Drei Fragen und Antworten: So klappt der Abschied von Microsoft 365

Sie wollen Microsoft 365 loswerden? Dafür gibt es inzwischen gute Alternativen – doch es lauern auch einige Fallstricke auf die Wechselwilligen. Tobias Richter, Titelautor der neuen iX 7/2026, erklärt, was die Konkurrenz besser kann, wo es am meisten knirscht und welche Angebote für wen passen.

Viele sehen die Stärke von Microsoft 365 und Google Workspace vor allem in der Tiefe der Integration. Können die europäischen Alternativen da mithalten?

Nur teilweise. Genau hier liegt bei unseren Projekten der Kern der Diskussionen. Europäische Alternativen können zwar heute schon viele Workspace-Funktionen wie Mail, Kalender, Dateien oder Chat abdecken, in der Regel fehlt es aber an genau der Tiefe, diese Integration durchgängig durch alle Workspace-Apps zu bringen. Gerade Microsoft 365 und Google Workspace sind nicht deshalb so stark, weil jede einzelne App überlegen wäre, sondern weil der Arbeitskontext übergreifend funktioniert. Ich bin etwa im Meeting und Dokumente im Kontext werden mir direkt zur Zusammenarbeit vorgeschlagen. Das sorgt nicht nur für Nutzerakzeptanz, sondern verwöhnt die User fast im Vergleich zu möglichen anderen Lösungen.

Gerade deswegen ist in der Diskussion wichtig, die Hauptmotivation der Organisation zu benennen. Die europäischen Anbieter zeichnen sich insbesondere durch souveränes Hosting, rechtliche Rahmenbedingungen, Datenkontrolle und die Transparenz ihrer Open-Source-Pakete aus. Für diejenigen, die Souveränität als entscheidenden Faktor für ihre Infrastruktur, Datenhaltung und die Möglichkeit eines Ausstiegs ansehen, gibt es hier tragfähige Lösungen. Wer dagegen die gleiche Integrationstiefe wie bei M365 oder Google erwartet, wird derzeit häufig mit erheblichen Kompromissen leben müssen. Ob das neue Euro-Office in der Lage sein wird, hier Fortschritte zu machen, bleibt abzuwarten.

Wer nach Alternativen sucht, findet integrierte Suiten, modular aufgebaute Angebote und Managed Services. Was empfiehlt sich da für welche Art von Unternehmen oder Organisation?

Grob gesagt sind integrierte Suiten etwas für Organisationen, die zwar von Microsoft oder Google weg wollen, aber sich nicht eigenen Integrationsbetrieb leisten können oder wollen. Also für mittlere Unternehmen, Verwaltungen oder Organisationen mit begrenzten IT-Ressourcen. Wo schlicht die Expertise fehlt oder teuer eingekauft werden müsste, empfehlen sich eher geschlossene einfache Systeme, um den Betriebsaufwand gering zu halten.

Modular funktioniert nur für Unternehmen mit sehr hoher IT-Reife, klarem Architekturanspruch und dem Willen, Identitäten, Integration, Betrieb und Governance dauerhaft selbst zu verantworten. Meist sind dies große Unternehmen, öffentliche Auftraggeber oder stark regulierte Branchen. Dafür hat man maximale Kontrolle über die eigenen Daten, den Betrieb und Abhängigkeiten. Der Nachteil ist die Integrations- und Betriebsverantwortung. Der Zusammenhang zwischen den Systemen muss ständig hergestellt, betrieben und weiterentwickelt werden. Modular heißt also in der Praxis nicht weniger IT, sondern eher mehr.

Managed Services liegen ein bisschen dazwischen. Hier wird der Workplace, egal ob Suite oder modular, über externe Dienstleister betrieben und betreut. Dieses Modell ist sinnvoll für Unternehmen, die höhere Anforderungen an Sicherheit, Souveränität oder Individualisierung haben, aber keine eigene IT‑Organisation in entsprechender Tiefe aufbauen wollen. Im Umkehrschluss entsteht hier aber auch eine neue Abhängigkeit vom Dienstleister und die Gestaltungsmöglichkeiten sind begrenzt durch dessen Betriebsmodelle. Grundsätzlich muss man aber sagen, dass der Betriebsaufwand vermutlich in allen Alternativ-Varianten ansteigt.

In welchen Einsatzfeldern knirscht es am meisten, wenn man M365 oder Google Workspace den Rücken kehrt?

Tatsächlich dort, wo die User nicht mit einzelnen Apps, sondern mit Übergängen dazwischen und also mit Daten aus mehreren Produkten arbeiten. Das große Problem sind hier vor allem Kalender, Chat und Meetings, mobile Nutzung, auch die IT-Administration – und dort vor allem die Verknüpfung der Workplace-Apps mit bestehenden Identitäten und Berechtigungen. An einer kohärenten Integration der großen Suites hängen neben der reinen Online-Präsenz eben oft auch Gastzugänge, der Dateikontext, Policies und häufig ein MDM mit dran. Wenn dieser Zusammenhang aufgebrochen wird, dann spüren das die Anwender sofort im Alltag. Ein Wechsel scheitert insofern oft weniger an fehlenden Einzelfunktionen, als an der Summe kleiner Brüche im Arbeitsfluss, etwa weil die Rechte zwischen Dateien und verschiedenen Apps nicht passen.

Die zweite, vielleicht noch viel größere Herausforderung ist allerdings, die Belegschaft von einem gänzlich neuen Produkt zu überzeugen. Die Nutzer kennen seit Jahren ihre Häkchen, Ablagen und Prozesse oder auch die kleinen Tools, die einem durch den Arbeitsalltag geholfen haben – ich nenne hier mal das Stichwort „Excel Makros mit VBA Scripts“. Eine Transformation an dieser Stelle kann nicht nur immens viel Geld kosten, sondern auch bei vielen Mitarbeitern zu extremem Frust führen, wenn man kein ordentliches Change Management, gute Kommunikation, Weiterbildung und Trainings organisiert.

Tobias, vielen Dank für die Antworten! Einen Überblick zu den M365-Alternativen gibt es in der neuen iX. Außerdem beleuchten wir, wie es beim souveränen Workplace zwischen Anspruch und Wirklichkeit aussieht und wie man die Migration von M365 auf Nextcloud angehen kann. All das und viele weitere Themen finden Leser im Juli-Heft, das ab sofort im heise Shop oder am Kiosk erhältlich ist.

In der Serie „Drei Fragen und Antworten“ will die iX die heutigen Herausforderungen der IT auf den Punkt bringen – egal ob es sich um den Blick des Anwenders vorm PC, die Sicht des Managers oder den Alltag eines Administrators handelt. Haben Sie Anregungen aus Ihrer tagtäglichen Praxis oder der Ihrer Nutzer? Wessen Tipps zu welchem Thema würden Sie gerne kurz und knackig lesen? Dann schreiben Sie uns gerne oder hinterlassen Sie einen Kommentar im Forum.

(axk)