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Zwischen Highspeed und Handarbeit: Warum Finance in Startups oft nicht mithält


In vielen Startups laufen Produkt, Sales und Marketing längst im Hochleistungsmodus. Doch ausgerechnet in der Finanzabteilung – dem Bereich, der Wachstum eigentlich absichern soll – geht es noch erstaunlich analog zu. Kopieren, Abgleichen, manuelle Buchungen: Während das Unternehmen skaliert, stehen zentrale Finance-Prozesse auf der Stelle.

Eine neue Befragung von Fachkräften aus Finance, Buchhaltung und Controlling zeigt das Ausmaß: Ein Viertel der Arbeitszeit fließt in manuelle Dateneingaben, weitere große Teile in Rechnungsbearbeitung und wiederkehrende Analysen. Gleichzeitig nutzen nur 3 % KI wirklich umfassend, während fast ein Drittel noch gar keine KI-Lösungen im Einsatz hat. Für schnell wachsende Startups ist das ein Warnsignal – denn ohne klare Strukturen steigt das Risiko, im Blindflug zu skalieren.

Wo Finance heute ausgebremst wird

Trotz klarer Ambitionen gelingt der Schritt in Richtung Automatisierung nur schleppend. 40 % der Befragten sehen Prozessautomatisierung als wichtigsten Treiber der Transformation, und 38 % priorisieren entsprechende Investitionen – doch im Alltag dominieren weiterhin manuelle Abläufe. Für 36 % zählt der Aufwand rund um papierbasierte Prozesse, Scans oder Dateneingaben zu den größten operativen Hürden. Das hält Finance-Teams im operativen Modus fest, obwohl die Erwartungen an eine strategischere Rolle steigen.

Gerade in Startups entsteht dadurch ein strukturelles Risiko: Fragmentierte Systeme, uneinheitliche Datenmodelle und fehlende Automatisierung bremsen Finance-Prozesse aus, sobald das Unternehmen skaliert. Wenn Daten verspätet vorliegen oder Analysen auf unsicherer Basis entstehen, fehlt die Grundlage für schnelle und belastbare Entscheidungen – und Wachstum kann ins Stocken geraten.

Warum KI im Finance eigentlich perfekt wäre

Die Ironie: Kaum ein Bereich eignet sich so gut für KI wie Finance. Strukturiert, regelbasiert, datengetrieben. Also eigentlich ideale Bedingungen. KI könnte Belege automatisch klassifizieren, Unregelmäßigkeiten erkennen, Forecasts laufend aktualisieren oder Cashflow-Entscheidungen stützen.
Doch der Engpass liegt selten in der Technologie selbst. Ohne konsistente Datenbasis, integrierte Systeme und klare Prozesse bleibt KI Stückwerk. Was fehlt, ist die Infrastruktur, die Automatisierung und KI erst möglich macht.

Finance als Nervenzentrum – nicht als Bremsklotz

Finance sieht heute mehr vom Unternehmen als fast jede andere Abteilung: Umsatz, Kosten, Liquidität, Investitionen – alles läuft hier zusammen. Wenn repetitive Aufgaben automatisiert werden, steigt sofort die strategische Schlagkraft:

  • Entscheidungen werden schneller
  • Risiken werden früher sichtbar
  • Diskussionen basieren stärker auf Daten

Viele CFOs sehen sich deshalb längst nicht mehr als Verwalter, sondern als Gestalter. Doch dafür braucht es eine Organisation, die diesen Wandel zulässt.

Was Gründerinnen jetzt tun sollten

Gerade junge Unternehmen haben einen entscheidenden Vorteil: Sie können früh die Weichen stellen. Statt historisch gewachsener Systemlandschaften gibt es Flexibilität, und die sollte genutzt werden. Konkret bedeutet das:

  • Rollen klar definieren: Wer verantwortet welche Prozesse?
  • Prozesse vereinheitlichen, weniger Sonderfälle, mehr Standard.
  • Moderne Tool-Landschaften aufbauen: Systeme, die Daten nicht nur sammeln, sondern nutzbar machen. Früh auf Automatisierung setzen, bevor die Komplexität zu groß wird.

Der Weg aus der KI-Pilotphase ist kein reines Technikprojekt, sondern ein organisatorisches. Unternehmen, die das verstehen, verwandeln Finance vom operativen Pflichtprogramm in einen echten Hebel für Wachstum.

Der Weg nach vorn

Finance steht an einem Wendepunkt. Dort, wo heute noch Tabellen manuell gepflegt werden, könnten morgen Echtzeitdaten und automatisierte Workflows den Takt bestimmen. Die Technologie existiert längst. Die Frage ist, ob Unternehmen ihre Strukturen so ausrichten, dass sie davon profitieren.

