Mit Content Management Systemen steht und fällt die User Experience. Je sorgfältiger und passgenauer ein CMS basierend auf den eigenen Bedürfnissen ausgewählt wird, desto wahrscheinlicher ist es, dass das digitale Produkt eine herausragende User Experience bieten kann. Trotzdem wird die CMS-Auswahl oft unterschätzt. Viele Unternehmen entscheiden sich aus Gewohnheit, Preisgründen oder wegen einzelner Features – und stehen später vor Skalierungsproblemen, Redundanzen oder Sicherheitslücken. Es lohnt sich ein genauer Blick: CMS ist nicht gleich CMS. Klassische Plattformen stehen modernen Headless-Architekturen gegenüber, modulare Lösungen treffen auf spezialisierte Systeme für einzelne Branchen. Doch wie trifft man die richtige Entscheidung? Und worauf kommt es wirklich an? Fünf Schritte helfen dabei, systematisch vorzugehen – und am Ende eine Lösung zu wählen, die nicht nur passt, sondern mitwächst.

In vielen Fällen ist das CMS längst mehr als nur eine Maske, in die ein Blogpost reinkopiert oder Bilder hochgeladen werden. Es ist der zentrale Hub für alle Inhalte, die digital ausgespielt werden – auf Websites, in Apps, auf Smart Devices oder in sozialen Kanälen. Die Bandbreite reicht von der Pflege einfacher Seiten bis hin zu komplexen Multichannel-Setups mit personalisierten Inhalten, Sprachversionen und dynamischen Commerce-Funktionalitäten.

Entsprechend groß ist die Vielfalt der Systeme. Es gibt traditionelle CMS wie WordPress oder Drupal, bei denen Inhalt und Darstellung untrennbar verbunden sind. Und es gibt sogenannte Headless CMS wie Payload, Strapi oder Contentful, bei denen Inhalt, Logik und Oberfläche klar getrennt sind – verbunden über APIs.

Welche Architektur für welches Unternehmen die richtige ist, hängt vor allem davon ab, wie komplex die Inhalte sind, wie viele Touchpoints bespielt werden und wie groß das interne Tech-Know-how ist. Diese Anforderungen müssen durchdacht und festgehalten werden. Was wird auf jeden Fall gebraucht? Was zuerst – und was vielleicht erst später?

Wer hauptsächlich redaktionelle Inhalte veröffentlichen möchte, auf eine einfache Benutzeroberfläche angewiesen ist und keine tiefgreifenden Individualisierungen benötigt, für den kann ein klassisches CMS mit What-You-See-Is-What-You-Get-Editor eine gute Wahl sein. WordPress, Joomla oder Webflow punkten hier mit einfacher Bedienbarkeit und großer Community.

Geht es jedoch um Multichannel-Publishing, komplexe Commerce-Anbindungen oder hohe Performanceanforderungen, stoßen manche Systeme an ihre Grenzen. Dann lohnt sich ein Blick auf Headless CMS wie Payload oder Sanity, die Inhalte über Schnittstellen ausliefern – egal, ob an eine Website, eine App oder ein digitales Terminal. Auch regulatorische Anforderungen (etwa in Healthcare oder Finance) oder besondere Bedürfnisse (z. B. bei Barrierefreiheit, Mehrsprachigkeit oder API-Management) sollten früh berücksichtigt werden.

Ein häufiger Fehler bei der CMS-Auswahl: Die Entscheidung wird rein technisch getroffen – und scheitert dann am Alltag der Redakteur:innen. Oder umgekehrt: Die Lösung ist redaktionell bequem, aber technisch unflexibel. Deshalb müssen beide Seiten am Tisch sitzen. Entwickler:innen wollen sauberen Code, modulare Architektur und stabile APIs. Content Teams brauchen klare Workflows, ein verständliches Interface und smarte Vorschläge für SEO, Barrierefreiheit oder Layout.

