Projektmanagement ist nicht bloße Kür, sondern eine Grundlage für gesundes und nachhaltiges Wachstum. Wer Projektmanagement richtig denkt und umsetzt, vermeidet nicht nur Chaos, sondern schafft eine robuste Basis für Skalierbarkeit. Ein Gastbeitrag von Dieter Zibert.

In der dynamischen Welt der Startups herrscht oft die Vorstellung, dass Agilität und Geschwindigkeit durch eine gewisse Form des “organisierten Chaos” am besten erreicht werden. Starre Strukturen und bürokratische Prozesse werden gemieden, um Flexibilität zu wahren. Doch diese Denkweise kann trügerisch sein. Professionelles Projektmanagement wird dabei oft als unnötiger Kostenfaktor oder als Bremsklotz für Innovation missverstanden. Das Gegenteil ist jedoch der Fall: Projektmanagement ist in Startups kein Kostentreiber, sondern ein Profitmotor, der echten wirtschaftlichen Mehrwert schafft – gerade wegen begrenzter Ressourcen.

Dieser Fachartikel richtet sich an Gründer, Startup-Teams und Investoren, um aufzuzeigen, wie strategisches Projektmanagement nicht nur Ordnung, sondern nachhaltigen Profit und Skalierbarkeit in Startups fördert.

1. Die Illusion vom “organisierten Chaos”: Warum Projektmanagement für Startups oft unterschätzt wird

Viele Startups starten mit einer enormen Energie und einer Fülle an Ideen. Die Anfangsphase ist geprägt von schnellen Entscheidungen, häufigen Kurskorrekturen und dem Gefühl, dass man sich jederzeit an neue Gegebenheiten anpassen muss. In diesem Umfeld scheint ein detailliertes Projektmanagement auf den ersten Blick überflüssig, ja sogar hinderlich. Man verlässt sich auf die Eigeninitiative der Teammitglieder, auf informelle Kommunikation und auf die Annahme, dass “schon alles irgendwie funktioniert”.

Diese Illusion vom “organisierten Chaos” führt jedoch oft dazu, dass wertvolle Ressourcen verschwendet werden, Projekte sich verzögern und die Skalierbarkeit des Unternehmens leidet. Das Problem ist nicht das Chaos an sich, sondern das Fehlen einer Struktur, die es ermöglicht, aus dem Chaos zielgerichtete Ergebnisse zu generieren.

Dabei muss Projektmanagement keineswegs bürokratisch sein. Es geht nicht darum, jedes Detail zu planen oder starren Regeln zu folgen. Vielmehr geht es darum, klare Leitplanken zu setzen, den Fokus zu schärfen und die Kommunikation zu verbessern, um die knappen Ressourcen optimal zu nutzen und die Umsetzung von Ideen in greifbare Ergebnisse zu beschleunigen. Es ist ein Werkzeug, das Teams dabei unterstützt, trotz Unsicherheiten und dynamischer Anforderungen effektiv zu arbeiten.

2. Typische Herausforderungen in Startups ohne PM-Struktur

Ohne eine funktionierende PM-Struktur stehen Startups vor einer Reihe wiederkehrender Herausforderungen, die ihre Wachstumschancen erheblich beeinträchtigen können:

• Zu viele Ideen, zu wenig Umsetzung: Startups sind Brutstätten für Innovationen. Doch ohne eine klare Priorisierung und Strukturierung der Projekte verpuffen viele gute Ideen im Nichts. Man verzettelt sich in zu vielen Initiativen gleichzeitig, ohne eine davon wirklich zu Ende zu bringen.
• Ressourcen- und Zeitverschwendung: Wenn Verantwortlichkeiten unklar sind und Projekte ohne klare Ziele starten, führt dies zu Redundanzen, Doppelarbeit und unnötigen Schleifen. Wertvolle Arbeitszeit und finanzielle Mittel werden für Projekte aufgewendet, die entweder nicht zum Kernziel beitragen oder nie abgeschlossen werden.
• Fehlender Fokus auf das Wesentliche: In einem Umfeld ohne PM fällt es schwer, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Dringendes überlagert Wichtiges, und strategische Projekte geraten ins Hintertreffen, während operative Feuer gelöscht werden.
• Hohe Abhängigkeit von Einzelpersonen: Fehlt eine klare Projektstruktur, hängt der Erfolg oft von einzelnen Schlüsselpersonen ab, die das Wissen und die Fäden in der Hand halten. Fällt eine Person aus, geraten Projekte ins Stocken, und das Unternehmen ist anfällig für Ausfälle.
• Schlechte Skalierbarkeit bei Wachstum oder Investment: Mit zunehmender Mitarbeiterzahl und Komplexität der Projekte stößt das informelle Chaos an seine Grenzen. Investoren sehen in fehlenden Strukturen ein hohes Risiko, da ein skalierbares Geschäftsmodell auch skalierbare Prozesse benötigt. Ohne PM sind Startups nicht in der Lage, ihr Wachstum zu managen.

