Meetings, Konferenzen und Workshops: Warum wir uns noch physisch treffen sollten

Wir haben heute alles, um uns nie wieder physisch begegnen zu müssen. Videocalls ersetzen Meetings, KI-Assistenten beantworten Fachfragen in Sekunden, Vorträge stehen auf YouTube, und asynchrone Kommunikation macht Zeitzonen irrelevant. Mein Unternehmen (die the native web GmbH) arbeitet seit der Gründung im Jahr 2012 vollständig remote, und das nicht als Notlösung, sondern als bewusste Entscheidung. Wir beraten Kundinnen und Kunden, entwickeln Software, produzieren Videos für YouTube und schreiben Fachartikel und Bücher, ohne dass dafür jemals jemand in ein Büro fahren müsste. Wir haben keines.

Wenn man es streng betrachtet, sind physische Treffen in unserer Branche kaum noch zu rechtfertigen. Die Anreise kostet Zeit und Geld, die Umweltbilanz ist fragwürdig, die Hotels sind überteuert und nicht immer komfortabel. Einen Fachvortrag kann man auf YouTube schauen, eine Diskussion in einem Forum führen, einen Workshop über ein geteiltes Whiteboard abhalten. Trotzdem bin ich überzeugt, dass etwas Entscheidendes verloren geht, wenn man sich nur noch digital begegnet. Nicht, weil die digitale Welt schlecht funktioniert. Sondern, weil sie für eine bestimmte Kategorie von Erfahrung blind ist.

Die digitale Welt funktioniert hervorragend

Das soll kein Artikel werden, der Remote-Arbeit schlechtredet. Im Gegenteil: Remote ist für den Alltag der Softwareentwicklung eine ausgezeichnete Arbeitsform, die ich nicht mehr missen möchte. Code-Reviews, Pair-Programming, technische Abstimmungen, Kundenberatung, sogar Workshops lassen sich digital durchführen, und zwar gut. Wer das Gegenteil behauptet, hat es entweder nie ernsthaft versucht oder es mit den falschen Werkzeugen getan.

KI verstärkt diesen Effekt noch. Wissen, das früher nur auf Konferenzen oder in Fachgesprächen zugänglich war, steht heute jederzeit zur Verfügung. Man kann ein technisches Problem beschreiben und bekommt in Sekunden eine fundierte Einschätzung. Man kann sich in ein neues Themengebiet einarbeiten, ohne dafür einen Kurs zu besuchen oder eine Kollegin zu fragen. Die Barrieren für den Zugang zu Information waren noch nie so niedrig wie heute.

Und die Werkzeuge werden besser, nicht schlechter. Virtuelle Whiteboards erlauben kollaboratives Arbeiten in Echtzeit. Bildschirmfreigaben machen Code-Walkthroughs so transparent wie einen Blick über die Schulter. Automatische Transkriptionen halten fest, was besprochen wurde. In vielen Situationen ist die digitale Zusammenarbeit der physischen sogar überlegen, weil sie dokumentierbar, durchsuchbar und reproduzierbar ist.

Die Frage ist also nicht, ob die digitale Welt funktioniert. Sie funktioniert. Die Frage ist, ob sie für alles reicht. Und die ehrliche Antwort darauf lautet: Nein. Nicht, weil ihr etwas Technisches fehlt, sondern weil bestimmte Formen der menschlichen Wahrnehmung an physische Präsenz gebunden sind.

Was durch den Bildschirm nicht passt

Stellen Sie sich einen Raum vor, in dem 200 Menschen sitzen und einem Vortrag zuhören. Im Raum herrscht eine bestimmte Energie: aufmerksame Stille, gelegentliches Nicken, ein leises Raunen bei einer überraschenden These. Oder eben das Gegenteil: unruhiges Hin- und Herrutschen, verstohlene Blicke auf Smartphones, ein spürbares Desinteresse. Beide Zustände transportieren Information, und zwar wichtige Information darüber, ob eine Idee Resonanz findet oder ins Leere läuft. Diese Information existiert in keinem Video, in keinem Transkript und in keinem Chat-Protokoll.

