Digital Business & Startups
So nutzen Frühphasen-Startups KI-Agenten optimal
#Gastbeitrag
Die Zukunft von Startups wird sich deutlich von der heutigen unterscheiden. Je leistungsfähiger KI-Agenten werden, desto mehr können kleine Teams Aufgaben übernehmen, die früher ganze Abteilungen erfordert hätten. Ein Gastbeitrag von Viktoria Ruubel.

Die Startup-Landschaft entwickelt sich rasant weiter, und eine der spannendsten Veränderungen ist der Aufstieg von KI-Agenten. Diese intelligenten digitalen Assistenten verändern grundlegend, wie Unternehmen arbeiten: Sie ermöglichen kleinen Teams, mit weniger Ressourcen deutlich mehr zu erreichen. Mit geringerem Personalaufwand schaffen es Startups, schneller zu skalieren und effizienter zu werden. Aber wie genau können Gründer:innen diese leistungsstarke Technologie einsetzen, um langfristigen Erfolg sicherzustellen?
Wie KI-Agenten kleinere Startups erfolgreicher machen
Früher war für ein erfolgreiches Startup ein großes, vielseitiges Team nötig, mit Spezialist:innen für Vertrieb, Marketing, Kundenservice, Administration und vieles mehr. Heute lassen sich viele dieser Funktionen durch KI-Agenten verschlanken und effizienter gestalten. Diese Systeme können zeitintensive, repetitive Aufgaben übernehmen, etwa E-Mail-Verwaltung, Kundensupport, Leadgenerierung oder Content-Erstellung. Das Ergebnis? Startups können ihre Energie auf Aktivitäten mit größerem Hebel konzentrieren, etwa auf die Produktentwicklung, operative Skalierung oder den Aufbau starker Kundenbeziehungen. KI-Agenten revolutionieren das Unternehmertum, indem sie es ermöglichen, auf einem Effizienzniveau zu arbeiten, das früher undenkbar war.
In der Startup-Welt ist Agilität der Schlüssel zum Erfolg. Frühphasenunternehmen arbeiten oft mit begrenztem Budget und knappen Ressourcen, was es schwer macht, mit etablierten Unternehmen zu konkurrieren. KI-Agenten können in diesem Kontext eine Vielzahl an Funktionen übernehmen: von der Kundenkommunikation bis zur Datenanalyse. Darüber hinaus verbessern sie die Entscheidungsfindung, reduzieren menschliche Fehler und erweitern die operativen Möglichkeiten, ohne proportional mehr Personal oder Kosten zu verursachen.
Auch im Kundenservice bieten KI-gesteuerte Automatisierungslösungen Vorteile: Sie ermöglichen personalisierte, unmittelbare Reaktionen, auch außerhalb klassischer Geschäftszeiten. Diese Erreichbarkeit steigert die Kundenzufriedenheit und ist damit entscheidend für nachhaltige Kundenbeziehungen und Wachstum.
So gelingt der Einstieg: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden
Wer als Gründer:in KI-Agenten in sein Unternehmen integrieren möchte, wird feststellen: Der Einstieg ist einfacher, als es zunächst scheint. Hier eine praktische Anleitung:
- Wiederkehrende Aufgaben identifizieren:
Beginnen Sie mit Geschäftsbereichen, die viel Zeit kosten und regelmäßig wiederkehren z.B. E-Mail-Management, Kundenanfragen, Bestellabwicklung oder Reportings. - Die passenden KI-Tools auswählen:
Wählen Sie Tools, die zu den spezifischen Anforderungen Ihres Startups passen. Das könnte ein Chatbot für Kundenservice oder ein E-Mail-Automatisierungstool für die Kommunikation mit Interessent:innen sein. - Klein starten und schrittweise skalieren:
Automatisieren Sie zunächst ein oder zwei Aufgabenbereiche, ohne Ihren aktuellen Workflow zu stark zu verändern. Sobald Sie erste Effizienzgewinne sehen, können Sie den Einsatz auf weitere Geschäftsprozesse ausweiten. - Ihr Team schulen:
Damit die Zusammenarbeit mit KI gelingt, ist es wichtig, dass alle verstehen, wie die Systeme funktionieren und wie man sie gezielt zur Produktivitätssteigerung einsetzen kann. - Überwachen und anpassen:
KI ist keine “Plug-and-Play”-Lösung. Überprüfen Sie regelmäßig die Leistung Ihrer Agenten, holen Sie Feedback ein und passen Sie Systeme an sich verändernde Geschäftsbedürfnisse an.
Kleinere Teams, größere Wirkung
Die Zukunft von Startups wird sich deutlich von der heutigen unterscheiden. Je leistungsfähiger KI-Agenten werden, desto mehr können kleine Teams Aufgaben übernehmen, die früher ganze Abteilungen erfordert hätten. Das ermöglicht Startups, schlanker, agiler und wirkungsvoller zu arbeiten, ohne an Effizienz einzubüßen.
