Die Produktwerker: Wie viel Zeit darf das Erstellen von User Stories kosten?

Wie viel Zeit sollten Product Owner eigentlich in das Schreiben von User Stories investieren? Darüber sprechen Dominique Winter und Tim Klein in dieser Podcastfolge. Wenn der Kalender voll ist und die To-do-Liste überquillt, wirkt das Story-Schreiben schnell wie eine lästige Pflicht. Viele betrachten es als reine Schreibarbeit. In Wahrheit ist es jedoch vor allem Denk- und Teamarbeit.

Eine gute User Story entsteht nicht allein am Schreibtisch, sondern im Gespräch. Sie ist das sichtbare Ergebnis gemeinsamer Klärung und ein Zeichen dafür, dass ein Team ein gemeinsames Verständnis erreicht hat. Das Schreiben von User Stories dient daher weniger der Dokumentation als der Verständigung. Eine Story ist kein statisches Artefakt, sondern ein Kommunikationswerkzeug, das an ein Gespräch erinnert, in dem klar wird, welches Nutzerproblem gelöst werden soll.

Das Ziel im Blick behalten

Manche Teams versuchen, Sicherheit durch besonders ausführliche Formulierungen zu schaffen und verlieren dabei leicht das eigentliche Ziel aus den Augen. Gute User Stories entstehen, wenn Teams gemeinsam begreifen, worum es geht – nicht, wenn jedes Detail schriftlich fixiert wird. Sie sind eine Einladung zum Dialog, sollen Empathie für Nutzerinnen und Nutzer wecken sowie den Blick auf deren Bedürfnisse richten. In dieser Haltung wird das Schreiben von Stories zu einem Werkzeug, das Orientierung schafft. Wenn Teams verstehen, warum etwas wichtig ist, finden sie auch den passenden Weg dorthin. Manchmal genügt ein einziger Satz, um eine Idee zu verankern und das Gespräch darüber am Laufen zu halten.

Organisationen gehen sehr unterschiedlich mit User Stories um. In großen Unternehmen wird häufig zu viel dokumentiert – oft, weil es der gewohnte Weg ist. Start-ups hingegen schreiben meist zu wenig auf. Beides zeigt ein Ungleichgewicht zwischen Vertrauen und Kontrolle. Teams, die ihre Prozesse kennen und einander vertrauen, benötigen keine langen Texte. Sie verlassen sich auf Dialog und gemeinsame Verantwortung. Wie viel Zeit in die Story-Erstellung fließt, hängt daher stark von der Reife eines Teams ab. Eingespielte Teams mit tiefem Produktverständnis kommen mit wenigen Worten aus, während neue Teams mehr Austausch benötigen, um ein gemeinsames Verständnis aufzubauen. In jedem Fall sollte die Energie eher in Nachdenken und Reflexion fließen als in das Polieren von Formulierungen.

Zehn-Prozent-Regel und KI-Einsatz

Hilfreich ist die bekannte Zehn-Prozent-Regel: Rund zehn Prozent der Sprintzeit sollten in die Erstellung und das gemeinsame Refinement des Backlogs investiert werden. Diese Zeit schafft Klarheit über Ziele, Annahmen und Prioritäten. Wer hier spart, zahlt später mit Missverständnissen und Nacharbeit.

Auch Künstliche Intelligenz (KI) kann unterstützen – etwa durch Strukturvorschläge oder Formulierungsideen. Doch sie ersetzt kein gemeinsames Denken. Eine automatisch erzeugte Story ist noch keine Story, solange nicht darüber gesprochen wird. KI kann inspirieren, aber kein echtes Verständnis schaffen. Am Ende braucht es immer Menschen, die beurteilen können, ob das Ergebnis wirklich gut ist. Gute User Stories entstehen in Gesprächen, nicht in Tools. Sie schaffen ein gemeinsames Bild des Nutzerproblems und machen die Produktentwicklung wirkungsvoller. Teams, die sich Zeit für den Austausch nehmen, gewinnen Klarheit – und diese Klarheit ist die beste Grundlage für jedes gute Produkt.

Die aktuelle Ausgabe des Podcasts steht auch im Blog der Produktwerker bereit: „Wie viel Zeit darf User-Story-Erstellung kosten – hilft uns KI dabei?„

(mai)