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How-to: Business Events: Wie Events Communities und Veränderung schaffen

Business Events boomen seit dem Ende der Corona-bedingten Beschränkungen. Sie geben Orientierung, vermitteln kompaktes Wissen und bieten Experten Raum für Austausch und Vernetzung. Carina Hüttner, Senior Event & Community Manager beim Media Lab Bayern, erklärt in sieben Punkten, wie das eigene Business Event zum Erfolg wird.

Events und Community Building schaffen Räume für Austausch, Vertrauen und gemeinsame Identität. Gerade in Transformationsprozessen tragen sie zur Orientierung bei und stärken die Motivation. Sie fördern Vernetzung, Wissenstransfer und gegenseitige Unterstützung sowie den Glauben daran, die anstehenden Veränderungen gemeinsam und nachhaltig meistern zu können. Im Idealfall entstehen kollektive Energie und Zugehörigkeit, die den Erfolg der Transformation maßgeblich vorantreiben. Aber wie gelingt das alles? Was braucht es für ein richtig gutes Business Event? Und wie können Veranstaltungen einen Beitrag dazu leisten, genau die Community entstehen zu lassen, die den Wandel proaktiv vorantreibt? Mit den folgenden 7 Tipps zur Planung und Umsetzung gelingt es leichter.

1. Roter Faden

Das Bühnenprogramm dreht sich um das Thema Nachhaltigkeit, aber der Kaffee wird im Pappbecher serviert? Naja. Die Veranstaltung trägt das Wort Diversity im Titel, auf dem Podium sitzen jedoch ausschließlich weiße Männer? Kann man machen. Als Veranstalter präsentiert man sich allerdings immer auch als Vorreiter und Experte fürs Thema. Und zieht sich der rote Faden nicht von Anfang bis Ende konsequent durch, wirken Inhalt und Titel schnell aufgesetzt.

Die Grundidee muss sich also möglichst durchgängig wiederfinden. Das Event besteht aus vielen Workshops und soll einen Beitrag dazu leisten, Erkenntnisse zu erarbeiten? Warum dazu also nicht auf Workshop-Trainer:innen, statt auf die üblichen namhaften Speaker setzen. Und bei der Wahl der Location eher auf die Werkstatt-Atmosphäre achten, statt das gediegene Kaminzimmer anzumieten. Passend zum Charakter der Veranstaltung sollten auch die Give Aways gestaltet sein: Spiralblock für die Workshops. Die gebundenen Notizblöcke mit Büttenpapier sind ein Fall fürs Kaminzimmer.

Das eigene Branding kann sich auf allen Flächen wiederfinden, sollte aber ebenfalls dem roten Faden folgen und stimmig zu Thema und Zielgruppe passen.

2. Events = Baustein der Brand Experience

Mal ehrlich: Hinter jeder Veranstaltung, egal in welcher Größe oder mit wie viel Erfahrung man sie organisiert, steckt jede Menge Arbeit. Aber es lohnt sich, denn Events schaffen Erlebnisse und die richtige Energie, etwas gemeinsam nach vorn zu bringen. Im Idealfall ist der positive Spirit im Anschluss mit dem veranstaltenden Unternehmen verknüpft. Wahrscheinlich gibt es sogar keinen besseren Weg, die eigene Marke im Bewusstsein der Teilnehmenden zu verankern und es gelingt vielleicht sogar, die Gäste in richtige Fans zu verwandeln. Einen wichtigen Anteil daran haben die programmlichen Inhalte, die Orientierung und Gesprächsstoff liefern. Am Ende des Tages ergänzt aber auch der richtige Merch die Botschaft, z.B. wenn die Besucher:innen mit witzig designten Socken die Message der Veranstaltung oder des Unternehmens in die Welt tragen.

3. Timing, Timing, Timing

Das beste Event verliert potenzielle Teilnehmende, wenn es zeitgleich zu weiteren branchenrelevanten Veranstaltungen stattfindet oder etwas anderes, z.B. eine Messe oder Preisverleihung, die Hotelpreise in die Höhe treibt. Solide Recherche nach einem passenden Datum ist daher Pflicht und sollte die Bedürfnisse der Zielgruppe konsequent in den Fokus rücken. Termine am Wochenende sind eher ein no go.