Schon bis Ende 2025 wird erwartet, dass KI-Agenten flächendeckend im Einsatz sein werden. Der Markt für KI-Agenten soll laut Prognosen mit einer jährlichen Wachstumsrate von 45 % wachsen – ein klares Zeichen für ihre zunehmende Relevanz in der Unternehmenspraxis. Für kleine Unternehmen bietet der Einsatz von KI-Agenten so nicht nur einen Wettbewerbsvorteil, sondern wird zur Notwendigkeit. Ob für automatisierten Support, effektivere Vertriebsprozesse oder tiefere Datenanalysen: KI-Agenten eröffnen neue Handlungsspielräume und sind ein Schlüssel zu zukünftiger Skalierung und Erfolg.
In dieser neuen Ära des Unternehmertums werden diejenigen Startups ganz vorne mitspielen, die KI-Agenten strategisch einsetzen und zeigen: Mit den richtigen Tools kann weniger tatsächlich mehr sein.
Über die Autorin
Viktoria Ruubel ist Chief Product Officer bei Pipedrive und verantwortlich für die Produktstrategie, KI-Innovation sowie wachstumsorientierte Produktentwicklung mit Kundenzentrierung. Sie bringt mehr als 20 Jahre internationale Erfahrung in der Führung globaler Teams und Produkte mit – u.a. bei Meta, Skype, Intuit, IPF Group und Veriff. In ihrer Laufbahn hat sie Marktstarts begleitet, Portfolios skaliert und neue Wachstumsfelder erschlossen. Zuletzt war sie als Managing Director Digital Identity bei Veriff tätig, wo sie neue Geschäftsfelder entwickelte und zusätzliche Umsatzströme erschloss.
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Foto (oben): KI
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Scale AI entlässt 200 Mitarbeiter nach Meta-Deal: Interne CEO-Mail zeigt radikale Umstrukturierung
Plötzlich und drastisch: Scale AI trennt sich von Mitarbeitern und setzt auf neue KI-Strategien. Hier gibt es die interne CEO-Mail im Wortlaut.
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Naivität hat geholfen, das Abenteuer zu starten
#Interview
Gründeralltag – gibt es das überhaupt? „Meist nehme ich um 6:53 Uhr den Zug. Unterwegs schreibe ich erste E-Mails und plane den Tag. Frühstück nehme ich entweder von zu Hause mit oder kaufe mir etwas unterwegs“, sagt Christian Käser, Gründer von bottleplus.

Wie starten ganz normale Gründerinnen und Gründer so in einen ganz normalen Startup-Arbeitsalltag? Wie schalten junge Unternehmerinnen und Unternehmer nach der Arbeit mal so richtig ab und was hätten die aufstrebenden Firmenlenker gerne gewusst bevor sie ihr Startup gegründet haben? Wir haben genau diese Sachen abgefragt. Dieses Mal antwortet Christian Käser, Gründer von bottleplus. Das Startup aus Zürich setzt auf einen “On-The-Go Wassersprudler”.
Wie startest Du in einen ganz normalen Startup-Arbeitsalltag?
Meist nehme ich um 6:53 Uhr den Zug von meinem Wohnort Aarau (Schweiz) bis Zürich, wo wir ein kleines Büro in einem Co-Working-Space haben. Unterwegs schreibe ich erste E-Mails und plane den Tag. Frühstück nehme ich entweder von zu Hause mit oder kaufe mir etwas unterwegs, sodass ich nach Ankunft im Büro meinen Hunger stillen kann. Die erste Flasche selbst gesprudeltes Wasser aus unserer bottleplus spark bottle dazu darf natürlich auch nicht fehlen.
Wie schaltest Du nach der Arbeit ab?
Oft bleibt zwischen Feierabend und Schlafen nicht allzu viel Zeit zum Abschalten. Einmal wöchentlich habe ich Handball-Training, was mir als Fixtermin hilft, auf andere Gedanken zu kommen. Wenn ich an anderen Abenden eine Ablenkung brauche oder etwas herunterfahren möchte, gehe ich gerne mit einem Buch ans Wasser, zum Sport nach draußen oder treffe Freund:innen.
Was über das Gründer:innen-Dasein hättest Du gerne vor der Gründung gewusst?
Ich hätte gerne gewusst, dass der schwierigste und härteste Teil der Startup-Reise mit einem Konsument:innenprodukt erst dann beginnt, wenn man in den Markt eintritt. Wobei die Naivität sicher geholfen hat, das Abenteuer überhaupt erst zu starten.