3. Was ein profitorientiertes Projektmanagement im Startup leisten kann

Ein profitorientiertes Projektmanagement im Startup ist weit mehr als nur die Einhaltung von Zeitplänen. Es ist ein strategisches Instrument, das direkt auf den Unternehmenserfolg einzahlt:

• Klarer Fokus auf wertschöpfende Projekte: Durch systematisches PM werden Projekte nach ihrem potenziellen Wert für das Unternehmen bewertet und priorisiert. Ressourcen fließen in die Initiativen, die den größten Einfluss auf Umsatz, Kundenzufriedenheit oder Marktdurchdringung haben.
• Effizienter Einsatz begrenzter Ressourcen: Jedes Startup kämpft mit knappen Ressourcen – sei es Zeit, Personal oder Budget. PM sorgt dafür, dass diese Ressourcen maximal effizient eingesetzt werden, indem unnötige Aufgaben eliminiert und Prozesse optimiert werden. Das spart Kosten und beschleunigt die Ergebnisse.
• Transparenz für Investoren und Stakeholder: Investoren wollen nicht nur gute Ideen sehen, sondern auch, wie diese umgesetzt werden. Eine transparente Projektübersicht zeigt Fortschritte, Risiken und den effektiven Einsatz von Kapital auf, was das Vertrauen stärkt und zukünftige Finanzierungsrunden erleichtert.
• Schnellere Time-to-Market durch klare Prozesse: Klare Rollen, definierte Arbeitsabläufe und ein strukturiertes Vorgehen beschleunigen die Produktentwicklung und Markteinführung. Weniger Missverständnisse und effizientere Entscheidungswege führen dazu, dass Produkte und Dienstleistungen schneller beim Kunden ankommen.
• Bessere Entscheidungsfindung durch Daten und Struktur: PM liefert datenbasierte Einblicke in den Projektfortschritt, die Ressourcenauslastung und potenzielle Risiken. Diese Informationen ermöglichen es dem Management, fundierte und strategische Entscheidungen zu treffen, statt sich auf Bauchgefühl zu verlassen.

4. Praktische Prinzipien für schlankes, wirkungsvolles PM in Startups

Um diese Vorteile zu nutzen, bedarf es eines schlanken und wirkungsvollen Projektmanagements, das speziell auf die Bedürfnisse von Startups zugeschnitten ist:

• Start lean: Kleine, skalierbare Strukturen statt Overengineering: Beginnen Sie mit einfachen Tools und Prozessen. Überladen Sie Ihr PM nicht mit zu vielen Methoden oder komplexer Software. Wichtig ist, dass die Struktur mit dem Unternehmen mitwachsen kann, ohne zur Last zu werden. Ein Kanban-Board, wöchentliche Stand-ups und klare Verantwortlichkeiten können am Anfang ausreichen.
• Nutzen vor Methodendogma: Was wirklich hilft, bleibt: Es gibt unzählige PM-Methoden (Agile, Scrum, Kanban, Wasserfall etc.). Das Ziel ist nicht, eine Methode perfekt anzuwenden, sondern die Elemente zu finden, die den größten Nutzen für Ihr Startup stiften. Seien Sie pragmatisch und passen Sie die Ansätze an Ihre spezifischen Anforderungen an.
• Fokus auf Tempo, Transparenz und klare Prioritäten: Geschwindigkeit ist entscheidend im Startup. PM sollte Prozesse beschleunigen, nicht verlangsamen. Transparenz über Fortschritte, Herausforderungen und Entscheidungen schafft Vertrauen und ermöglicht schnelle Anpassungen. Klare Prioritäten stellen sicher, dass sich das Team auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentriert.
• Engpassbasiertes Denken aus dem TEMPO-Modell: Ein Kernelement eines profitorientierten PM ist die Identifikation und Beseitigung von Engpässen. Das aus dem Buch “Profitmaschine Projektmanagement” bekannte TEMPO-Modell (Transparenz, Engpass, Modellierung, Planung der Kapazitäten, Optimierung) legt den Fokus darauf, stets den größten Engpass zu identifizieren und zu lösen, der das Projekt oder Unternehmen am stärksten bremst. Dies maximiert den Durchsatz und die Effizienz.

