Das eigene Branding kann sich auf allen Flächen wiederfinden, sollte aber ebenfalls dem roten Faden folgen und stimmig zu Thema und Zielgruppe passen.

2. Events = Baustein der Brand Experience

Mal ehrlich: Hinter jeder Veranstaltung, egal in welcher Größe oder mit wie viel Erfahrung man sie organisiert, steckt jede Menge Arbeit. Aber es lohnt sich, denn Events schaffen Erlebnisse und die richtige Energie, etwas gemeinsam nach vorn zu bringen. Im Idealfall ist der positive Spirit im Anschluss mit dem veranstaltenden Unternehmen verknüpft. Wahrscheinlich gibt es sogar keinen besseren Weg, die eigene Marke im Bewusstsein der Teilnehmenden zu verankern und es gelingt vielleicht sogar, die Gäste in richtige Fans zu verwandeln. Einen wichtigen Anteil daran haben die programmlichen Inhalte, die Orientierung und Gesprächsstoff liefern. Am Ende des Tages ergänzt aber auch der richtige Merch die Botschaft, z.B. wenn die Besucher:innen mit witzig designten Socken die Message der Veranstaltung oder des Unternehmens in die Welt tragen.

3. Timing, Timing, Timing

Das beste Event verliert potenzielle Teilnehmende, wenn es zeitgleich zu weiteren branchenrelevanten Veranstaltungen stattfindet oder etwas anderes, z.B. eine Messe oder Preisverleihung, die Hotelpreise in die Höhe treibt. Solide Recherche nach einem passenden Datum ist daher Pflicht und sollte die Bedürfnisse der Zielgruppe konsequent in den Fokus rücken. Termine am Wochenende sind eher ein no go. 

4. Programminhalt und Networking: besser Hand in Hand

Events leben von Inhalten. Communities bilden sich auf Basis von Gemeinsamkeiten. Die Aussicht darauf zieht das Publikum an und bietet Inspiration und Gesprächsstoff fürs Networking danach. Nach dem Input muss die Zeit für Austausch also ausreichend bemessen sein. Aber wie viel Zeit ist ausreichend? Zu viel Bühnenprogramm bedeutet weniger Zeit fürs Networking. Zu viel Zeit fürs Networking verursacht unangenehme Pausen.

Das Rezept: das Verhältnis ausgewogen gestalten und dabei auch die Anzahl der anwesenden Teilnehmenden berücksichtigen. Denn je mehr Personen vor Ort sind, desto länger werden die Schlangen am Buffet. Klare Empfehlung: Kaffeepausen immer mit mindestens 45 Minuten einplanen – Essenspausen mit einer Stunde ansetzen. Wer mag, kann kombinieren und explizite Networking-Formate wie etwa Thementische mit in die Pausen einplanen. Ein Get-together zum Ende schließt die Veranstaltung ab und bietet allen Teilnehmenden nochmals die Gelegenheit zum Austausch. 

5. It’s all about people: die richtigen Menschen finden & die bestehende Community erweitern

Der Termin ist geplant, das Programm steht weitestgehend: Jetzt fehlen nur noch die passenden Gäste. Im ersten Schritt sind das bereits bekannte Kund:innen oder Mitglieder einer bestehenden Community. Hat die geplante Veranstaltung einen spezifischen Schwerpunkt, heißt es im nächsten Schritt, die Zielpersonen entsprechend zu segmentieren. Das hilft dabei, die richtigen Personen anzusprechen und den Streuverlust zu verringern. Natürlich tragen Veranstaltungen auch dazu bei, die Community sukzessive zu erweitern und neue Menschen an das Unternehmen zu binden oder für eine Mission zu gewinnen.

6. Namensschilder einbauen

Namensschilder sind eine unterschätzte Wunderwaffe, denn sie helfen nicht nur in der unangenehmen Situation, in der man sich an einen Namen nicht mehr erinnern kann. Angaben zum Unternehmen oder die Position unterstützen dabei, schon vor dem Gespräch einzuschätzen, ob es sich um einen relevanten Kontakt handelt. Vorausgesetzt die Info auf dem Schild ist gut zu lesen. Kreative Gimmicks wie Sticker, mit denen man z.B. seine Interessenfelder auf den Namensschildern sichtbar machen kann, machen die Sache noch leichter. Mein persönlicher Hack: Namensschilder mit Doppellochung. Sie bieten genügend Platz für den Namen, drehen sich während des Tragens nicht um und bringen außerdem die CI stärker zur Geltung. Die Rückseite ist außerdem ein guter Ort, um die Agenda mit einem QR-Code zu verlinken, den Lageplan abzudrucken oder vielleicht sogar ein Networking Tic-Tac-Toe einzubauen.

7. Event-Teilnehmende binden – langfristig!

Nach dem Event ist vor dem Event! Die Gäste sind verabschiedet und das Mobiliar ist abgebaut. Aber die Arbeit fängt eigentlich erst jetzt so richtig an. Denn wenn die Veranstaltung ohne Nachbereitung in den Tiefen der Ablage versinkt, wird sich kaum jemand daran erinnern. 

Eine Dankes-Mail im Nachgang ist daher Pflicht. Das ist auch ein guter Moment, um zum Beispiel die Event-Fotos und Präsentationsunterlagen an die Teilnehmenden mitzusenden. Teilnehmer-Feedbacks helfen beim nächsten Mal zu optimieren – etwa hinsichtlich des Programms. Tatsächlich sind auch Rückmeldungen zur Atmosphäre wertvoll: Das Feedback zeigt, dass die Räumlichkeiten nicht perfekt im Hinblick auf die Akustik sind? Dann lohnt sich die Suche nach einer neuen Location. Und: Die bisherigen Teilnehmenden sollten auf jeden Fall als erstes angeschrieben werden, wenn die Veranstaltung erneut stattfindet und es Tickets gibt.

Fazit:

Wer ausreichend Passion und Detailliebe investiert, leistet nicht nur einen wichtigen Beitrag zur Brand Experience, sondern lässt die Gäste zu Fans der Marke, des Unternehmens oder zu Botschaftern einer bestimmten Mission werden. Dabei sind es meist die kleinen Dinge, die den Unterschied machen: eine nette Begrüßung bereits am Eingang, ein liebevoll ausgewähltes Gimmick zum Mitnehmen, ausreichende Versorgung mit Essen und Getränken. Greifen alle Elemente ineinander, bleibt die Veranstaltung mit ihrer Botschaft nicht nur positiv in Erinnerung, sondern bringt eine Community hervor, die sich auch in Zukunft wieder aktivieren lässt.