Elektronische Patientenakte: So funktioniert die ePA für Versicherte

Seit spätestens Mitte Februar verfügt jeder gesetzlich Versicherte, der nicht widersprochen hat, über eine elektronische Patientenakte. Gesetzliche Krankenkassen sind bereits seit 2021 dazu verpflichtet, ihren Kunden eine elektronische Patientenakte anzubieten. Weil sie jedoch kaum genutzt wurde, haben sie jetzt fast alle automatisch erhalten.

Daten- und Verbraucherschützer fordern zum Pflichtstart für Ärzte und Apotheker erneut, dass Versicherte wieder einstellen können, wer welche Daten sieht. Kassenärzte und Verbraucherschützer drängen zudem auch darauf, dass Abrechnungsdaten nicht automatisch für alle, sondern nur für die Versicherten selbst einsehbar sind.

Um selbst zu sehen, welche Daten in der ePA-Akte hinterlegt und für alle sichtbar sind und auch, um selbst Daten zu speichern oder zu löschen, benötigen Versicherte die ePA-App ihrer Krankenkasse. Wir haben erste Funktionen der App getestet, die sich noch im Aufbau befindet.

Privat Versicherte müssen sich aktiv für eine ePA-App entscheiden, sofern es bei ihrer Krankenkasse die Möglichkeit gibt. Bis Ende des Jahres wollen auch die meisten privaten Versicherungen diese Möglichkeit anbieten.

Hinweis: Dieser Ratgeber wird bei neuen Erkenntnissen aktualisiert. Es kann sein, dass Ihre App manche hier aufgeführten Funktionen nicht bereitstellt. Immer wieder gibt es auch Einschränkungen im Betrieb und teilweise unfertige Funktionen innerhalb der Apps.

Was benötige ich, um die elektronische Patientenakte zu nutzen?

Um die elektronische Patientenakte zu nutzen, benötigen Sie entweder Ihren Personalausweis samt sechsstelliger PIN oder die Gesundheitskarte samt PIN. Auch mit dem Reisepass ist eine Anmeldung möglich. Ferner benötigen Sie ein NFC-fähiges Smartphone samt der ePA-App, die von Ihrer Krankenkasse angeboten wird. In der Regel funktioniert die App ab Android-Version 8.1 oder iOS 15, das hängt aber von der Software Ihrer jeweiligen Krankenkasse ab. Patientenakten von Personen unter 15 Jahren müssen von deren Erziehungsberechtigten verwaltet werden. Wichtig ist auch aus Sicherheitsgründen, die richtige App der Krankenkasse herunterzuladen, die auf der Website der Gematik, aber auch auf den meisten Websites der jeweiligen Krankenkassen zu finden ist.

Fast alle Krankenkassen bieten die elektronische Patientenakte als eigene App an, die Techniker Krankenkasse hat die Patientenakte in ihre allgemeine Service-App integriert. Nach dem Download müssen sie sich eine GesundheitsID erstellen. Bei manchen Krankenkassen wie Die Techniker oder bei der App der 11 AOKen ist eine weitere Ident-App zur Nutzung der GesundheitID nötig. Für den Anmeldeprozess können Sie wählen, ob sie diesen mit dem elektronischen Personalausweis samt PIN oder der Gesundheitskarte samt PIN durchlaufen wollen. Die jeweilige Karte müssen Sie für die Anmeldung an die NFC-Schnittstelle Ihres Smartphones halten. Wird die Karte erkannt, ist das in der Regel in der App sichtbar, dann müssen Sie einen Moment warten.

Die GesundheitsID muss in der Regel nach sechs Monaten erneuert werden. Für den erneuten Login nach der Erstanmeldung können Sie zwischen Biometrie, beispielsweise Ihrem Fingerabdruck, dem Personalausweis mit PIN oder der Gesundheitskarte samt PIN wählen.

Kann ich Daten aus der Vergangenheit in die ePA laden?

Krankenkassen sind verpflichtet, einen Teil der Dokumente in Ihre App zu laden. Falls Sie die Krankenkasse gewechselt haben, können Sie die Daten aus Ihrer bisherigen Patientenakte exportieren, dazu fragen Sie aber am besten bei Ihrer Krankenkasse nach.

Kann ich die E-Rezepte in der ePA-App speichern?

