Gebrauchsanleitungen: EU-Staaten beschließen „Digital by Default“

Bestehende physische Anforderungen, etwa bei Dokumentationen und Gebrauchsanleitungen, sollen in der EU durch den Grundsatz „Digital by Default“ ersetzt werden. Dafür hat sich der Ausschuss der Ständigen Vertreter der Mitgliedstaaten (Coreper) mit seinem am Mittwoch angenommenen Standpunkt zum Entwurf der EU-Kommission für ein umfassendes „Omnibus“-Gesetzespaket zur Entbürokratisierung ausgesprochen. Gedruckte Handreichungen sollen also künftig im Regelfall durch digitale Versionen ersetzt werden. Nur noch in Ausnahmen müssten Unternehmen anderen Firmen, Kunden in der Verwaltung oder Verbrauchern Druckmaterial zur Verfügung stellen.

„Zu viele europäische Unternehmen verbringen zu viel Zeit mit der Bewältigung komplexer Vorschriften“, begrüßte die dänische Ministerin für europäische Angelegenheiten, Marie Bjerre, die Einigung im Namen der Ratspräsidentschaft. Damit unternehme die EU „einen wichtigen Schritt, um dies zu ändern“. Ob es um die Vereinfachung der digitalen Dokumentation oder die Unterstützung des Wachstums kleiner Unternehmen gehe – die eingeleiteten Schritte förderten ein „wettbewerbsfähigeres Europa“.

Das Paket zielt darauf ab, 20 verschiedene EU-Produktrichtlinien im Rahmen der Binnenmarktregeln zu digitalisieren und in Bezug auf gemeinsame Spezifikationen anzupassen. Dies ist Teil einer umfassenderen Strategie, die digitalen Formate zu priorisieren und papierbasierte Anforderungen zu eliminieren. Die zentralen Änderungen umfassen die Digitalisierung der EU-Konformitätserklärung, digitale Austauschprozesse zwischen nationalen Behörden und Wirtschaftsakteuren und die Erlaubnis für Hersteller, Gebrauchsanweisungen in digitaler Form bereitzustellen. Ferner geht es darum, einen digitalen Kontaktpunkt für Firmen einzuführen.

DSGVO-Dokumentationspflicht wird eingeschränkt

Der Ministerrat hat die Stoßrichtung im Wesentlichen beibehalten, aber Klarstellungen zum Zugang zu digital verfügbaren Informationen vorgenommen. Um den Verbraucherschutz zu gewährleisten, müssen sicherheitsrelevante Informationen weiter in Papierform verfügbar sein, wenn die Gefahr eines ernsten Schadens für Konsumenten besteht. Die Umsetzungsfrist für die Mitgliedsstaaten soll auf 24 Monate verlängert werden.

Laut den Vorschlägen der Kommission werden künftig auch mehr Firmen dem Mittelstand zugerechnet und so von weniger Regulierungsauflagen profitieren. Die Kommission wollte ursprünglich Unternehmen mit weniger als 750 Beschäftigten und einem Umsatz von bis zu 150 Millionen Euro in dieser neuen Kategorie erfassen. Der Rat hat diese Schwellenwerte auf Firmen mit weniger als 1000 Beschäftigten und einem Jahresumsatz von bis zu 200 Millionen Euro noch einmal deutlich erhöht.

Mit dem Paket soll auch die Dokumentationspflicht aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verschlankt werden. Artikel 30 besagt bislang, dass jeder Verantwortliche und Auftragsverarbeiter ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen muss und welche Informationen darin enthalten sein sollen. Enthalten ist bereits eine Ausnahmeregelung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Organisationen mit weniger als 250 Mitarbeitern. Die EU-Staaten peilen auch hier die neue Grenze von unter 1000 Mitarbeitern an. Zahlreiche NGOs monierten schon angesichts der Kommissionslinie: Diese könnte zu einem Rückschritt bei wichtigen Garantien für die Rechenschaftspflicht und damit auch bei der Compliance führen. Das EU-Parlament muss seinen Kurs noch abstecken und dann einen Kompromiss mit dem Rat aushandeln.

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