Überstunden? Diese ChatGPT Prompts sparen massiv Zeit im Job

1. Meeting-Vorbereitung: „Erstelle basierend auf meinen bisherigen Interaktionen mit [Person] eine Liste von fünf Themen, die für unser nächstes Meeting wahrscheinlich am wichtigsten sind.“
2. Projekt-Update: „Erstelle einen Projektbericht basierend auf meinen E-Mails, Chats und Meetings in [Serie]: Vergleiche KPIs mit Zielen, liste Erfolge und Rückschläge, nenne Risiken und Wettbewerbsbewegungen und ergänze mögliche schwierige Fragen mit Antworten.“
3. Launch Check: „Sind wir auf Kurs für den [Produkt]-Launch im November? Prüfe den Fortschritt der Entwicklung, Ergebnisse von Pilotprogrammen und Risiken. Gib mir eine Wahrscheinlichkeit.“
4. Zeitanalyse: „Überprüfe meinen Kalender und meine E-Mails des letzten Monats und erstelle fünf bis sieben Kategorien für Projekte, an denen ich gearbeitet habe, inklusive prozentualem Zeitanteil und kurzer Beschreibung.“
5. Meeting-Briefing: „Analysiere [ausgewählte E-Mail] und bereite mich auf das nächste Meeting in [Serie] vor, basierend auf den bisherigen Diskussionen mit Manager und Team.“

Die Prompts zeigen, dass KI längst Aufgaben wie Vorbereitung, Planung und Analyse übernehmen kann. Parallel wächst die Infrastruktur. ChatGPT verarbeitet inzwischen (Stand 22. Juli 2025) mehr als zwei Milliarden Prompts pro Woche. OpenAI entwickelt den Dienst zunehmend zu einer Kombination aus Suchmaschine und AI Chatbot – und macht ihn so von einem digitalen Support Tool zum zentralen Zugangspunkt ins Netz.

Forbes zeigt: Mit diesen 5 Prompts sparst du über 10 Stunden pro Woche

Mit den richtigen ChatGPT-Eingaben lassen sich pro Woche über zehn Stunden einsparen, wie der US Publisher Forbes berichtet: Laut ResumeBuilder nutzen bereits rund 25 Prozent der Anwender:innen Prompts, die Zeit freisetzen – die meisten jedoch weiterhin für einfache Einzelaufgaben. Auch eine Studie von Microsoft und dem Marktforschungsinstitut Civey zeigt, wie tief KI bereits im Arbeitsalltag verankert ist. Und der neue ChatGPT Agent von OpenAI automatisiert sogar ganze Arbeitsabläufe, die bisher stundenlange manuelle Arbeit erforderten.

OpenAIs neuer ChatGPT Agent übernimmt jetzt deine To-dos

Forbes hat fünf Prompts vorgestellt, die eindrucksvoll zeigen, wie ChatGPT Agents komplexe Workflows übernehmen. Hier die übersetzten Vorlagen:

1. Recherche und Präsentation: „Recherchiere die drei größten Wettbewerber:innen in [meiner Branche], sammle aktuelle Presseberichte und Finanzdaten, fasse die Ergebnisse in einer PowerPoint-Präsentation mit zehn Folien und Diagrammen zusammen und exportiere die Datei in mein Google Drive.“
2. Meeting-Planung: „Überprüfe meinen Arbeitskalender für diese Woche, sende Terminanfragen an [Namen] und füge bestätigten Meetings automatisch Agendanotizen aus den LinkedIn-Profilen der Teilnehmenden hinzu.“
3. Compliance-Übersetzung: „Lade die neuesten Vorschriften von [offizielle Website] herunter, extrahiere die wichtigsten Kontrollpunkte in eine Excel-Tabelle und sende sie per E-Mail mit Fristvorschlägen an mein Compliance Team.“
4. Spesenabrechnung: „Logge dich in mein Unternehmensausgabenportal ein, lade die Transaktionen dieses Monats im CSV-Format herunter, kategorisiere die Ausgaben anhand meiner Labels aus dem letzten Quartal und lade die abgestimmte Datei hoch.“
5. Vertrags-Management: „Wenn ein Vertrag in meinem Gmail-Posteingang ankommt, lade ihn herunter, fasse die wichtigsten Klauseln in Stichpunkten zusammen, füge die Zusammenfassung meinem Notion-Projektboard hinzu und benachrichtige mich in Slack, sobald alles abgeschlossen ist.“

Hier wird deutlich: Es geht nicht um einzelne Aufgaben. Jeder Prompt ist so strukturiert, dass er eine Kette von Schritten anstößt und damit stundenlange Arbeit ersetzt.

So startest du mit agentischer KI im Job

OpenAI hat im Sommer 2025 den ChatGPT–Agent-Modus veröffentlicht – ein Modus, der über klassische Prompt-Antwort-Mechanismen hinausgeht und ganze Workflows übernimmt. Statt Einzelschritte auszuführen, kann die KI nun Apps wie Gmail, Kalender, Präsentations-Software und mehr direkt einbinden. Nachdem der Agent-Modus zunächst für Pro-, Plus- und Team-Nutzer:innen in den USA verfügbar war, ist er inzwischen auch für Pro Accounts in Europa – konkret im EWR und in der Schweiz – freigeschaltet. Außerhalb dieser Regionen müssen sich Pro-Nutzer:innen noch gedulden, der globale Roll-out ist jedoch bereits angelaufen. Für Enterprise folgt der Zugang in Kürze.