Ist das Datum gewählt, sollte alle Anstrengung in einen guten Projektplan fließen, denn gerade größere Events sind oft so kleinteilig, dass man schnell den Überblick verliert. Hier gilt es, die wichtigsten Deadlines einzutragen, die auch die verschiedenen Abhängigkeiten aufzeigen.

4. Programminhalt und Networking: besser Hand in Hand

Events leben von Inhalten. Communities bilden sich auf Basis von Gemeinsamkeiten. Die Aussicht darauf zieht das Publikum an und bietet Inspiration und Gesprächsstoff fürs Networking danach. Nach dem Input muss die Zeit für Austausch also ausreichend bemessen sein. Aber wie viel Zeit ist ausreichend? Zu viel Bühnenprogramm bedeutet weniger Zeit fürs Networking. Zu viel Zeit fürs Networking verursacht unangenehme Pausen.

Das Rezept: das Verhältnis ausgewogen gestalten und dabei auch die Anzahl der anwesenden Teilnehmenden berücksichtigen. Denn je mehr Personen vor Ort sind, desto länger werden die Schlangen am Buffet. Klare Empfehlung: Kaffeepausen immer mit mindestens 45 Minuten einplanen – Essenspausen mit einer Stunde ansetzen. Wer mag, kann kombinieren und explizite Networking-Formate wie etwa Thementische mit in die Pausen einplanen. Ein Get-together zum Ende schließt die Veranstaltung ab und bietet allen Teilnehmenden nochmals die Gelegenheit zum Austausch.

5. It’s all about people: die richtigen Menschen finden & die bestehende Community erweitern

Der Termin ist geplant, das Programm steht weitestgehend: Jetzt fehlen nur noch die passenden Gäste. Im ersten Schritt sind das bereits bekannte Kund:innen oder Mitglieder einer bestehenden Community. Hat die geplante Veranstaltung einen spezifischen Schwerpunkt, heißt es im nächsten Schritt, die Zielpersonen entsprechend zu segmentieren. Das hilft dabei, die richtigen Personen anzusprechen und den Streuverlust zu verringern. Natürlich tragen Veranstaltungen auch dazu bei, die Community sukzessive zu erweitern und neue Menschen an das Unternehmen zu binden oder für eine Mission zu gewinnen.

Aber wie finde ich diese? Hier hilft eine gezielte Platzierung in Newslettern oder Event-Kalendern von anderen branchenrelevanten Anbietern weiter. Auch Partnerschaften erweitern den Verteilerkreis. Egal für welchen (kombinierten) Weg man sich entscheidet: der Schlüssel ist das versiert eingesetzte Customer Relationship Management (CRM). Denn fühlen sich Gäste überfahren oder unhöflich behandelt, folgen Stornierung oder der Gast erscheint einfach nicht (No-Show). Wer den Servicegedanken konsequent in den Fokus rückt und zügig auf Teilnehmende zugeht, hat hingegen schon so manchen aufgebrachten Gast wieder glücklich gestimmt.

6. Namensschilder einbauen

Namensschilder sind eine unterschätzte Wunderwaffe, denn sie helfen nicht nur in der unangenehmen Situation, in der man sich an einen Namen nicht mehr erinnern kann. Angaben zum Unternehmen oder die Position unterstützen dabei, schon vor dem Gespräch einzuschätzen, ob es sich um einen relevanten Kontakt handelt. Vorausgesetzt die Info auf dem Schild ist gut zu lesen. Kreative Gimmicks wie Sticker, mit denen man z.B. seine Interessenfelder auf den Namensschildern sichtbar machen kann, machen die Sache noch leichter. Mein persönlicher Hack: Namensschilder mit Doppellochung. Sie bieten genügend Platz für den Namen, drehen sich während des Tragens nicht um und bringen außerdem die CI stärker zur Geltung. Die Rückseite ist außerdem ein guter Ort, um die Agenda mit einem QR-Code zu verlinken, den Lageplan abzudrucken oder vielleicht sogar ein Networking Tic-Tac-Toe einzubauen.

7. Event-Teilnehmende binden – langfristig!

Nach dem Event ist vor dem Event! Die Gäste sind verabschiedet und das Mobiliar ist abgebaut. Aber die Arbeit fängt eigentlich erst jetzt so richtig an. Denn wenn die Veranstaltung ohne Nachbereitung in den Tiefen der Ablage versinkt, wird sich kaum jemand daran erinnern.

