Jedes dritte Unternehmen hat noch nie eine E-Rechnung verschickt

Die Einführung der E-Rechnung in deutschen Unternehmen kommt nach wie vor nur langsam voran, wie aus einer Umfrage von YouGov im Auftrag des Rechnungsdienstleisters Easybill hervorgeht. Wenige Monate vor der 2027 anstehenden nächsten Ausbaustufe der E-Rechnungspflicht hat demnach jedes dritte Unternehmen in Deutschland noch nie eine elektronische Rechnung verschickt. Und nur 42 Prozent versenden bislang regelmäßig E-Rechnungen. Weitere 25 Prozent haben zumindest einzelne Versuche unternommen.

Bei der Umstellung im Betrieb laufen viele Firmen laut Umfrage auch noch hinterher. Nur 24 Prozent der Befragten gaben an, den Prozess abgeschlossen zu haben. 38 Prozent befinden sich noch mittendrin, 29 Prozent haben noch gar nicht begonnen oder stehen erst am Anfang der Planung. Als größte Hürde nennen 36 Prozent der noch nicht vorbereiteten Unternehmen die technische Umsetzung. Weitere Faktoren sind Unsicherheit über die gesetzlichen Vorgaben und fehlendes Wissen.

Wissenslücke und technische Hürden

39 Prozent der Unternehmen nutzen Buchhaltungssoftware zur Rechnungserstellung. Rund jedes fünfte Unternehmen greift dafür aber weiterhin zu klassischen Office-Programmen: 11 Prozent nutzen Excel, 10 Prozent Word, beide erfüllen die Vorgaben für strukturierte E-Rechnungen nicht.

Generell scheint es noch große Wissenslücken über die neuen Regeln zu geben. Nur 37 Prozent der Unternehmen geben an, die gesetzlichen Anforderungen vollständig zu kennen. 33 Prozent kennen sie nur teilweise, 28 Prozent kaum oder gar nicht. Befragt wurden den Angaben nach 502 Unternehmen. Die Ergebnisse sind laut Easybill repräsentativ.

Pflicht für größere Unternehmen ab 2027

Im deutschen Geschäftsverkehr wird die Pflicht zur E-Rechnung gestaffelt eingeführt. Seit Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Im Prinzip genügt ein E-Mail-Postfach, um der reinen Empfangspflicht nachzukommen. Letztlich ist das aber nur die Minimalanforderung – natürlich benötigt man auch Software, die mit dem strukturierten XML umgehen kann. Ebenfalls ist für E-Rechnungsempfänger auch die revisionssichere Archivierung gemäß gesetzlichen Vorgaben (GoBD) Pflicht.

Ab 2027 ist dann vorgeschrieben, dass im Business-to-Business-Bereich zwischen größeren Unternehmen nur noch E-Rechnungen versendet werden. Kleinere Unternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro erhalten noch ein Jahr Aufschub, dürfen dann aber ab 2028 auch nur noch elektronische Rechnungen an ihre Geschäftspartner senden. Ausnahme sind die Kleinunternehmer, für sie gibt es keine E-Rechnungspflicht, wenn sie innerhalb bestimmter Umsatzgrenzen bleiben. Die in Rechnungen enthaltenen steuerlich relevanten Daten sollen dann bis 2030 in Echtzeit an die Finanzverwaltung übermittelt werden.

Für eine E-Rechnung muss laut den Vorgaben eine XML-Datei in strukturiertem Format vorliegen, die sich automatisiert maschinell verarbeiten lässt. Geläufig sind dafür etwa EDI-Formate, Hybridformate wie ZUGFeRD und Factur-X, die ein menschenlesbares Ansichts-PDF mit XML-Daten kombinieren, sowie das reine XML-Format XRechnung. Reine Bilddateien wie TIFF, PNG und PDF, Word-Dokumente, eingescannte Papierrechnungen und Ähnliches erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht. Früheren Umfragen zufolge kämpfen gerade KMUs mit der Einführung der E-Rechnung.

(axk)