5. Umsetzung: Erste Schritte zu einem profitablen Projektmanagement

Der Einstieg in ein strukturiertes Projektmanagement muss keine Mammutaufgabe sein. Beginnen Sie mit kleinen, wirkungsvollen Schritten:

• Analyse: Wo stehen wir? Was fehlt? Beginnen Sie mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme. Welche Projekte laufen gerade? Wer ist wofür verantwortlich? Wo gibt es Reibungsverluste, Verzögerungen oder Missverständnisse? Identifizieren Sie die größten Schmerzpunkte.
• Quick Wins: Einfache Maßnahmen mit großer Hebelwirkung: Suchen Sie nach Maßnahmen, die schnell umgesetzt werden können und sofortige Verbesserungen bringen. Das kann die Einführung eines gemeinsamen Tools zur Aufgabenverwaltung sein, wöchentliche Projekt-Updates oder die Einführung eines einfachen Projekt-Kick-off-Meetings.
• Verantwortung klären: Wer entscheidet was? Einer der häufigsten Gründe für Ineffizienz ist unklare Verantwortlichkeit. Definieren Sie für jedes Projekt und jede wichtige Aufgabe eine klare Verantwortlichkeit (z.B. nach dem RACI-Modell: Responsible, Accountable, Consulted, Informed).
• Projektportfolios aufstellen und priorisieren: Sammeln Sie alle laufenden und geplanten Initiativen in einem zentralen Projektportfolio. Bewerten Sie diese Projekte nach strategischer Relevanz, Aufwand und potenzieller Wirkung. Priorisieren Sie die wichtigsten Projekte und setzen Sie den Fokus des Teams darauf.
• Rollen klären: Projektverantwortung statt “jeder macht alles”: Auch in kleinen Teams ist es hilfreich, klare Rollen und Verantwortlichkeiten für Projekte zu definieren. Wer ist der Projektleiter oder die Projektverantwortliche? Wer sind die Stakeholder? Wer muss informiert werden? Dies vermeidet Verwechslungen und stellt sicher, dass sich jemand um den Fortschritt kümmert.

6. Fazit: Projektmanagement als Frühindikator für Erfolg

Projektmanagement ist im Startup nicht bloße Kür, sondern eine Grundlage für gesundes und nachhaltiges Wachstum. Wer Projektmanagement im Startup richtig denkt und umsetzt, vermeidet nicht nur Chaos, sondern schafft eine robuste Basis für Skalierbarkeit, steigert die Effizienz und maximiert letztendlich den Profit. Es ist ein Frühindikator für Erfolg, denn ein Startup, das seine Projekte effektiv managen kann, zeigt, dass es in der Lage ist, seine Vision in die Realität umzusetzen.

Für alle, die einen systematischen und pragmatischen Ansatz zur Umsetzung eines profitorientierten Projektmanagements suchen, bietet das Buch “Profitmaschine Projektmanagement” eine pragmatische Anleitung und praktische Werkzeuge, insbesondere das TEMPO-Modell, das speziell darauf ausgelegt ist, Projektmanagement als echten Werttreiber im Unternehmen zu etablieren. Es zeigt, wie man von der Vision zur profitablen Umsetzung gelangt – Schritt für Schritt.

Über den Autor
Dieter Zibert ist erfahrener Projektmanagement-Experte, Buchautor und Unternehmensberater. Mit seiner langjährigen Praxis unterstützt er Unternehmen dabei, Projekte effizienter zu planen, zu steuern und profitabler umzusetzen. Er zeigt auf, wie professionelles Projektmanagement – insbesondere im Kontext eines funktionierenden Multiprojektmanagements nicht nur effizient, sondern auch gewinnbringend umgesetzt werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter www.projektmanagementbuch.de

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Foto (oben): Shutterstock