So gelingt der Einstieg in 3 Schritten:

1. App auf die aktuellste Version aktualisieren.
2. Den Agent-Modus in den Einstellungen aktivieren oder im Chat per „/agent“ starten (Chatbase erklärt den Ablauf).
3. Tools wie Gmail, Notion oder Slack über Konnektoren verbinden, damit Workflows automatisiert laufen.

Forbes hebt diesen Setup-Prozess als zentrale Grundlage hervor, damit mehrstufige Automatisierungen zuverlässig funktionieren. Auch OpenAI selbst dokumentiert die Funktion im Hilfebereich.

7 Profi-Tipps für bessere Prompting-Ergebnisse mit dem ChatGPT Agent:

1. Komplexe Abläufe in nummerierte Schritte zerlegen: Formuliere Workflows in klarer Reihenfolge: Schritt 1, Schritt 2, Schritt 3. So versteht der Agent, was zuerst, danach und zuletzt passieren soll. Beispiel: „1. Lade aktuelle Presseberichte herunter. 2. Extrahiere die wichtigsten Zahlen. 3. Fasse sie in einer Tabelle zusammen.“
2. Ziel und Format der Ausgabe genau angeben: Sag der KI, wie das Ergebnis aussehen soll: etwa als PowerPoint mit zehn Folien, eine Excel-Tabelle oder eine CSV-Datei. Je konkreter du bist, desto passgenauer wird die Ausgabe.
3. Verwendete Apps konkret benennen: Nenne die Tools, in die Ergebnisse geschrieben oder aus denen Daten gezogen werden sollen. Statt nur „Speichere die Datei“, besser „Speichere die Präsentation in Google Drive“ oder „Lege die Notizen in meinem Slack Channel #projekte ab“.
4. Prompts iterativ verfeinern: Teste deine Eingaben mehrfach und passe sie an. Wenn das Ergebnis nicht stimmt, verändere einen Schritt oder ergänze Details. Kleine Korrekturen machen oft einen großen Unterschied.
5. Überprüfungs- und Genehmigungsschritte einbauen: Lass dir kritische Ergebnisse zuerst anzeigen, bevor sie weiterverarbeitet werden. Etwa: „Zeige mir die Excel-Liste und warte auf meine Freigabe, bevor du sie an das Compliance Team sendest.“
6. Zusammenfassungen oder Protokolle anfordern: Bitte den Agent, dir eine Übersicht seiner Arbeitsschritte oder Ergebnisse bereitzustellen. So kannst du nachvollziehen, was die KI gemacht hat und wo Anpassungen nötig sind.
7. Kontext wie Fristen und Qualitätsstandards hinzufügen: Ergänze Hintergrundinformationen, Deadlines oder Anforderungen an Genauigkeit und Umfang. Beispiel: „Fasse die Ergebnisse in maximal 300 Wörtern zusammen und markiere offene Risiken bis zum 15. Oktober.“

Verlass dich nicht blind auf KI – Prompts brauchen Kontrolle

Automatisierte Workflows können enorme Zeitgewinne bringen, doch sie sind kein Selbstläufer. Vor allem bei sensiblen Prozessen wie Käufen oder Logins bleibt die Bestätigung durch Nutzer:innen Pflicht. Ergebnisse sollten sorgfältig geprüft werden, insbesondere wenn Zahlungen oder externe Webseiten involviert sind. Auch regionale Beschränkungen einzelner Funktionen sind möglich.

Forbes betont: Wer sich früh mit dem Agentic Mode vertraut macht, verschafft sich einen klaren Vorteil. Denn KI-Automatisierung wird im Büroalltag schnell zum Standard. Satya Nadellas Beispiele zeigen, wie tief Copilot bereits in operative Abläufe eingreift. Gleichzeitig wird deutlich, dass jeder kritische Schritt eine Bestätigung braucht. Ohne Aufsicht drohen falsche Entscheidungen oder riskante Automatismen.

Die Qualität hängt entscheidend von der Präzision der Prompts ab. Wer Rollen klar definiert, Aufgaben in logische Schritte zerlegt und Formate vorgibt, erhält konsistente Resultate. Vage Eingaben führen dagegen leicht zu Fehlern. Deshalb gilt: Genehmigungsschritte einbauen, Ergebnisse prüfen, Verantwortung behalten.

Richtig eingesetzt, verschieben Prompts die Grenzen der Produktivität. Meeting-Briefings, Wettbewerbsanalysen oder Spesenabrechnungen entstehen in Minuten statt Stunden. GPT-5 verändert damit die Struktur der Arbeit grundlegend. Wer die Möglichkeiten von KI gezielt nutzt, behält den Überblick, punktet im Unternehmen mit Effizienz – und gewinnt zugleich Zeit für neue Projekte oder auch eine zusätzliche Kaffeepause.

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