Was waren die größten Hürden, die Du auf dem Weg zur Gründung überwinden musstet?
In unserem Fall würde ich die Gründung gerne mit dem Markteintritt von unserem mobilen Wassersprudler bottleplus im Juli 2024 gleichsetzen. Bis dahin war die größte Hürde für uns sicherlich, trotz diverser Rückschläge und Verzögerungen in der Produktentwicklung das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren und einfach stetig weiterzumachen. Nachdem wir unsere Jobs Ende 2021 gekündigt hatten, vergingen über zwei Jahre, bis wir die Massenproduktion starten konnten – gerechnet hatten wir mit ca. einem Jahr. Das hat uns einiges an Nerven gekostet.
Was waren die größten Fehler, die Du bisher gemacht hast – und was hast Du aus diesen gelernt?
Ein großer Fehler war, dass wir zu früh angefangen haben einzustellen. Wir dachten, der Markteintritt wäre nahe und der Zeitpunkt deswegen richtig, doch hatten wir wegen diverser Challenges in der Entwicklung einiges an Zeit verloren, weshalb sich die Timeline verändert hat. Das Learning daraus ist, erst einzustellen und Lohnkosten auf sich zu nehmen, wenn der Bedarf wirklich da ist – zu weit im Voraus zu planen ist in einem Startup manchmal einfach schwierig. Ebenso haben wir zu Beginn teilweise den Fehler gemacht, zu viel Geld für Agenturen im Branding und eCommerce-Bereich auszugeben, weil wir dachten, wir müssten uns mehr externe Expertise dazu holen. Unser Learning dazu ist: Just do it yourself, und wenn doch externe Hilfe benötigt wird, dann empfiehlt sich in den Anfängen eher die Zusammenarbeit mit Freelancer:innen, z.B. über die Plattform Upwork.
Wie findet man die passenden Mitarbeiter:innen für sein Startup?
Gerade in frühen Startup Phasen ist es wichtig, in Interviews herauszufinden, ob die Person die richtige Mentalität mitbringt. Unser Team lebt von proaktiven Mitarbeiter:innen, die viel Verantwortung tragen und Lust darauf haben, das Startup nach vorne zu bringen. Ich finde, man merkt direkt, ob im Gegenüber ein gewisser Unternehmergeist zu spüren ist. Das ist uns sehr wichtig – denn Stillstand kann man sich im dynamischen Startup Umfeld nicht leisten.
Welchen Tipp hast Du für andere Gründer:innen?
Holt unbedingt so rasch wie möglich Feedback zu eurer Idee ein und habt nicht zu großen Respekt davor, diese zu teilen. Von eurem Umfeld, aber auch von Leuten außerhalb des Umfelds und von Expert:innen in der Branche. Falls die Idee Potenzial zu haben scheint, nutzt das riesige Startup Ökosystem, über das man sich in der frühen Phase viel Unterstützung holen kann – zum Beispiel über Wettbewerbe, Accelerators oder Events. Und seid nicht scheu, nach Hilfe zu fragen – gerade in der Startup-Szene hilft man sich sehr gerne.
Ohne welches externes Tool würde Dein Startup quasi nicht mehr existieren?
Wir nutzen Slack für eine strukturierte, teaminterne Kommunikation in verschiedenen Kanälen. Ohne das Tool hätten wir wohl ein totales Nachrichten-Chaos.
Wie sorgt ihr bei Eurem Team für gute Stimmung?
Unser Team ist zweigeteilt in ein Zürcher und ein Berliner Team. Halbjährlich treffen wir uns, um als ganzes Team beisammen zu sein und planen jeweils ein Teamevent. Team-intern verbringen wir gerne so viele Mittagspausen wie möglich zusammen.
Über regelmäßige digitale Meetings wird zudem das ganze Team über die Fortschritte in den verschiedenen Bereichen informiert, so dass alle Teammitglieder wissen, wo wir stehen und was die nächsten Ziele sind. Es ist uns wichtig, dass sich alle Mitarbeiter:innen als Teil des Ganzen verstehen und sich auch bereichsübergreifend einbringen können.
Was war Dein bisher wildestes Startup-Erlebnis?
Ich glaube, der wildeste Tag bisher war der Tag der Aufnahmen für “Die Höhle der Löwen Schweiz” im März 2022. Wir hatten zwei Prototypen, einer davon ging am Abend zuvor kaputt. Am Morgen der Aufnahmen selbst mussten wir die Verpackungen für unser Bühnenbild fertigstellen und hatten dabei den Anruf der Produktion verpasst, dass sie uns in einen früheren Aufnahme-Slot umteilen wollten. Es ist dann aber alles gut gegangen: Wir konnten zu unserem ursprünglichen Slot drehen und trotz einiges an Nervosität, vor allem wegen der Funktionsweise unseres Prototypen, waren wir dann mit dem Ablauf und Feedback sehr zufrieden.
