So haben wir das peinliche Erster-Arbeitstag-Gefühl abgeschafft

Mawave-CEO Jason Modemann zeigt, wie ein simples Buddy-System neuen Mitarbeitenden hilft, schnell im Team anzukommen.

Mawave / Logo: Gründerszene

Die ersten Tage und Wochen in einem neuen Job sind immer aufregend: neue Gesichter, neue Abläufe, neue Routinen. Und vor allem: viele Fragen. Wie sind die Leute hier drauf? Was erwartet mich wirklich? Wie läuft das mit den Plätzen? Und wo isst man eigentlich zu Mittag? 

Mit wachsender Größe haben wir gemerkt, dass genau diese Integration immer schwieriger wird. Früher saßen wir jeden Tag pünktlich um zwölf gemeinsam am Tisch. Jeder kannte jeden, Gespräche entstanden automatisch. Heute, mit über 150 Mitarbeitenden, passiert das nicht mehr von allein. Die Teams sind größer, Standorte verteilter, Freundschaften längst etabliert. Für neue Leute ist es deutlich schwerer geworden, reinzukommen.

Persönliche Begleiter schaffen

Damit sich niemand in den ersten Wochen verloren fühlt, haben wir unser MaMate-Programm eingeführt – eine Art persönlicher Begleiter für die ersten Monate. Es besteht aus zwei Rollen: dem Professional Mate und dem Culture Mate. Der Professional Mate ist in der gleichen Rolle wie das neue Teammitglied und hilft beim fachlichen Onboarding. Also Tools, Prozesse, Systeme, alles, was man braucht, um im Job schnell durchstarten zu können.

Der Culture Mate ist für alles andere zuständig. Für die Fragen, die man sich vielleicht nicht direkt traut, zu stellen. Wie funktioniert die Kaffeemaschine? Wo bekommt man hier etwas zu essen? Und darf ich mir einfach Getränke nehmen? Diese kleinen Dinge klingen banal, sind aber entscheidend dafür, wie schnell man sich wohlfühlt.

Und gerade für hybride Teams ist das System ein Game-Changer! Im Office entstehen Kontakte eher ganz beiläufig. Beim Kaffeeholen, beim Lunch oder auf dem Flur. Als „Remotie“ hast du diese Zufallsmomente nicht. Einige sind vom ersten Tag an digital dabei, kennen viele Gesichter nur aus dem Call und wissen oft gar nicht, an wen sie sich bei kleinen Anliegen wenden können. Das schnelle „Wie geht’s und wie läuft’s eigentlich” zwischendurch gibt’s hier erstmal nicht. Ein Culture Mate schafft diese Verbindung ganz aktiv. Er sorgt für Nähe, auch wenn man nicht physisch im gleichen Raum sitzt. 

Mit diesen Tipps fällt niemand durchs Raster, egal ob im Office oder remote:

1. Ziele definieren

Damit ein Buddy-Programm zum Culture Tool wird, braucht es ein gemeinsames Verständnis davon, wofür es eigentlich da ist. Ist das Ziel, neue Mitarbeitende fachlich schneller einzuarbeiten? Oder geht es vor allem um soziale Integration? Beides ist möglich – wichtig ist nur, dass es klar ausgesprochen wird.

Auch die Erwartungen an die Buddies selbst sollten eindeutig sein. Welche Aufgaben übernehmen sie konkret, und wie viel Zeit ist dafür vorgesehen? Bei uns reden wir im Schnitt von rund fünf Stunden über die ersten Wochen verteilt. Ein überschaubarer Aufwand, der aber nur wirkt, wenn er bewusst eingesetzt wird. Gleichzeitig braucht auch das neue Teammitglied Orientierung: Wie proaktiv soll es selbst sein? Klare Ziele und Erwartungen schaffen Verbindlichkeit.

2. Die richtigen Leute auswählen

Ein gutes Buddy-System steht und fällt mit den Menschen, die es tragen. Es hilft nichts, einfach irgendjemanden zuzuordnen. Die Person muss die Kultur leben, gut vernetzt sein und Lust haben, andere wachsen zu sehen. Im Best Case koppeln wir Newbies mit Mitarbeitenden aus anderen Abteilungen – das bricht Silos auf und schafft Verbindung über Teamgrenzen hinweg.

3. Strukturen schaffen

Ein gutes Programm lebt von klaren Abläufen, sonst bleibt es bei guten Absichten. Schon vor dem Start stehen deshalb erste Termine: Ein kurzer Coffee-Chat direkt zum Kennenlernen an Tag 1, ein gemeinsamer Lunch am zweiten Tag, regelmäßige Check-ins in den darauffolgenden Wochen. Nach rund zwei Monaten setzen sich beide nochmal zusammen und ziehen ein Fazit: Was hat geholfen, was können wir verbessern?

Für uns ist das Mate-Programm kein Nice-to-have, sondern ein fester Bestandteil unseres Onboardings. Denn Zugehörigkeit entsteht nicht durch gemeinsame Slack-Channels oder Willkommensgeschenke, sondern durch Menschen, die sich wirklich füreinander interessieren und füreinander da sind.

Jason Modemann ist Gründer und Geschäftsführer von der Social Media Agentur Mawave Marketing. Mit 27 Jahren führt er 150 Mitarbeiter. Zu Mawaves Kunden zählen unter anderem Red Bull, Nike und Lidl. Zudem ist er Autor des Buches „Always hungry, never greedy.“