Für barrierefreie Tabellen in Word- oder PDF-Dokumenten sind Alternativtexte und Titel nicht zwingend erforderlich, können jedoch die Zugänglichkeit für Nutzer von Screenreadern erheblich verbessern. Alternativtexte oder Titel können über die Tabelleneigenschaften hinzugefügt werden.

Links eindeutig benennen

Linktexte müssen klar beschreiben, wohin sie führen. Formulierungen wie »hier klicken« bieten keine gute Orientierung bei der Nutzung des Dokuments. Word ermöglicht durch das Kontextmenü die Vergabe eines eindeutigen Linktexts.

Barrierefreie PDF aus Word exportieren und nachbereiten

In Microsoft Word lassen sich barrierefreie PDFs direkt exportieren – sowohl unter Windows als auch macOS.

• Unter Windows erfolgt dies über »Speichern unter« mit aktivierter Option »Dokument mit Tags für Barrierefreiheit«. Diese Funktion ist standardmäßig verfügbar.
• Auch unter macOS wird der Export mittlerweile unterstützt: In Office 365 für Mac wählt Ihr beim Speichern die Option »Optimal für elektronische Verteilung und Barrierefreiheit«, um ein getaggtes PDF zu erzeugen.

Add-Ins für Word für einen optimierten Export barrierefreier PDFs

Der PDF-Export aus Word unterstützt grundlegendes Tagging – reicht aber oft nicht aus, um vollständige PDF/UA-Konformität zu erreichen. Probleme treten vor allem bei komplexen Tabellen, mehrsprachigen Inhalten, integrierten Inhaltsverzeichnis oder unvollständig abgebildeten Meta-Daten auf. Auch nach einer Nachbearbeitung in Acrobat bleiben häufig Lücken übrig.

axesWord erweitert den Export aus Word um Funktionen, die Word selbst weder bei Windows, noch bei macOS bietet. Das Add-on erstellt strukturierte PDFs mit sauberem Tagging, vollständiger Rollenabbildung und korrekten Meta-Daten. Besonders bei technisch komplexeren Dokumenten sorgt axesWord für bessere Ergebnisse mit deutlich weniger Nacharbeit. Hierbei ist zu beachten dass dieses Tool aktuell nur für Windows verfügbar ist.

Ein weiteres Add-in für Word ist »CommonLook Office«. Das Add-in ist darauf ausgelegt, die Erstellung barrierefreier PDFs direkt aus Word zu erleichtern, indem sie Benutzer durch die Behebung von Problemen zur Barrierefreiheit führt. Allerdings ist ein Download ebenfalls ausschließlich für Windows möglich.

PDFs nachbereiten und überprüfen

Obwohl die sorgfältig erzeugten PDFs grundlegende Tags enthalten, kann die Qualität der Auszeichnung stark variieren – insbesondere bei komplexen Layouts, Tabellen oder verschachtelten Strukturen. Eine Nachbearbeitung ist häufig notwendig, um die Anforderungen des PDF/UA-Standards vollständig zu erfüllen. Auch wenn das Dokument in Word sorgfältig vorbereitet wurde, ist es ohne diese Nachbearbeitung schwer echte Barrierefreiheit zu erreichen.

Neben den erwähnten Add-Ins ist Acrobat Pro ein zentrales Werkzeug zur Nachbereitung. Ergänzt wird Acrobat um Drittanbieter-Tools zur Überprüfung der Konformität gem. PDF/UA-2-Standard.

Probleme bei der Erstellung barrierefreier PDFs in Word

Folgende Probleme sind bekannt und sollten direkt zu Beginn beachtet werden:

Inhaltsverzeichnisse werden oft nicht korrekt getaggt

Automatisch generierte Verzeichnisse sind visuell korrekt, werden auch als getagged, sind im PDF allerdings häufig nicht als strukturierte Navigation erkennbar. Verlinkungen fehlen oder werden nicht barrierefrei umgesetzt. Auch mit Nachbereitung in Acrobat werden von dem PAC-Checker Fehler aufgezeigt, die sich nicht ohne Weiteres beheben lassen.

Schriften werden nicht eingebettet

Vor allem bei System- oder Nicht-Standard-Schriften kommt es vor, dass diese beim Export nicht vollständig eingebettet werden. Das führt zu Fehlern in der Darstellung oder bei der Prüfung mit PAC.