Eine Dankes-Mail im Nachgang ist daher Pflicht. Das ist auch ein guter Moment, um zum Beispiel die Event-Fotos und Präsentationsunterlagen an die Teilnehmenden mitzusenden. Teilnehmer-Feedbacks helfen beim nächsten Mal zu optimieren – etwa hinsichtlich des Programms. Tatsächlich sind auch Rückmeldungen zur Atmosphäre wertvoll: Das Feedback zeigt, dass die Räumlichkeiten nicht perfekt im Hinblick auf die Akustik sind? Dann lohnt sich die Suche nach einer neuen Location. Und: Die bisherigen Teilnehmenden sollten auf jeden Fall als erstes angeschrieben werden, wenn die Veranstaltung erneut stattfindet und es Tickets gibt.

Fazit:

Wer ausreichend Passion und Detailliebe investiert, leistet nicht nur einen wichtigen Beitrag zur Brand Experience, sondern lässt die Gäste zu Fans der Marke, des Unternehmens oder zu Botschaftern einer bestimmten Mission werden. Dabei sind es meist die kleinen Dinge, die den Unterschied machen: eine nette Begrüßung bereits am Eingang, ein liebevoll ausgewähltes Gimmick zum Mitnehmen, ausreichende Versorgung mit Essen und Getränken. Greifen alle Elemente ineinander, bleibt die Veranstaltung mit ihrer Botschaft nicht nur positiv in Erinnerung, sondern bringt eine Community hervor, die sich auch in Zukunft wieder aktivieren lässt.

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Das ist die neue Info-Funktion auf WhatsApp

„Hallo! Ich benutze WhatsApp.“ – so unspektakulär sah der Infobereich auf WhatsApp bei vielen Usern lange aus, doch damit soll jetzt Schluss sein. Denn die Funktion erhält einen Neuanstrich, der stark an ein bekanntes Instagram Feature erinnert.

Es war die allererste WhatsApp-Funktion, noch vor privaten Nachrichten: Mit der Info war und ist es bis heute möglich, den Kontakten mitzuteilen, was gerade im eigenen Leben passiert. Dabei konnten die User zwischen Vorschlägen wie „Im Fitnessstudio“, „Auf der Arbeit“ und „Im Kino“ wählen oder alternativ selbst einen kurzen Text ihrer Wahl verfassen. Vor wenigen Wochen wurde bekannt, dass WhatsApp der OG-Info einen Neuanstrich verpassen will – und jetzt hat der Messenger die Neuerung offiziell verkündet. Die Info soll sichtbarer, interaktiver und einfacher nutzbar werden.

Wie bisher können die User mit der neuen Variante der Infofunktion einen kurzen Text (bei Bedarf ergänzt durch Emojis) schreiben, der ihren Freund:innen und ihrer Familie mitteilt, was sie gerade machen. Alternativ kann der Status auch über Gründe, aus denen du gerade nicht sprechen kannst, informieren – oder ein Thema aufgreifen, worüber du dich gerne unterhalten möchtest.

*Neuer Info-Bereich auf WhatsApp, © WhatsApp*

Wie im Bild zu sehen ist, lässt sich die Info jetzt nicht nur im Profil, sondern auch direkt in den Einzel-Chats finden. Damit ist diese deutlich sichtbarer als bisher. Wer auf die Info einer anderen Person eingehen möchte, kann diese im Chat einfach antippen und eine Antwort schreiben. Ob nur deine Kontakte oder auch andere User deine Info einsehen können, kannst du in den Datenschutzeinstellungen selbst festlegen.

Alternative zu Instagram Notes?

Mit der Neugestaltung der Info verschwinden die zuvor festgelegten Kurztexte, welche bisher ohne zeitliche Begrenzung angezeigt wurden, aus der App. Wenn du keine Info festlegst, bleibt der dieser zugewiesene Bereich im Profil damit leer. Wie lang deine neue Info angezeigt werden soll, kannst du in den Einstellungen auswählen. Standardmäßig läuft sie nach einem Tag ab – genau wie Instagram Notes. Bis die neue WhatsApp Info ähnlich umfassend genutzt wird wie das Pendant auf Instagram, könnte es noch etwas dauern, da ihr erweiterte Funktionen wie Musikintegration oder personalisierte Farbanpassung bislang fehlen.

Der optimierte Infobereich auf WhatsApp wird noch diese Woche für alle Mobile User global ausgerollt. Wir können bereits auf die Funktion zugreifen. Mit dem Launch nähert sich WhatsApp erneut Social-Media-Plattformen wie Instagram und Facebook an. Diese Entwicklung wird auch durch die nahende Einführung der Usernames vorangetrieben.