Moderne Systeme wie Payload oder ContentStack versuchen hier Brücken zu bauen – mit einem starken Developer-Setup und einem gleichzeitig nutzerfreundlichen Admin-Panel. Doch auch etablierte Systeme wie Shopify oder WordPress lassen sich mit der richtigen Konfiguration zielführend nutzen – sofern man ihre Grenzen kennt.

Wichtig ist, Schulung und Einführung von Anfang an mit einzuplanen. Selbst das intuitivste Interface erfordert Einarbeitung – und wer das vergisst, riskiert ineffiziente Workarounds oder ungenutzte Potenziale. Auch dabei sollten alle, die später mit dem CMS arbeiten werden, bedacht und an ihre jeweiligen Vorkenntnisse angepasst geschult werden. 

Ein CMS muss wachsen können – mit dem Team, dem Traffic und dem Markt. Das bedeutet nicht, dass gleich eine Enterprise-Lösung mit 100 Features gebraucht wird. Aber es heißt: Wer drei Schritte voraus denkt, ist im Vorteil. Wie gut lässt sich das System später erweitern? Welche Daten werden wie gespeichert? Gibt es ein Rollen- und Rechtemanagement? Wie werden Backups, Updates und Audits gehandhabt? Und wie wird mit sensiblen Informationen umgegangen? 

Bezüglich möglicher Sicherheitsrisiken ist besonders bei Plugins Vorsicht geboten: Was bei WordPress schnell installiert ist, kann sich später als Sicherheitsrisiko entpuppen. Achten Sie auf regelmäßige Updates, klare Zuständigkeiten und eine transparente Security-Strategie – inklusive 2-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung und Zugriffskontrollen. Zudem: Migrationen sind aufwendiger, als viele glauben. Wenn Sie also absehen können, dass ein System mittelfristig nicht mehr ausreicht, lohnt sich frühzeitig der Wechsel – nicht erst, wenn es brennt.

Ein gutes CMS ist kein starres Backend, sondern ein lebendiges System. Es hilft nicht nur beim Publizieren – es unterstützt aktiv bei der Content-Strategie. Viele moderne Systeme bieten inzwischen KI-gestützte Funktionen: automatische Übersetzungen, Alt-Text-Vorschläge für Bilder, Headlines mit SEO-Optimierung, Performance-Auswertungen nach Region oder Zielgruppe. Für kleine Teams mit begrenzten Ressourcen kann das ein echter Hebel sein.

Auch Barrierefreiheit spielt eine wachsende Rolle – nicht nur aus rechtlicher Sicht. Wer Inhalte sauber strukturiert, alternative Zugänge schafft und HTML zugänglich schreibt, verbessert die Usability für alle. Ein gutes CMS unterstützt dabei mit integrierten Hilfen, automatischen Checks oder Plugins. 

Und zuletzt: Mobile first. Mehr als die Hälfte der Nutzer:innen greift mobil auf Inhalte zu. Ein CMS, das kein responsives Design unterstützt oder hier komplizierte Workarounds verlangt, ist heute schlicht nicht mehr zeitgemäß.

CMS muss Mittel zum Zweck bleiben

Die beste Plattform nützt wenig, wenn das Team sie nicht versteht. Und das ästhetischste Interface hilft nicht, wenn es nicht zur Systemlandschaft passt. Deshalb: Die Auswahl eines CMS sollte nicht nur als Softwareeinkauf gesehen werden. Der Schlüssel ist, in Verständnis, Schulung und einen kollaborativen Prozess Zeit zu investieren.
Ein CMS ist kein Selbstzweck. Es ist ein strategisches Werkzeug. Wer es richtig wählt, legt das Fundament für skalierbare Inhalte, effiziente Prozesse und bessere digitale Erlebnisse. Die Anforderungen heute lassen sich oft schnell erfüllen. Wer die CMS-Auswahl aber durchdacht und sorgfältig angeht, wird es viel leichter – und kostengünstiger – haben, auch die Anforderungen von morgen zu erfüllen.