Alt-Texte gehen verloren oder werden ignoriert

Obwohl in Word gepflegt und mit Adobe Acrobat Pro nachbereitet, erscheinen Alternativtexte in der PDF-Struktur oft nicht oder sind nur unvollständig. Besonders bei dekorativen Grafiken fehlt oft die korrekte Kennzeichnung.

Grenzen von Word bedenken

Word stößt spätestens bei komplexen Layouts oder interaktiven Inhalten an seine Grenzen. Insbesondere bei Formularen, die in PDF auch interaktiv bedienbar sein sollen, bietet Word keine native Unterstützung für barrierefreie Formularelemente. Auch bei grafisch anspruchsvollen Layouts kann ein darauf spezialisiertes Programm wie Adobe InDesign – ergänzt um ein Plug-in wie MadeToTag – die bessere Wahl sein.

Praktische Tipps für die Planung und Umsetzung

Wer regelmäßig barrierefreie Dokumente erstellen will, sollte nicht erst beim Nachbearbeiten über Struktur, Lesereihenfolge oder Alt-Texte nachdenken. Viele typische Fehler lassen sich vermeiden, wenn bereits beim Aufbau des Dokuments verschiedene Grundlagen beachtet werden. Die folgenden Tipps helfen dabei, typische Fehler zu umgehen und den Aufwand für Nachkorrekturen deutlich zu reduzieren:

Mit festen Workflows arbeiten

Wer regelmäßig PDFs erstellt, sollte direkt zu Beginn klare Abläufe für die Erstellung festlegen. Das sorgt für Konsistenz, reduziert Fehlerquellen und spart auf Dauer Zeit.

Nicht zu spät an Barrierefreiheit denken

Barrierefreiheit beginnt beim Dokumentaufbau. Formatvorlagen, klare Überschriften-Hierarchien und eine nachvollziehbare Lesereihenfolge bilden die Grundlage. Wenn früh sauber gearbeitet wird, reduziert sich der Korrekturaufwand in Acrobat erheblich.

Einfache Strukturen im Dokument verwenden

Je einfacher die Struktur, desto klarer ist das Ergebnis für assistive Technologien interpretierbar. Mehrspaltige Layouts, verschachtelte Tabellen oder zu viele manuelle Formatierungen erhöhen das Risiko technischer Fehler. Standardisierte Layouts helfen dabei.

Keine sensiblen Daten mit Online-Tools prüfen

Browserbasierte Prüfwerkzeuge wie axesCheck laden die zu analysierenden Dokumente auf externe Server. Auch wenn Anbieter versichern, keine Daten zu speichern – bei sensiblen oder personenbezogenen Inhalten sollte das vermieden werden. Für solche Fälle bieten lokale Prüftools wie PAC oder Acrobat mehr Kontrolle und Sicherheit.

Barrierefreiheit transparent in den Erklärungen zur Barrierefreiheit kommunizieren

Nicht jedes PDF ist sofort vollständig barrierefrei. Entscheidend ist, wie offen damit umgegangen wird. Über eine Erklärung zur Barrierefreiheit auf der Website lassen sich Einschränkungen benennen, geplante Verbesserungen erläutern und Kontaktmöglichkeiten anbieten.

Geschrieben von:

Sophie Tausch

Sophie beschäftigt sich mit allen Themen rund um UX/UI Design. Ihre Hauptaufgaben beinhalten Produkt- und Nutzerforschung, das Strukturieren von Informationen und Inhalten und die Erstellung von visuellen Konzepten und Prototypen. Hierbei legt sie besonders Wert auf die Balance zwischen Ästhetik und Benutzerfreundlichkeit, sowie auf eine enge Zusammenarbeit mit dem Development.

Jonas Hellwig

Jonas ist Gründer der Agentur kulturbanause und des kulturbanause Blogs. Er arbeitet an der Schnittstelle zwischen UX/UI Design, Frontend und Redaktion und hat zahlreiche Fachbücher und Video-Trainings veröffentlicht. Jonas Hellwig ist regelmäßig als Sprecher auf Fachveranstaltungen anzutreffen und unterstützt mit Seminaren und Workshops Agenturen und Unternehmen bei der Planung, der Gestaltung und der technischen Umsetzung von Web-Projekten.

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