Tool, das aus bloßen Daten das nötige Firmenwissen und den Zusammenhang dahinter herstelle. Mitarbeiter könnten hier ihr Wissen für die nachfolgende Generation „ablagern“. „Wir sehen, dass Leute mit einer KI offener und detaillierter sprechen als mit ihrem direkten Vorgesetzten, weil sie nicht in einer Rechtfertigungshaltung sind“, sagt Diekmann.