Tipp: Wie sieht ein Startup-Arbeitsalltag aus? Noch mehr Interviews gibt es in unserem Themenschwerpunkt Gründeralltag.
Foto (oben): bottleplus
Digital Business & Startups
+++ Tomorrow +++ TechVision Fonds +++ CustomCells +++ Flink +++ Sanicare +++
#StartupTicker
+++ #StartupTicker +++ Entlassungen bei Tomorrow +++ TechVision Fonds: 50 Millionen für weitere Investments +++ So soll der Neustart bei CustomCells gelingen +++ Flink expandiert wieder – und zwar massiv +++ Sanicare weicht in die Niederlande aus +++

Was gibt’s Neues? In unserem #StartupTicker liefern wir eine kompakte Übersicht über die wichtigsten Startup-Nachrichten des Tages (Freitag, 18. Juli).
#STARTUPLAND
SAVE THE DATE: Am 5. November findet unsere zweite STARTUPLAND statt. Es erwartet Euch wieder eine faszinierende Reise in die Startup-Szene – mit Vorträgen von erfolgreichen Gründer:innen, lehrreichen Interviews und Pitches, die begeistern. Mehr über Startupland
#STARTUPTICKER
Tomorrow
+++ Entlassungen: Die grüne Hamburger Neobank Tomorrow trennt sich wohl von rund der Hälfte seiner Belegschaft (rund 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) – siehe Gründerszene. Offiziell spricht das Unternehmen von einer “organisatorischen Restrukturierung” aufgrund von “herausfordernden wirtschaftlichen Rahmenbedingungen”. Das FinTech, 2018 von Michael Schweikart, Jakob Berndt und Inas Nureldin gegründet, sammelte zuletzt knapp 5 Millionen Euro ein – unter anderem von Abacon Capital. Zuvor flossen rund 14 Millionen Venture Capital und ein Crowdinvesting in Höhe von rund 16 Millionen in das FinTech. 2024 arbeitete das Unternehmen zumindest auf Monatsbasis kurze Zeit profitabel. Mehr über Tomorrow
TechVision Fonds (TVF)
+++ Frisches Kapital! Der TechVision Fonds (TVF) aus Aachen verkündet das Final Closing seines zweites Fonds (50 Millionen Euro). Das viele Geld stammt insbesondere von “der NRW.BANK, der Sparkasse Aachen und weiteren regionalen Sparkassen auch zahlreiche unternehmerische Privatinvestoren aus dem Netzwerk des Fonds”. Der Pre-Seed und Seed-Investor, der zuvor als Seed Fonds Aachen unterwegs war, investiert initial 500.000 Euro bis 2 Millionen in junge Startups aus den Segmenten BioTech, Software und MedTech. Ein Fokus liegt dabei auf Teams aus den Regionen Rheinland/NRW sowie Euregio Maas-Rhein (Niederlande/Belgien). Das TVF investierte in den vergangenen Jahren in über 40 Startups. Zuletzt stattete das Team membion, Vivalyx, Black Semiconductor, IonKraft und Planted mit Kapital aus. Mehr über TechVision Fonds
FemTech
+++ FemTech ist eines der vielversprechendsten Segmente für wachstumsstarke Startups. Die Branche rückt bisher unterversorgte Bedürfnisse in den Fokus – und schafft neue Lösungen an der Schnittstelle von Gesundheit, Technologie und Aufklärung. Mehr über FemTech
#LESENSWERT
CustomCells – Sanicare
+++ So soll der Neustart bei geretteten Batterie-Unternehmen CustomCells gelingen (WiWo) +++ +++ Das kommt unerwartet: Quick Commerce-Riese Flink verkündet “größte Expansion der Firmengeschichte”. Konkret geht es um Expansion in ländliche Gebiete (Lebensmittel Zeitung) +++ Regulatorischer Zwang: Versandapotheke Sanicare (90 Millionen Umsatz) sieht seine Zukunft in den Niederlanden (Pharmazeutische Zeitung)
#DEALMONITOR
Investments & Exits
+++ Trumpf-Spin-off Q.ANT sammelt 62 Millionen ein +++ Heizungsinstallateur Thermondo erhält 50 Millionen +++ DaphOS bekommt 5 Millionen +++ Fiber Elements streicht 2,6 Millionen ein. Mehr im Deal-Monitor
Was ist zuletzt sonst passiert? Das steht immer im #StartupTicker
Startup-Jobs: Auf der Suche nach einer neuen Herausforderung? In der unserer Jobbörse findet Ihr Stellenanzeigen von Startups und Unternehmen.
Foto (oben): Bing Image Creator – DALL·E 3
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