Für Gründerinnen gilt: Je früher Finance professionell aufgestellt wird, desto schneller und resilienter lässt sich ein Startup skalieren. KI entfaltet ihre Wirkung genau dort, wo Daten sauber integriert, Prozesse klar definiert und Zuständigkeiten eindeutig geregelt sind.

Startups, die diese Grundlage jetzt schaffen, treffen bessere Entscheidungen, behalten die Kontrolle über ihr Wachstum und vermeiden, dass ihr Erfolg an Excel-Grenzen scheitert.

Methodik der Studie

Die Daten der Befragung basieren auf Online-Interviews mit Mitgliedern des YouGov Panels, die der Teilnahme vorab zugestimmt haben. Für diese Befragung wurden im Zeitraum 11. bis 23. September 2025 insgesamt 264 Personen befragt, die im Bereich Finance, Controlling und Finanzbuchhaltung arbeiten.
Hier gibt es weitere Infos zu den Studienergebnissen.

Über den Autor
Nikolai Skatchkov ist Mitgründer und CEO von Circula, einem SaaS-Fintech aus Berlin. Er beschäftigt sich seit Jahren mit der Digitalisierung von Finanzprozessen. Mit Circula hat er eine Plattform entwickelt, die Spesenabrechnung, digitale Benefits und Firmenkarten vereint. Über 2.800 Unternehmen, darunter DATEV, Deutsche Fußball Liga, Securitas und AboutYou, setzen bereits auf diese Lösungen.

WELCOME TO STARTUPLAND


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Foto (oben): Shutterstock



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Warum dieser Gründer einer Mitarbeiterin mehr zahlte als sich selbst


Lukas Flöer – sorgt dafür, dass Werbung nicht einschläft.

Lukas Flöer – sorgt dafür, dass Werbung nicht einschläft.
Lukas Flöer, Collage: Dominik Schmitt/ Gründerszene

In unserer Reihe zeigen Gründerinnen und Gründer, wann sie sich ihr erstes Gehalt ausgezahlt haben, wie hoch es war – und warum sie genau diesen Zeitpunkt ausgewählt haben. Hier erzählt: Lukas Flöer, Gründer von Met[ads], einem Startup, das sich auf 3D-Werbung und Digital-Out-of-Home-Kampagnen spezialisiert hat.





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Warum Gründer nach Kapstadt gehen


Kapstadt ist zum Winter-Hotspot deutscher Gründer geworden: morgens arbeiten, abends Dinner mit Investoren. Doch funktioniert das wirklich für jeden?

Warum Gründer nach Kapstadt gehen

Regelmäßig nimmt Cephas Gründerszene-Leser in die Lifestyle-Welt der Gründer und Investoren.
Cephas Ndubueze

Cephas Ndubueze ist Gründer der Newsletter- und Eventplattform FOMO, die sich in Berlin und München eine feste Community aus Gründern, Investoren und Unternehmern aufgebaut hat. In Kapstadt betreibt er auch die FOMO-Whatsappgruppe. Für Gründerszene schreibt er aus Kapstadt über das Leben, Arbeiten und Netzwerken zwischen Ozean, Open Tabs und Open Minds.

Morgens um sieben ist der Strand voll. Ein paar Gründer stehen mit Surfbrett im Wasser, andere laufen die Promenade entlang. Um zehn sitzen viele wieder am Laptop. Slack, Mails, Calls mit Deutschland. Um 19 Uhr beginnt das nächste Dinner. Kapstadt ist ein Ort, an dem sich Arbeit und Leben anders mischen.

Ich bekomme hier an guten Tagen sechs oder sieben Stunden konzentrierte Arbeit hin. In Berlin sind es eher zehn. Manchmal zwölf. Oft noch zwei Stunden nachts, wenn endlich Ruhe ist.

Kapstadt macht dich nicht produktiver, es macht aber dein Leben angenehmer. Die Frage ist nur: In welcher Phase deines Unternehmens bist du gerade?

Wann Kapstadt euch was bringt

Für mich hat Kapstadt konkret funktioniert. Bei einem kleinen Dinner habe ich den Reporter John Puthenpurackal kennengelernt, der bei Axel Springer arbeitet. Ein paar Gespräche später kam das Intro zur Gründerszene – und diese Kolumne entstand.

Bei einem anderen Dinner saß eine Marketingmanagerin eines Infrastruktur-Investors neben mir. Sie hatte noch nie von FOMO gehört. Zwei Gespräche später stand fest: Wir machen gemeinsam ein Event für ihre Zielgruppe.

Hier lässt es sich arbeiten.

Hier lässt es sich arbeiten.
picture alliance / robertharding | Michael Runkel

Und eine Kontaktperson, die ich in Berlin nur flüchtig kannte, traf ich hier zufällig auf einer Konferenz wieder. Zwei Tage später saßen wir beim Lunch – daraus entstand eine Kooperation für ein Event.