Dasselbe gilt für die Kaffeepause. In einem Videocall gibt es keine Kaffeepause. Es gibt eine Bildschirmpause, in der man aufsteht, sich einen Kaffee holt und auf das eigene Smartphone schaut. In einer physischen Kaffeepause dagegen passiert etwas anderes: Man kommt mit jemandem ins Gespräch, den man vorher nicht kannte. Man hört zufällig ein Gesprächsfragment, das einen aufhorchen lässt. Man stellt sich zu einer Gruppe, die über ein Problem diskutiert, das man selbst gerade hat. Nichts davon ist geplant, und genau das ist der Punkt.

Digitale Kommunikation ist zielgerichtet. Man öffnet einen Call, um ein bestimmtes Thema zu besprechen. Man schreibt eine Nachricht, weil man eine konkrete Frage hat. Man schaut ein Video, weil man etwas Bestimmtes lernen will. Physische Begegnung dagegen ist offen. Sie lässt Raum für das Ungeplante, das Zufällige, das Beiläufige. Und in meiner Erfahrung entsteht genau dort oft das Wertvollste.

Ich habe das in meiner eigenen Laufbahn mehrfach erlebt. 2011 bin ich zur ersten Node.js Conference Italy nach Brescia gereist. Rein rational hätte ich mir die Vorträge irgendwann als Aufzeichnung ansehen können. Aber was mich dort erreicht hat, war nicht der Inhalt der Talks. Es war die Atmosphäre: 250 Menschen aus ganz Europa, die für eine Technologie brannten, die damals kaum jemand kannte. In diesem Raum wurde mir klar, dass Node.js kein Experiment bleiben würde. Diese Erkenntnis hätte mir kein Video vermittelt. Sie entstand nicht aus dem, was gesagt wurde, sondern aus dem, was im Raum spürbar war.

Inspiration entsteht selten am Schreibtisch

Für den Alltag ist der Schreibtisch der richtige Ort. Dort wird Code geschrieben, dort werden Architekturen entworfen, dort entstehen Artikel und Präsentationen. Der Schreibtisch ist der Ort der Ausführung, und Remote-Arbeit optimiert ihn auf beeindruckende Weise. Man arbeitet ungestört, in seinem eigenen Rhythmus, mit seinen eigenen Werkzeugen. Das ist produktiv, effizient und für viele Menschen auch die angenehmere Arbeitsform.

Aber Neues entsteht selten im Modus der Ausführung. Inspiration braucht einen anderen Zustand: eine gewisse Offenheit, eine Bereitschaft, sich von etwas Unerwartetem treffen zu lassen. Wer jeden Tag am selben Schreibtisch sitzt, dieselben Werkzeuge nutzt und dieselben Kanäle konsumiert, bewegt sich in einem geschlossenen System. Die Impulse, die hereinkommen, sind gefiltert, kuratiert, algorithmisch ausgewählt. Sie bestätigen bestehende Annahmen, statt sie in Frage zu stellen. Das ist kein böser Wille der Algorithmen, es ist ihre Funktionsweise: Sie zeigen, was zum bisherigen Verhalten passt, nicht was davon abweicht.

Physische Begegnung durchbricht dieses System, weil sie ungefiltert ist. Man nimmt Stimmungen wahr, Körpersprache, Begeisterung, Skepsis. Man wird mit Perspektiven konfrontiert, die man sich nicht selbst ausgesucht hat. Man erlebt, wie andere Menschen über Probleme denken, die man selbst aus einer völlig anderen Richtung betrachtet. Und manchmal reicht ein einziger solcher Moment, um einen Gedanken auszulösen, der monatelange Arbeit beeinflusst. Nicht weil der Gedanke so brillant wäre, sondern weil er in einem Kontext entsteht, der ihn wirksam macht.

