Buchhaltung: Die 7 teuersten Fehler – und wie du sie vermeidest

Zwischen Roadmap, Retention-Rate und Runway bleibt oft wenig Raum für steuerliche Details. Doch genau die entscheiden, ob dein Startup auf sicherem Fundament steht oder hinten raus teuer wird. Denn das Finanzamt interessiert sich nicht für deinen Product-Market-Fit, sondern für korrekte Zahlen, Nachweise und Fristen.

Erfahrungsgemäß sind es nicht die großen Skandale, die Startups ins Straucheln bringen, sondern banale Fehler mit teuren Folgen. Wer die Stolperfallen kennt, kann sie souverän umschiffen und sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Wachstum mit Substanz.

1. Fördergelder und Kredite falsch verbucht – gefährlicher Rechenfehler

In der Frühphase greifen viele Startups auf öffentliche Fördermittel oder zinsgünstige Gründerkredite zurück. Was beim Antrag noch akribisch dokumentiert wird, landet später oft unsauber in der Buchhaltung. Dabei ist klar: Fördergelder müssen zweckgebunden verwendet und transparent nachgewiesen werden – inklusive Belegen, Zeitnachweisen oder projektbezogener Buchungen. Falsche oder doppelte Verbuchungen gelten nicht nur als Verstoß gegen die Förderbedingungen, sondern wirken sich auch negativ auf Folgefinanzierungen aus.

50.000 Euro erhielt ein ClimateTech-Startup aus einem Innovationsprogramm. Über das Projektkonto verbuchten die Gründer parallel ihre privaten Reisekosten. Mit der Folge: Eine Rückforderung von 18.000 Euro , vorübergehender Förderstopp und Rückfragen der Investoren. Wer Fördermittel nicht korrekt managt, riskiert nicht nur Ärger mit der Behörde, sondern verliert auch Vertrauen bei Business Angels und VCs – insbesondere in Due-Diligence-Prozessen ein echtes Warnsignal.

2. Auslandseinkäufe ohne Zollblick – unterschätzte Steuerfalle

Technik von Alibaba, Software aus den USA, Werbemittel via Temu – für viele Gründer:innen Alltag. Was selten beachtet wird, ist die Einfuhrumsatzsteuer. Wird sie nicht korrekt deklariert oder verbucht, ist Ärger vorprogrammiert. Noch trickreicher ist das Reverse-Charge-Verfahren bei innergemeinschaftlichen Dienstleistungen. Wer ein Tool aus Irland einkauft, es aber als normale Ausgabe behandelt, riskiert eine Korrektur der Vorsteuer. Insbesondere bei digitalen Services aus dem Ausland sollte jedes Startup genau prüfen (lassen), welche steuerlichen Pflichten damit einhergehen – sonst wird’s teuer.

Jahrelang hatte ein Berliner Design-Startup Software-Abos aus dem EU-Ausland nicht korrekt gebucht. Es folgten 2.200 Euro Nachzahlung plus Honorar des Steuerberaters.

3. Firmenwagen & Homeoffice falsch verbucht – mit Folgen

Dienstwagen und Homeoffice gelten als Problemzonen. Ein Fahrzeug kann nur ins Betriebsvermögen eingebracht werden, wenn es mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. Ohne Fahrtenbuch oder korrekte 1-%-Regelung droht eine teure Schätzung.

Ähnlich knifflig ist das Homeoffice. Einen Raum lässt sich nur geltend machen, wenn man nachweisen kann, dass er ausschließlich geschäftlich genutzt wird – ein Schreibtisch im Schlafzimmer zählt nicht. Ohne saubere Trennung zwischen privat und geschäftlich wird die steuerliche Gestaltung schnell zur Stolperfalle.

Ein Hamburger Solo-Gründer musste nach dem Verkauf seiner Wohnung 7.800 Euro versteuern, weil das betrieblich geltend gemachte Arbeitszimmer als steuerpflichtiger Veräußerungsgewinn angerechnet wurde.

4. Dienstreisen ohne Nachweise – nichts als verlorenes Geld

Investorengespräch in München, Kundenmeeting in Zürich, Konferenz in Lissabon – alles geschäftlich motiviert, steuerlich aber oft problematisch. Ohne klaren Reisezweck, Belege und Dokumentation werden selbst berechtigte Ausgaben nicht anerkannt. Ein AdTech-Gründer reichte Hotelkosten ein, hatte aber keinen Termin belegt. Es folgte keine Anerkennung und daher auch keine Erstattung. Reisekosten werden nur dann anerkannt, wenn sie sauber dokumentiert sind. Alles andere bleibt privat und damit steuerlich irrelevant. Bei einer Prüfung wurden noch vier weitere “Kombireisen” infrage gestellt, sodass das Startup am Ende rund 1.500 Euro an absetzbaren Kosten verlor.

