Arbeiten für Kreativprojekte ohne Projektmanagement › PAGE online
Wie und warum es gut funktioniert, ohne Projektmanagement zu arbeiten, hat uns das Digital-Produktstudio okay bueno aus Wien verraten. Die Impulse sind vielversprechend.
Von starren Prozessen und langen Entscheidungswegen hatte das Team von okay bueno irgendwann genug. Kleine Projekt-Teams seien besser, weil mehr persönliche Verbindungen bestehen, die direkte Kommunikation besser funktioniert oder weil es weniger »Zwischenschicht-Pingpong« gibt. Ein Lead könne helfen, die passende Richtung in Projekten beizubehalten, also den Fokus nicht zu verlieren.
Die Kreativen haben sich im PAGE-Interview aber auch zur Rolle von Designer:innen und den zukünftigen Core-Skills geäußert – und die sind eng mit den Arbeitsweisen verbunden, vor allem, wenn es darum geht, mit AI-Agents zu arbeiten.
PAGE: Ihr arbeitet bei okay bueno in kleinen Teams. Und das ohne Projektmanagement. Wie funktioniert das? Und warum habt ihr euch entschieden, so zu arbeiten?
okay bueno: Wir glauben, dass gute Produkte entstehen, wenn die Menschen, die sie gestalten, Verantwortung übernehmen. Nicht nur für die eigene Arbeit, sondern für das Produkt.
Als wir okay bueno vor fast acht Jahren gegründet haben, wollten wir einiges anders machen. Unser erstes Motto war »We don’t fulfill tasks, we achieve goals«. Nach vielen Jahren in großen Organisationen mit starren Prozessen und langen Wegen war uns klar: Der Output ist wichtiger, als das minutiöse Planen von Tasks und das Abchecken von To-do-Listen.
Daher arbeiten wir immer in kleinen Projekt-Teams mit einem Lead als »Spieler:innen-Trainer«. Das Team plant zusammen, die Partner:innen übernehmen das strategische Steering. Jede:r Projektbeteiligte arbeitet hands-on aktiv am Produkt ohne Zwischenschicht-Pingpong.
Was sind die Vorteile? Was sind manchmal Nachteile?
Der größte Vorteil ist die direkte Kommunikation. Ideen und Feedback lassen sich einfacher austauschen. Persönliche Bindungen entstehen. Alle Team Member haben die nötige Expertise, um Probleme frühzeitig zu erkennen, anzusprechen und gemeinsam zu lösen. So lassen sich Entscheidungen schnell treffen und Kurse korrigieren.
Das ist nicht immer bequem, klar. Projekt-Manager:innen agieren oft als Buffer zwischen Kunden und Kreativen. Wir sehen uns aber als ein Team mit unseren Auftraggebern. Da braucht man dann keinen Buffer mehr. Ehrliches Feedback ist für uns kein Angriff, sondern ein Zeichen von Vertrauen. In der Zusammenarbeit gilt immer: Kein Ego.
Der konstante Blick auf die Planung als Team lenkt ihn auch immer aufs Wesentliche zurück. Was braucht das Produkt, um wirklich gut zu werden? Wie schaffen wir das in Zeit und Budget? Das ist für uns wichtiger als das nächste To-do.
Kreative Projekte planen ist nicht einfach: Wann ist das Produkt eigentlich fertig? Schwierige Frage, einfache Antwort: wenn’s funktioniert. Dafür ist auch viel Kommunikation nötig, damit alle dieselben Ziele und Ideale verfolgen. Deshalb nehmen wir uns ausreichend Zeit für präzise Formulierungen, für Kontexte, Details und Wiederholungen – damit nicht Interpretation entscheidet, sondern Klarheit.
Was wir auch gelernt haben: Qualität lässt sich auch nicht auf die Minute time-boxen. Dafür haben wir eine 1.5x Regel eingeführt. Jeder Task darf auch mal 1.5x so lange brauchen, wie geplant – wenn es die Qualität rechtfertigt. Manchmal nehmen wir bewusst Tempo raus, um welches zu gewinnen. Und es braucht Partner:innen, die sich auf diese offene Form der Zusammenarbeit einlassen.
Könnt ihr anderen Kreativstudios empfehlen, das auch so zu machen wie ihr?
Das ist natürlich immer eine Frage des Teams und der Teamdynamik. Eine Empfehlung wäre, einfach das Team zu fragen, ob sie Bock drauf haben – und wenn ja, dann den Rahmen schaffen und machen lassen.
Wir sehen das auch als ein Investment in die Zukunft: Die Rolle von Kreativen wird künftig immer stärker von typischen Managementprozessen bestimmt sein: Wer mehrere AI-Agents zeitgleich gezielt einsetzen will, muss managen können. Delegieren, planen, multitasken, klar kommunizieren. Das sind Core-Skills für Designer:innen und Engineers.
Wie sieht das in der Praxis aus, wenn ihr im Team an einem Projekt arbeitet? Wie viele Menschen sind da in welchen Positionen »normalerweise« in einem Team und wie funktioniert die Zusammenarbeit, wenn die Entscheidungswege kurz sind?
Wir sind meist zwei bis fünf Leute – Designer:innen, Strateg:innen, Engineers. Unsere Kund:innen nennen wir Partner:innen, weil sie von Tag eins mit uns als Team arbeiten. Diskussionen sind wichtig, unterschiedliche Meinungen genauso. Aber irgendwann braucht es eine Richtung. Deshalb hat jedes Projekt einen klaren Lead – jemand, der im Zweifel das letzte Wort hat und in eine klare Richtung lenkt. Nicht weil andere Stimmen weniger zählen, sondern weil Entscheidungen uns weiterbringen.
Ist man da agiler, flexibler?
Auf jeden Fall. Je kleiner das Team, desto effizienter und agiler agiert man. Entscheidungen werden genau dort getroffen, wo das Wissen sitzt und die Arbeit umgesetzt wird.