Kapstadt beschleunigt Beziehungen. Du siehst Menschen nicht einmal auf einem Networking-Event mit Nametag. Du siehst sie mehrmals. Beim Run. Beim Lunch. Beim Sundowner. Beim nächsten Dinner. Vertrauen entsteht schneller. Und Vertrauen ist Business.

Aber Kapstadt hat eine zweite Seite

Ich habe mit einer Gründerin gesprochen, die bewusst nicht kommuniziert, dass sie hier ist. Ihre Investoren wissen nicht, dass sie in Kapstadt arbeitet. Warum? Weil sie weiß, dass sie hier weniger arbeitet. Sie kitet. Sie surft. Sie genießt die Sonne. Für ihr Unternehmen ist es kein klarer Vorteil. Für ihre Lebensqualität schon.

Dehnen ist wichtig. Das Sport-Coworking-Space von Virgin Active in Kapstadt.

Dehnen ist wichtig. Das Sport-Coworking-Space von Virgin Active in Kapstadt.
Cephas Ndubueze

Und das ist eine ehrliche Antwort. Kapstadt ist ein Upgrade für dein Leben. Nicht automatisch für dein Growth-Modell. Eine Beobachtung fällt hier schnell auf. Ich treffe überproportional viele Gründer, die bereits Unternehmen verkauft haben oder mehrere Finanzierungsrunden hinter sich haben. Menschen, die Series-C- oder Series-D-Runden geraised haben. Menschen mit Teams und Operatoren. Warum? Weil sie es sich leisten können.

Im Jacuzzi die Deals closen

Wenn dein Unternehmen bereits läuft, dein Team operativ arbeitet und du strategische Beziehungen pflegst, kann Kapstadt ein unfairer Vorteil sein. Dann sitzt du sonntags im Jacuzzi eines Members-Clubs wie Wonderland, triffst zufällig einen Investor, den du seit zwei Jahren aus Berlin kennst, und verabredest dich zwei Tage später zum Gespräch. Solche Momente passieren hier häufiger.

Aber die Gründer, die gerade Product-Market-Fit suchen oder ihre erste Runde geraced haben, sieht man hier seltener. Die sitzen nicht beim Wine Tasting. Die sitzen zu Hause.

Und dann gibt es noch eine dritte Gruppe: Founder, die bewusst anders priorisieren. Bootstrapped-Businesses, Agenturen, E-Commerce-Brands. Unternehmen, die nicht von VC-Growth abhängig sind. Für sie ist Work-Life-Balance Teil der Strategie.

Wie oft saßen wir hier beim Dinner oder am Pool und haben uns angeschaut und gesagt: Life could be worse. Und das stimmt. Bei 25 Grad aufzustehen fühlt sich anders an als im Berliner Winter. Sonnenlicht verändert deinen Alltag. Dein Energielevel. Dein Rhythmus. Die eigentliche Frage ist also nicht: Ist Kapstadt gut oder schlecht für Gründer? Die Frage ist: Was willst du gerade maximieren? Dein Unternehmen – oder dein Leben?

Die Wann-Kapstadt-für-mich-sinnvoll-ist-Checkliste

Kapstadt kann für dich sinnvoll sein, wenn:

  1. Dein Business stark auf Beziehungen basiert und persönliche Kontakte dein Wachstum beschleunigen können.
  2. Du kurz vor einer Fundraising-Phase stehst und informelle Gespräche mit Investoren wertvoller sind als zusätzliche Stunden am Laptop.
  3. Dein operatives Team stabil arbeitet und du dich stärker auf Strategie und Partnerschaften konzentrieren kannst.
  4. Dein Unternehmen nicht von maximaler täglicher Execution abhängt und du dir erlauben kannst, etwas weniger Stunden zu arbeiten.
  5. Du bewusst auch dein Leben optimieren willst – und nicht nur dein Wachstum.

Kapstadt ist wahrscheinlich keine gute Idee, wenn:

  1. Du gerade Product-Market-Fit suchst und jede konzentrierte Stunde zählt.
  2. Du frisch eine Runde geraced hast und in wenigen Monaten harte Umsatz- oder Wachstumsziele erreichen musst.
  3. Dein Business stark execution-getrieben ist und Relationship-Management aktuell kaum eine Rolle spielt.
  4. Dein Runway knapp ist und Ablenkung dich teuer zu stehen kommen kann.
  5. Du hauptsächlich kommst, weil „alle da sind“ – und nicht genau sagen kannst, welchen strategischen Vorteil du hier nutzen willst.





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Die FOMO-Strategie im Fundraising: So bringen Gründer Investoren zum Handeln




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