5. Falsche Abschreibung – Kleinvieh macht auch Mist

Gründer:innen investieren oft pragmatisch: Laptop, Monitor, Schreibtisch. Eben dann, wenn die Dinge gebraucht werden und verbuchen alles sofort. Doch bei Geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) gelten klare Regeln: Einzelstücke bis 800 Euro netto, alles darüber muss über mehrere Jahre abgeschrieben werden.

Drei Designermöbelstücke à 600 Euro hatten es einem GreenTech-Team angetan, verbucht wurden sie einzeln als GWG. Das Finanzamt sah darin jedoch eine “funktionale Einheit”. Die Folge: keine Sofortabschreibung, sondern eine lineare Verteilung über fünf Jahre. Wird der Unterschied zwischen GWG und Sammelposten ignoriert, verschiebt sich der steuerliche Vorteil unnötig weit in die Zukunft.

Das Resultat: Im ersten Jahr fehlten rund 950 Euro als sofort abziehbarer Aufwand. Bei einem ohnehin knappem Cashflow ist das ganz besonders ärgerlich.

6. Gutscheine als Geschenk? Nur mit Steuerbrille

Gutscheine sind beliebt, aber deren steuerliche Behandlung hängt vom Gutschein-Typ ab. Einzweck oder Mehrzweck? Der Unterschied entscheidet über den Zeitpunkt der Besteuerung.
Ein E-Commerce-Startup verschenkte 50-Euro-Gutscheine für Amazon an treue Kund:innen. Gebucht wurden sie als Werbekosten ohne Umsatzsteuer. Tatsächlich handelte es sich dabei um Einzweck-Gutscheine, die beim Kauf steuerpflichtig sind. Daher lohnt sich bei Incentives der Blick in die Details, bevor der gute Wille ins steuerliche Minus kippt.

Im Nachgang mussten Umsatzsteuer plus Zinsen nachgezahlt werden. Insgesamt kamen so 1.300 Euro zusammen, die beim nächsten Mal wohl in Beratung fließen.

7. Google ersetzt kein Grundwissen

Viele Gründer:innen sind digital affin, sodass sie auch bei Steuerfragen auf YouTube, KI oder Foren zurückgreifen. Klingt effizient, führt aber oft in die Sackgasse. Denn was in einem Video logisch klingt, kann im konkreten Einzelfall falsch sein.

Ein FinTech-Gründer verließ sich bei der Umsatzsteuervoranmeldung auf ChatGPT – ohne Plausibilitätscheck. Falsche Zahlen und unvollständige Belege verursachten eine 6.000 Euro Nachzahlung, plus Steuerberatung für die nachträgliche Korrektur. Wissen aus dem Netz kann hilfreich sein, aber ersetzt weder eine fundierte steuerliche Beratung noch eine saubere Datenbasis. Die Aufarbeitung der Fehler kostete nicht nur Geld, sondern warf das Team im Reporting für Investoren um zwei Monate zurück.

Buchhaltung ist kein Nebenschauplatz

In der Gründungsphase ist die Buchhaltung zwar oft lästig, aber essenziell. Wer typische Fehler kennt, kann sie vermeiden. Wer sie ignoriert, zahlt drauf. Frühzeitige Beratung, ein solides Grundverständnis und saubere Prozesse machen den Unterschied.

Gute Ideen bringen bringen zwar dein Startup voran, aber korrekte Zahlen sichern seine Zukunft!

Über die Autorinnen
Sonja Bruns ist Geschäftsführerin der TeleTax GmbH, dem Online-Fortbildungsanbieter im Steuerwesen mit Sitz in Berlin. Als Tochterunternehmen des Deutschen Steuerberaterverbandes e.V. und seiner Landesverbände gestaltet TeleTax seit 2001 die digitale Weiterbildung für Steuerberater:innen und deren Teams maßgeblich mit.
Antje Faaß ist Steuerberaterin und Referentin bei TeleTax. Sie vermittelt komplexe Steuerthemen praxisnah und verständlich – mit einem klaren Blick für die Herausforderungen des Berufsalltags.

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Foto (oben): KI