Ja, Krankenkassen wie die AOK oder Die Techniker erlauben das direkte Speichern von E-Rezepten in der elektronischen Patientenakte, allerdings können Versicherte Dokumente auch selbst in der App hochladen, zulässig sind PDF, JPEG, PNG und TIFF, die anschließend in PDF-Dateien umgewandelt werden.

Wie lade ich Daten in die ePA?

Sobald Sie in Ihrer Patientenakte eingeloggt sind, können Sie beispielsweise über ein „+“-Symbol ein Foto aus einer Galerie oder ein PDF-Dokument hochladen oder ein Foto schießen und hinzufügen. Das kann je nach Krankenkasse variieren. Die Dateigröße darf 25 MByte nicht überschreiten, davon können Sie aber so viele Dateien hochladen, bis Sie von Ihrer Krankenkasse kontaktiert werden. Dann können Sie das Dokument um weitere Angaben ergänzen, etwa den Dateinamen ändern oder eintragen, wer das Dokument erstellt hat – dazu kann neben dem Namen auch das jeweilige Fachgebiet, die Rolle, E-Mail-Adresse und Ähnliches angegeben werden. Zudem lassen sich Angaben zur behandelnden medizinischen Einrichtung ergänzen.

Kann ich die Daten aus meiner digitalen Gesundheitsanwendung (DiGA) importieren?

Das sollte funktionieren. Dazu können Sie in Ihrer ePA-App eine DiGA auswählen, mit der Sie Ihre ePA verbinden wollen. Anschließend können Sie die Verbindung auch wieder auflösen.

Gelangen die Abrechnungsdaten automatisch in meine ePA?

Ja, allerdings können Sie das in Ihrer App auch abstellen und jederzeit wieder einstellen.

Welche Daten werden von mir erfasst?

In der ePA können verschiedene Gesundheitsdaten erfasst werden, darunter Diagnosen, Befunde und weitere medizinische Informationen. Manche Ärzte können auch Eintragungen im Zahnbonusheft vornehmen, das hängt von der Software des Arztes ab. Auch der Mutterpass und das U-Untersuchungsheft für Kinder sollen befüllt werden. Welche konkreten Daten erfasst werden, hängt auch davon ab, welche Informationen die behandelnden Ärzte eintragen. Bei besonders heiklen Daten, etwa zur psychischen Gesundheit, soll der Arzt vorher eine Einwilligung einholen, andere Daten sollen automatisch befüllt werden. Notfalldaten lassen sich ebenfalls hinterlegen, allerdings ist das beispielsweise auch über die elektronische Gesundheitskarte möglich. Darüber hinaus können Versicherte selbst Daten hochladen und sie ihren Ärzten zur Verfügung stellen.

Welche Vertraulichkeitsstufen kann ich bei der ePA einstellen?

Sie können mit der neuen ePA nur noch zwischen „Zugriff erlauben“ und „Zugriff verbieten“ wählen – bei letzterem ist das Dokument nur für einen selbst sichtbar. Sie können aber auch einzelne Ärzte von Ihrer ePA ausschließen oder Dokumente löschen.

Sind meine Abrechnungsdaten automatisch für alle sichtbar?

Ja. Sie können aber auch einstellen, dass Ihre Abrechnungsdaten nicht in die ePA eingestellt werden. Dennoch können standardmäßig alle Zugriffsberechtigten diese Daten sehen.

Erhält der Arzt automatisch die Erlaubnis zum Speichern von Daten in der ePA?

Der Arzt erhält automatisch mit dem Stecken der elektronischen Gesundheitskarte eine Erlaubnis, Daten in der ePA zu sehen und zu speichern. Aktuell können Ärzte die ePA freiwillig nutzen, ab Oktober sind sie verpflichtet. Sobald die technischen Voraussetzungen stimmen, müssen sie Daten in die ePA speichern. Nur bei besonders heiklen Daten sollen Ärzte nachfragen, bevor diese zentral gespeichert werden.

Perspektivisch sollen die Daten automatisch aus den Praxisverwaltungssystemen in die ePA und künftig auch an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit gelangen, wo Pharmaunternehmen und Forscher – je nach Zweck – Zugang zu einem Teil der Daten aus der ePA erhalten. Speziell, wenn es sich um besonders sensible Daten handelt, muss der Arzt aber immer nachfragen. Bereits jetzt werden viele Daten ohne Zustimmung der Patienten an Dritte weitergegeben. Die Abrechnungsdaten der Krankenkassen werden beispielsweise pseudonymisiert an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit übermittelt, das beim Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte angesiedelt ist.

