Zwischen Highspeed und Handarbeit: Warum Finance in Startups oft nicht mithält

In vielen Startups laufen Produkt, Sales und Marketing längst im Hochleistungsmodus. Doch ausgerechnet in der Finanzabteilung – dem Bereich, der Wachstum eigentlich absichern soll – geht es noch erstaunlich analog zu. Kopieren, Abgleichen, manuelle Buchungen: Während das Unternehmen skaliert, stehen zentrale Finance-Prozesse auf der Stelle.

Eine neue Befragung von Fachkräften aus Finance, Buchhaltung und Controlling zeigt das Ausmaß: Ein Viertel der Arbeitszeit fließt in manuelle Dateneingaben, weitere große Teile in Rechnungsbearbeitung und wiederkehrende Analysen. Gleichzeitig nutzen nur 3 % KI wirklich umfassend, während fast ein Drittel noch gar keine KI-Lösungen im Einsatz hat. Für schnell wachsende Startups ist das ein Warnsignal – denn ohne klare Strukturen steigt das Risiko, im Blindflug zu skalieren.

Wo Finance heute ausgebremst wird

Trotz klarer Ambitionen gelingt der Schritt in Richtung Automatisierung nur schleppend. 40 % der Befragten sehen Prozessautomatisierung als wichtigsten Treiber der Transformation, und 38 % priorisieren entsprechende Investitionen – doch im Alltag dominieren weiterhin manuelle Abläufe. Für 36 % zählt der Aufwand rund um papierbasierte Prozesse, Scans oder Dateneingaben zu den größten operativen Hürden. Das hält Finance-Teams im operativen Modus fest, obwohl die Erwartungen an eine strategischere Rolle steigen.

Gerade in Startups entsteht dadurch ein strukturelles Risiko: Fragmentierte Systeme, uneinheitliche Datenmodelle und fehlende Automatisierung bremsen Finance-Prozesse aus, sobald das Unternehmen skaliert. Wenn Daten verspätet vorliegen oder Analysen auf unsicherer Basis entstehen, fehlt die Grundlage für schnelle und belastbare Entscheidungen – und Wachstum kann ins Stocken geraten.

Warum KI im Finance eigentlich perfekt wäre

Die Ironie: Kaum ein Bereich eignet sich so gut für KI wie Finance. Strukturiert, regelbasiert, datengetrieben. Also eigentlich ideale Bedingungen. KI könnte Belege automatisch klassifizieren, Unregelmäßigkeiten erkennen, Forecasts laufend aktualisieren oder Cashflow-Entscheidungen stützen.
Doch der Engpass liegt selten in der Technologie selbst. Ohne konsistente Datenbasis, integrierte Systeme und klare Prozesse bleibt KI Stückwerk. Was fehlt, ist die Infrastruktur, die Automatisierung und KI erst möglich macht.

Finance als Nervenzentrum – nicht als Bremsklotz

Finance sieht heute mehr vom Unternehmen als fast jede andere Abteilung: Umsatz, Kosten, Liquidität, Investitionen – alles läuft hier zusammen. Wenn repetitive Aufgaben automatisiert werden, steigt sofort die strategische Schlagkraft:

• Entscheidungen werden schneller
• Risiken werden früher sichtbar
• Diskussionen basieren stärker auf Daten

Viele CFOs sehen sich deshalb längst nicht mehr als Verwalter, sondern als Gestalter. Doch dafür braucht es eine Organisation, die diesen Wandel zulässt.

Was Gründerinnen jetzt tun sollten

Gerade junge Unternehmen haben einen entscheidenden Vorteil: Sie können früh die Weichen stellen. Statt historisch gewachsener Systemlandschaften gibt es Flexibilität, und die sollte genutzt werden. Konkret bedeutet das:

• Rollen klar definieren: Wer verantwortet welche Prozesse?
• Prozesse vereinheitlichen, weniger Sonderfälle, mehr Standard.
• Moderne Tool-Landschaften aufbauen: Systeme, die Daten nicht nur sammeln, sondern nutzbar machen. Früh auf Automatisierung setzen, bevor die Komplexität zu groß wird.

Der Weg aus der KI-Pilotphase ist kein reines Technikprojekt, sondern ein organisatorisches. Unternehmen, die das verstehen, verwandeln Finance vom operativen Pflichtprogramm in einen echten Hebel für Wachstum.

Der Weg nach vorn

Finance steht an einem Wendepunkt. Dort, wo heute noch Tabellen manuell gepflegt werden, könnten morgen Echtzeitdaten und automatisierte Workflows den Takt bestimmen. Die Technologie existiert längst. Die Frage ist, ob Unternehmen ihre Strukturen so ausrichten, dass sie davon profitieren.

Für Gründerinnen gilt: Je früher Finance professionell aufgestellt wird, desto schneller und resilienter lässt sich ein Startup skalieren. KI entfaltet ihre Wirkung genau dort, wo Daten sauber integriert, Prozesse klar definiert und Zuständigkeiten eindeutig geregelt sind.

Startups, die diese Grundlage jetzt schaffen, treffen bessere Entscheidungen, behalten die Kontrolle über ihr Wachstum und vermeiden, dass ihr Erfolg an Excel-Grenzen scheitert.

Methodik der Studie

Die Daten der Befragung basieren auf Online-Interviews mit Mitgliedern des YouGov Panels, die der Teilnahme vorab zugestimmt haben. Für diese Befragung wurden im Zeitraum 11. bis 23. September 2025 insgesamt 264 Personen befragt, die im Bereich Finance, Controlling und Finanzbuchhaltung arbeiten.
Hier gibt es weitere Infos zu den Studienergebnissen.

Über den Autor
Nikolai Skatchkov ist Mitgründer und CEO von Circula, einem SaaS-Fintech aus Berlin. Er beschäftigt sich seit Jahren mit der Digitalisierung von Finanzprozessen. Mit Circula hat er eine Plattform entwickelt, die Spesenabrechnung, digitale Benefits und Firmenkarten vereint. Über 2.800 Unternehmen, darunter DATEV, Deutsche Fußball Liga, Securitas und AboutYou, setzen bereits auf diese Lösungen.

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