Das gilt nicht nur für Konferenzen. Es gilt genauso für den Workshop bei einer Kundin oder einem Kunden, bei dem man zum ersten Mal die tatsächliche Dynamik eines Teams erlebt, statt sie aus Jira-Tickets und Slack-Nachrichten zu rekonstruieren. In einem Remote-Call sieht man Gesichter in kleinen Kacheln. Vor Ort sieht man, wer mit wem spricht, wer schweigt, wer die Augen verdreht, wenn ein bestimmtes Thema aufkommt. Man spürt, wo die eigentlichen Spannungen liegen und wo die Energie ist. Diese Wahrnehmung ist für eine Beraterin oder einen Berater Gold wert, weil sie Probleme sichtbar macht, die in keinem Dokument stehen.

Es gilt für das Meetup, bei dem man in einer fremden Stadt zum ersten Mal eine lokale Community kennenlernt und feststellt, dass die Probleme, die man für einzigartig hielt, anderswo längst gelöst sind. Und es gilt für das Gespräch beim Abendessen nach einem langen Konferenztag, in dem mehr strategische Klarheit entsteht als in zehn geplanten Videocalls. Solche Gespräche haben keinen Zeitslot, keine Agenda und kein geteiltes Dokument. Genau deshalb sind sie so produktiv.

Der Unterschied zwischen Information und Erfahrung

Einen Vortrag auf YouTube anzuschauen, liefert Information. Denselben Vortrag live zu erleben, die Reaktionen im Publikum zu spüren und danach mit der Speakerin ins Gespräch zu kommen, liefert Erfahrung. Beides hat seinen Wert, aber es ist nicht dasselbe. Und wer den Unterschied für irrelevant hält, unterschätzt die Rolle, die Erfahrungen bei Entscheidungen spielen.

Information lässt sich verlustfrei digitalisieren. Ein Fachvortrag verliert nichts, wenn man ihn als Video anschaut. Die Folien sind dieselben, die Worte sind dieselben, die Codebeispiele sind dieselben. Wer ausschließlich nach Information sucht, kann sich die Anreise tatsächlich sparen. Insofern haben diejenigen, die Konferenzen für überflüssig erklären, auf dieser Ebene durchaus recht.

Erfahrung dagegen lässt sich nicht digitalisieren, weil sie aus dem Zusammenspiel von Inhalt, Kontext und eigenem Erleben entsteht. Die Erfahrung, in einem Raum voller Gleichgesinnter zu sitzen, ist eine andere als die, allein vor dem Bildschirm denselben Vortrag zu sehen. Die Erfahrung, einer Speakerin gegenüberzustehen und eine Frage zu stellen, ist eine andere als die, einen Kommentar unter ein Video zu schreiben. Die Erfahrung, beiläufig mitzubekommen, worüber sich die Menschen in den Pausen unterhalten, ist eine andere als die, eine kuratierte Zusammenfassung zu lesen.

Wir betreiben einen YouTube-Kanal mit rund 60.000 Abonnentinnen und Abonnenten. Keine Konferenz der Welt versammelt so viele Menschen in einem Raum für einen einzelnen Vortrag. Rein quantitativ ist YouTube der physischen Bühne haushoch überlegen. Aber Reichweite und Wirkung sind nicht dasselbe.

Wenn ich ein Video aufnehme, spreche ich in eine Kamera. Ich sehe keine Gesichter, bekomme keine Reaktionen, spüre nicht, ob ein Gedanke ankommt oder ob ich mein Publikum verliere. Die Kommentare unter dem Video kommen Stunden oder Tage später, oft losgelöst vom eigentlichen Kontext. Auf einer Konferenz dagegen sehe ich sofort, was funktioniert und was nicht. Und danach entstehen Gespräche, die neue Richtungen eröffnen. Solche Gespräche haben mir schon ganze Projekte eingebracht, neue Denkansätze vermittelt und Kooperationen angestoßen, die über Jahre getragen haben.

In einem persönlichen Gespräch entsteht etwas, das über den reinen Informationsaustausch hinausgeht: Vertrauen, Verbindung und manchmal der Beginn einer Zusammenarbeit, die man vorher nicht für möglich gehalten hätte. Kein Algorithmus kann das erzeugen.