Usernames auf WhatsApp:
Endlich steht die Timeline fest

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Black Friday 2025: Kein Shopping-Wahn in Deutschland

Der Black Friday verändert sich – und deutsche Konsument:innen gehen eigene Wege. Rabatte sind längst nicht mehr alles; KI, Nachhaltigkeit und smarte Shopping-Strategien gewinnen an Bedeutung. Expert:innen-Statements, Studien und neue Tools zeigen, wie Marken das volle Potenzial des wichtigen Shopping Events ausschöpfen können.

Alle Jahre wieder steht der Black Friday vor der Tür – für viele Menschen ein Shopping Highlight, für Marken eine Gelegenheit, hohe Umsätze zu erzielen. Doch hat der Aktionstag noch seinen ursprünglichen Reiz? Wir haben mit Marketing-Expert:innen gesprochen, die ihre Einschätzung zum wichtigsten Shopping Event des Jahres teilen. Welche Faktoren sind wirklich entscheidend, worauf sollten Marken achten und welche Rolle spielen Gegen-Trends wie der Green Friday? Die Statements sowie aktuelle Einblicke zum Konsumverhalten findest du im Folgenden.

Expert:innen-Insights zu Strategie, Storytelling und KI am Black Friday

Der Black Friday ist längst mehr als nur ein Tag der Rabatte. Er hat sich zu einem strategischen Instrument entwickelt, das Marken vor neue Herausforderungen stellt. Stephan Fehske, Mitgründer und Geschäftsführer von addfame, beschreibt ihn kritisch als „psychologische Rechtfertigung des Kaufrauschs und zugleich ein strategisches Marktsteuerungsinstrument, das Marken in ein digitales Gefangenendilemma zwingt“. Auch Saskia Feiling, Marketing Managerin DACH bei Kolsquare, betont, dass die öffentliche Wahrnehmung von Brands zunehmend eine Rolle spielt:

Der Gegentrend Green Friday zeigt, dass Marken aus Reichweite Verantwortung machen können. Wer Haltung zeigt, gewinnt Vertrauen, auch am lautesten Verkaufstag des Jahres.

Fehske und Feiling verdeutlichen damit zwei Seiten derselben Medaille: Marken müssen Kaufimpulse steuern, gleichzeitig aber auch Haltung und Vertrauen aufbauen. Nicht nur ein feines Gespür für Konsumverhalten, sondern auch technologische Tools auf KI-Basis können über den Erfolg am Aktionstag entscheiden. Tanja Hilpert, VP Central (DACH und CEE) bei Zendesk, erklärt:

Black Friday 2025 wird zum Test für KI: Nicht Rabatte entscheiden, sondern wie gut Händler:innen KI-Assistenzen in Service und Einkauf integrieren.

Auch Johannes Paysen, Managing Director DACH von Seedtag, unterstreicht, dass es nicht allein auf den lautesten Rabatt ankommt:

Black Friday ist kein Mini-Weihnachten, sondern ein Moment maximaler Impulskäufe – wer Kontext und Emotion versteht, gewinnt, nicht der lauteste Rabatt.

Quirin Hasler, Co-Founder und CEO von Refluenced, greift diesen Gedanken ebenfalls auf und ergänzt die strategische Perspektive mit Blick auf das Influencer Marketing:

Am Black Friday setzen Marken auf Influencer, um Präsenz und Vertrauen gleichzeitig aufzubauen. Wir sehen zwei Arten von Brands: Die einen produzieren Content weit im Voraus und testen parallel verschiedene Creatives. Die anderen nutzen den Tag gezielt, um ihre Kampagne zu launchen. In beiden Fällen entscheidet Storytelling über die Performance, nicht der höchste Rabatt. Wer nur auf kurzfristige Deals setzt, verliert schnell an Glaubwürdigkeit und verschenkt Potenzial für langfristige Markenbildung.