Weiterhin bestehen Meldepflichten, etwa beim Krebsregister – einem von mehr als 400 medizinischen Registern. In Zukunft sollen möglichst viele Daten an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit gehen und perspektivisch auch in einem europäischen Gesundheitsdatenraum auf Anfrage zur Verfügung stehen.

Wie lange können Ärzte und Apotheker auf die ePA zugreifen?

Standardmäßig können Ärzte 90 Tage lang auf die ePA zugreifen, allerdings können Versicherte den Zugriff auch beliebig einstellen. Apotheker haben standardmäßig drei Tage lang Zugriff und auch das lässt sich beliebig einstellen.

Daten können nur diejenigen sehen, die auch berechtigt sind. Die Berechtigung wird in der Regel durch das Stecken der elektronischen Gesundheitskarte erteilt. Alternativ können Sie zum Beispiel selbst eine Praxis oder eine Apotheke für den Zugriff berechtigen. Wer einen detaillierten Überblick über die Zugriffsberechtigungen erhalten möchte, findet diese bei der für die Digitalisierung des Gesundheitswesens zuständigen Gematik. Die meisten Rechte haben in der Regel Ärzte.

Kann ich sehen, wer auf die ePA zugegriffen hat?

Ja, in der ePA-App können Sie sehen, welche Einrichtung auf die Daten zugegriffen hat. Dazu können Sie etwa unter Zugriffen verschiedene Protokollarten einsehen. So können Sie nicht nur sehen, welche Praxis zugegriffen hat, sondern auch, wann Anmeldungen in Ihrer Akte erfolgten und wann Daten exportiert oder weitergeleitet wurden. Da auch Ihre eigenen Aktivitäten protokolliert werden, kann das Ganze etwas unübersichtlich werden. Ab 2030 soll zudem auch protokolliert werden, welche Person Ihre Daten gelesen hat.

Werden meine Daten automatisch für die Forschung freigegeben?

Bisher nicht. Die Pläne zur Datenweitergabe an das Forschungsdatenzentrum Gesundheit wurden weiter verschoben. In Zukunft sollen Patienten dann beispielsweise in ihrer ePA-App darüber informiert werden, dass ihre Daten der Forschung zur Verfügung stehen – sofern sie dem nicht widersprechen.

Kann jemand anders die ePA für mich verwalten?

Versicherte können bei den Ombudsstellen ihrer Krankenkassen einen Vertreter auswählen, diesem dort aber auch wieder die Rechte entziehen. Bei Jugendlichen bis 15 Jahren ist es ohnehin so, dass diese ihre ePA nicht selbst verwalten können. Das müssen die Erziehungsberechtigten übernehmen. Auch über die ePA-App ist es möglich, Daten für andere, beispielsweise für Kinder, zu verwalten.

Wie kann ich die Vertreterregelung einrichten?

Falls die Person, die Sie vertreten wollen, bereits über eine ePA-App verfügt, können Sie in Ihrer Krankenkassen-App etwa unter „Weitere Dienste“ die „Vertretung für Angehörige“ auswählen und sich als Vertretung in einer anderen Akte anmelden. Dafür müssen Sie eine Person hinzufügen und den Namen, die Versichertennummer und bei welcher Krankenkasse die Person versichert ist, angeben. Die zu vertretende Person muss Sie in Ihrer App als Vertreter hinterlegen. Das ist bei manchen Krankenkassen in der elektronischen Patientenakte direkt unter „Zugriffe“ möglich. Dann muss die Person bestätigen, dass Sie eine Vertretung anlegen möchte und den Namen, die Versichertennummer und eine E-Mail-Adresse des Vertreters eingeben. Für jede Person können bis zu fünf Vertreter hinterlegt werden. Aktuell gibt es jedoch bei manchen Krankenkassen eine Störung, wodurch die Vertreterfunktion für einen Teil der Krankenkassen nicht funktioniert.

Falls die Person keine ePA-App nutzt, können Sie zum Beispiel unter „Weitere Dienste“ eine „Vertretung für Angehörige“ einrichten. Falls das funktioniert, benötigen Sie allerdings die Gesundheitskarte samt PIN der zu vertretenden Person und müssen sich so anmelden, wie Sie es möglicherweise zu Beginn bei Ihrer eigenen Akte getan haben. Zuerst geben Sie die Zugangsnummer der Karte ein und dann die PIN der Gesundheitskarte. Dazu benötigen Sie die Versichertennummer, die Postleitzahl und die sechsstellige Kartenzugangsnummer (Card Access Number, CAN). Danach müssen Sie auch die Daten des Vertreters eintragen.