Die Gegenargumente sind berechtigt

Natürlich gibt es berechtigte Einwände gegen physische Treffen. Die Umweltbilanz von Flugreisen und Hotelübernachtungen ist nicht zu ignorieren. Die Kosten für Anreise, Unterkunft und Konferenztickets summieren sich schnell. Die Zeit, die man unterwegs verbringt, fehlt für produktive Arbeit. Und nicht jede Konferenz ist die Reise wert: Es gibt durchaus Veranstaltungen, bei denen man nach zwei Tagen feststellt, dass man die wesentlichen Erkenntnisse auch in einem einstündigen Video hätte aufnehmen können.

Diese Einwände ernst zu nehmen bedeutet, bewusster zu entscheiden, wann physische Präsenz ihren Aufwand rechtfertigt und wann nicht. Nicht jedes Meeting braucht einen Raum. Nicht jeder Workshop muss vor Ort stattfinden. Nicht jede Konferenz verdient die Anreise. Wer wahllos zu jeder Veranstaltung fährt, verschwendet Ressourcen. Aber die pauschale Schlussfolgerung, dass physische Treffen ein Relikt vergangener Zeiten seien, ist ebenso falsch wie die Behauptung, Remote-Arbeit sei nur ein vorübergehender Trend. Beides sind Extrempositionen, die der Realität nicht gerecht werden. Die Realität ist differenzierter: Manche Situationen verlangen Präsenz, andere nicht, und die Kunst liegt darin, den Unterschied zu erkennen.

Was hilft, ist eine einfache Unterscheidung: Geht es um den Austausch von Information oder um das Sammeln von Erfahrung? Geht es um die Abarbeitung bekannter Aufgaben oder um die Suche nach neuen Impulsen? Geht es um Effizienz oder um Inspiration? Wenn die Antwort in Richtung Information, Abarbeitung und Effizienz weist, ist Remote die bessere Wahl. Wenn sie in Richtung Erfahrung, Impulse und Inspiration weist, lohnt sich der Weg.

Der Raum, den es nur in der physischen Welt gibt

Die Frage ist nicht, ob man sich physisch oder digital trifft. Die Frage ist, wann welcher Modus seine Stärken ausspielt. Und die Antwort darauf ist im Grunde einfach: Für den Alltag ist die digitale Welt überlegen. Für die Momente, die den Alltag verändern, ist physische Begegnung durch nichts zu ersetzen.

Das bedeutet in der Praxis, sich bewusst zu fragen: Wann lohnt sich der Aufwand? Wenn ich einen Kunden zum ersten Mal treffe und verstehen will, wie sein Unternehmen tickt, fahre ich hin. Wenn wir im dritten Sprint das nächste Inkrement planen, reicht ein Videocall. Wenn ich auf einer Konferenz das Gespür dafür entwickeln will, wohin sich eine Community bewegt, bin ich vor Ort. Wenn ich einen bestimmten Vortrag sehen will, schaue ich ihn auf YouTube.

Ich werde weiterhin remote arbeiten. Ich werde weiterhin Videos drehen und Artikel schreiben und Wissen digital vermitteln. Aber ich werde genauso weiterhin in Züge und Flugzeuge steigen, in überteuerten Hotels schlafen und mich mit Menschen in einem Raum treffen. Nicht trotz der digitalen Möglichkeiten, sondern weil ich ihren Wert kenne und deshalb auch ihre Grenzen sehe.

Denn am Ende ist die wichtigste Erkenntnis, die ich in über 20 Jahren in dieser Branche gewonnen habe, nicht aus einem Buch, einem Video oder einem Chat gekommen. Sie ist in einem Raum entstanden, in dem Menschen zusammenkamen, die für dieselbe Sache brannten. Und diesen Raum gibt es nur in der physischen Welt. Kein Algorithmus kann ihn simulieren, kein Bildschirm kann ihn ersetzen, und kein noch so gutes Remote-Set-up kann die Energie reproduzieren, die entsteht, wenn Menschen sich an einem Ort versammeln, weil ihnen etwas wirklich wichtig ist.

(who)