Hasler macht damit deutlich, dass Storytelling und Timing essenziell sind, um sowohl kurzfristige als auch langfristige Ziele zu verbinden. Jonas Lembeck, Co-Founder und CEO von lehof, fasst den übergeordneten strategischen Anspruch zusammen:

Der Black Friday ist kein Startschuss, sondern ein Stresstest für Marken. Wer hier nur auf den Preis setzt, vergisst, dass dieser nur einer der vier Ps im klassischen Marketing-Mix ist. Um Relevanz und Vertrauen aufzubauen, sind Produkt, Platzierung und Promotion ebenso entscheidend. Starke Marken entstehen durch strategische Arbeit über das gesamte Jahr. Nicht durch kurzfristige Aktionen, sondern durch langfristige Haltung.

Wer die richtigen Prioritäten setzt, nutzt den Black Friday demnach als Chance für nachhaltiges Markenwachstum, nicht nur für kurzfristige Umsatzspitzen.

Online oder vor Ort? So shoppt Deutschland

Welche Entwicklungen beim Online Shopping zum Black Friday 2025 zu erwarten sind, zeigt eine aktuelle Analyse von MobiLoud. In der Studie wurde die Online-Shopping-Obsession verschiedener europäischer Länder miteinander verglichen. Dieser Index setzt sich zusammen aus den jährlichen Online-Ausgaben, dem Anteil der online gekauften Produkte und dem Prozentsatz der Bevölkerung, welcher regelmäßig online einkauft. Erstaunlich ist, dass Deutschland nur auf Platz sieben liegt. Für eine der größten Volkswirtschaften Europas ist das ein eher niedriger Rang. Der durchschnittliche Jahresumsatz pro Person liegt bei 1.654 Euro. Ein möglicher Grund ist, dass viele Konsument:innen weiterhin auf den stationären Handel setzen. An der Spitze der Rangliste stehen Großbritannien, die Niederlande und Norwegen.

Auch Zahlen aus der Criteo Consumer Sentiment Index-Studie liefern spannende Einblicke, die ein ähnliches Bild zeichnen: 57 Prozent der Befragten planen, Angebote im stationären Handel zu nutzen – verglichen mit 77 Prozent, die online einkaufen möchten. Ebenfalls 57 Prozent geben an, neue Online Shops ausprobieren zu wollen, bei denen sie bisher noch nicht gekauft haben.

*Einblicke in das Kaufverhalten zum Black Friday 2025, © Criteo*

Gerade zum Black Friday zeigen sich deutliche Effekte der aktuellen Wirtschaftslage auf das Konsumverhalten: Rund ein Drittel der befragten Menschen in Deutschland plant, weniger Geld pro Geschenk auszugeben, während etwa ebenso viele ihre Kaufgewohnheiten nicht ändern möchten. Damit weichen deutsche Konsument:innen vom globalen Trend ab. Ein zentraler Faktor zur Kostenoptimierung ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz beim Online Shopping. So geben 62 Prozent an, dass ihnen KI-gestützte Chatbots den Einkauf erleichtern. 44 Prozent nutzen KI vor allem, um Produkte zu vergleichen, 39 Prozent, um die besten Preise zu ermitteln.

Neue Werbe-Tools für ein erfolgreiches Q5

Auch jenseits des Black Friday und der Feiertage bieten sich für Marken zum Jahresende Umsatzchancen. Die Zeit nach Weihnachten und zum Jahresbeginn, bekannt als Q5, wird häufig unterschätzt – dabei liefert sie enormes Potenzial für den Handel. Laut Meta geben 74 Prozent der Weihnachtseinkäufer:innen an, dass sie auch nach den Feiertagen weiterhin aktiv shoppen. Für eine effektive Nutzung dieses Zeitfensters können Werbetreibende auf neue Werbelösungen von Meta zurückgreifen. Diese sollen Marketern helfen, in Q5 hochwertige Leads zu generieren und Conversion-Prozesse zu optimieren. Besonders praktisch: Die Advantage+ Lead-Kampagnen stehen jetzt weltweit zur Verfügung. Die End-to-End-Automatisierung nutzt Meta AI, um kosteneffizient und in großem Umfang Leads zu identifizieren.

*Metas Advantage+ Lead-Kampagnen, © Meta*

Darüber hinaus erleichtert Meta die Integration von CRM-Systemen über die Conversions API. So können Werbetreibende über Zapier bis zu 100.000 Lead Events senden, während die Salesforce Sales Cloud erstmals direkt mit der Conversions API von Meta verknüpft werden kann. Auch Metas neues Generative Ads Model (GEM) soll Advertisern eine optimierte Werbe-Performance ermöglichen, indem mithilfe von KI zahlreiche Datenpunkte der User für besseres Targeting genutzt werden.