Kann ich die elektronische Patientenakte auch in der Desktop-Version nutzen?

Inzwischen sollte das bei allen gesetzlichen Krankenkassen wieder möglich sein. Der Funktionsumfang ist allerdings eingeschränkt.

Kann ich die elektronische Patientenakte auch ohne Smartphone nutzen?

Ja, sofern Sie über ein Kartenlesegerät verfügen.

Was mache ich, wenn ich mich in meiner ePA nicht anmelden kann?

Meistens hilft es abzuwarten, die App neu zu starten oder den Cache zu löschen. Falls Sie den Verdacht haben, dass jemand Unbefugter auf Ihre ePA zugreift, können Sie bei Ihrer Krankenkasse um die Sperrung Ihres Zugangs bitten. Vereinzelt haben Krankenkassen dafür extra Hotlines eingerichtet. Allerdings kann das Gefühl, dass etwas nicht mit rechten Dingen zugeht, auch bei der Anmeldung in manchen Krankenkassen-Apps auftreten.

Wenn Sie sich über Störungen der Telematikinfrastruktur informieren möchten, können Sie das über den WhatsApp-Kanal der Gematik machen. Dort wird angezeigt, ob die ePA Ihrer Versicherung gestört ist – etwa aufgrund von Wartungsarbeiten.

Spart mir die ePA den Gang zu verschiedenen Ärzten?

Die ePA ersetzt nicht den Arztbesuch, aber sie kann dazu beitragen, dass Informationen schneller übermittelt werden, was eventuell einige unnötige Besuche oder Untersuchungen vermeiden kann. Zudem müssen Versicherte bisher noch alle drei Monate zum Arzt, um ihre Gesundheitskarte einlesen zu lassen. Das soll sich in Zukunft ändern. Für Folgerezepte kann die E-Rezept-Funktion in der ePA, sofern vorhanden, allerdings praktisch sein.

Welche Vorteile soll die elektronische Patientenakte bieten?

Alle für die Behandlung relevanten medizinischen Informationen wie Befunde, Diagnosen, Impfungen und das Zahnbonusheft können zentral gespeichert werden, was die Koordination zwischen verschiedenen Ärzten erleichtern kann. Ärzte sollen schneller und einfacher auf wichtige Informationen zugreifen können, was die Behandlung effizienter und sicherer macht. Die Medikationsliste soll beispielsweise helfen, die Arzneimitteltherapiesicherheit zu erhöhen.

Welche Funktionen hat die elektronische Patientenakte noch?

Es gibt noch weitere Funktionen in der ePA-App, beziehungsweise den Apps, in denen auch der Zugang zur ePA möglich ist. Versicherte können etwa mit Ihrer ePA-App eine Erklärung zur Organspende im Online-Portal abgeben. Zudem können auch Einträge zu Impfungen vorgenommen werden. Ebenso ist beispielsweise das Informationsportal des Gesundheitsministeriums „gesund.bund.de“ verknüpft. Zusätzlich können Sie in vielen ePA-Apps der Krankenkassen den TI-Messenger TIM nutzen. Künftig werden noch weitere Angebote hinzukommen, auch KI-Agenten wurden bereits angekündigt.

Kann ich der ePA widersprechen?

Ja, Sie können der ePA widersprechen. Sie können aber beispielsweise auch dagegen widersprechen, dass die elektronische Medikationsliste automatisch erstellt wird. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie jederzeit wieder zustimmen.

Woher weiß ich, ob mein Widerspruch gegen die elektronische Patientenakte funktioniert hat?

Sie können bei Ihrer Krankenkasse oder deren eigens für solche Zwecke eingerichtete Ombudsstelle nachfragen, ob Sie eine ePA haben. Alternativ können Sie sich auch die ePA-App der Krankenkasse herunterladen, wofür Sie jedoch ebenfalls eine GesundheitsID erstellen müssen. Dafür benötigen Sie die Gesundheitskarte samt PIN oder den Personalausweis samt PIN.

Kann ich die ePA einfach löschen?

Ja, Sie können die ePA jederzeit löschen, allerdings werden die Akten nicht bei jeder Krankenkasse unverzüglich gelöscht.

(mack)