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Maro Coffee: „Wollten nur guten Kaffee“ – wie zwei Freunde ein 5.000€-Produkt bauten

Die Geschichte von Maro Coffee beginnt fast da, wo Gründergeschichten klassisch anfangen. Zwar nicht in einer Garage, dafür aber in einem Kinderzimmer. Dort bauten Max Grimm und Robin Kuprat schon als Kinder Sachen auseinander und wieder zusammen. „Robin ist seit der 6. Klasse mein Bastelkumpel“, sagt Grimm. Und irgendwann begannen sie, an Siebträgermaschinen zu schrauben.

Gründer bauten an einer defekten Siebträgermaschine

Eigentlich wollte Grimm einfach nur sehr guten Espresso machen können, sagt er. Zweimal kaufte er sich eine Siebträgermaschine: Die erste bereitete ihm nur Frust. Das Brühen sei zu kompliziert gewesen, der Kaffee habe ihm nicht geschmeckt. Also kaufte er eine weitere Maschine, ein italienisches Modell, das aber defekt war – Kaputt-Cino statt perfektem Espresso.

Und damit tauchten die Gründer in ein Rabbit Hole ein.

Gemeinsam mit Kuprat baute er die Maschine auseinander. „Das Coole an alten Geräten ist die Dummheit, die zur Exzellenz ausgearbeitet wurde“, sagt Grimm. Heißt: viel umständliche Technik für ein einfaches Ergebnis. Der Defekt? „Ein kleines bisschen Kalk“, sagt Grimm. Da sei ihnen bewusst geworden, wie anfällig die Maschinen sind.

Aber Grimm wollte mehr. Er wollte alles, was ihn an Siebträgermaschinen störte, verbessern: lange Aufheizzeit, unregelmäßige Brühtemperatur, hoher Energieverbrauch. Die beiden Gründer befestigten Sensoren, um mehr über Temperatur, Druck und Wasserdurchfluss zu erfahren. Sie kauften Bauteile und Schaltkreise, schrieben Programme und steuerten die Siebträgermaschine über den Laptop. „Wir haben Robins Eltern erzählt, dass er fürs Studium auf jeden Fall ein Oszilloskop [Anm. d. Red.: ein elektronisches Messgerät] braucht“, sagt Grimm. Das Wissen eigneten sich die Beiden selbst an, wobei Kuprat zu der Zeit Ingenieurinformatik studierte. Learning by doing.

Der erste Prototyp „Frankenstein“

Dann stand er da, der Prototyp. Von den beiden Gründern liebevoll auch „Frankenstein“ genannt. Diese Version heizte stabiler als herkömmliche Maschinen und ließ sich über Laptop-Programme besser kontrollieren, sagt Grimm.

Links der Laptop mit dem Grimm und Kuprat die alte Siebträgermaschine steuern.

Mit „Frankenstein“ bereitete Grimm sich tatsächlich seinen Kaffee zu. Einfach war das nicht: 40 Kabel führten rein und raus. Zwei Netzstecker und zwei USB-Kabel mussten in der richtigen Reihenfolge verbunden werden. „Wenn man irgendwas falsch gemacht hat, war es fatal“, sagt Grimm.

Aber Grimm und Kuprat waren sich sicher: Sie hatten etwas geschaffen, was auch für andere funktioniert, „vorausgesetzt man bekommt weniger Stromschläge“, so Grimm.

Also gingen Grimm und Kuprat weiter ins Rabbit Hole. Next Stop: Startup werden.

Die beiden waren zu dem Zeitpunkt 19 Jahre alt, hatten von Gründung keine Ahnung und gingen zu einer Gründungsberatungsstelle. „Danach dachten wir, wir brauchen sechs Monate für die Produktentwicklung und 48.500 Euro und dann haben wir eine Firma. Aber so viel Geld hatten wir nicht auf unserem Taschengeld-Konto und so lief es natürlich auch nicht.“

Zwischen Studium und Engineering

Wer die Beiden bei ihrem Vorhaben dann unterstützte? Jürgen John. Er führt ein Elektro-Unternehmen in Suhl namens Profektus. John gab Grimm und Kuprat einen Raum, Werkzeuge und Geld für Bauteile, aber kein festes Kapital, sagt Grimm. „Jürgen mochte unseren Drive und wollte uns eine Chance geben. Seine Motivation war uns bisschen Spielgeld zu geben und im schlimmsten Fall hat er nach einem halben Jahr vielleicht zwei motivierte Mitarbeiter.“

Aber: Die beiden Gründer mieteten sich eine Wohnung in Suhl, teilten sich 1,5 Jahre ein Ehebett – unter der Woche Studium und Bundesfreiwilligendienst, am Wochenende engineeren. Sie investierten ihr Geld aus Nebenjobs in die Entwicklung der Kaffeemaschine und lebten ein Jahr lang von der Thüringer Gründerprämie. Mitten in Corona.

Von Anfang 2021 bis Oktober 2022 haben Grimm und Kuprat dieses Modell in Suhl erweitert, verändert und getuned, bis sie mit der technologischen und thermodynamischen Entwicklung zufrieden waren.

Das Produkt von Maro Coffee

Am Ende stehen zwei Jahre Produktentwicklung. Aus der Spielerei wurde eine Geschäftsidee. Aus „zwei bastelnden Dudes“ wurden Gründer. Aus Frankenstein ein Luxusprodukt.

Das Versprechen der heutigen Siebträgermaschine von Maro Coffee im Vergleich zu herkömmlichen Maschinen? Kürzere Aufheizzeit, konstante Temperatur und weniger Energieverbrauch.

Das Modell von Maro Coffee hat zudem ein Display und drei Modi: von Anfänger bis Kaffee-Nerd. Die Maschine gibt Tipps, was man beim Brühen besser machen kann und sorgt dafür, dass der Kaffee immer gleich schmeckt – wenn man einmal für sich die passende Rezeptur gefunden hat. Kostenpunkt: 5.000 Euro.

Eine Kickstarter-Kampagne 2022 brachte zunächst „mäßigen Erfolg“, sagt Grimm – acht verkaufte Maschinen. Aber bei 5.000 Euro pro Stück reichte das für die Produktion. 2023 folgte der Soft-Launch. „Wir wollten ein Luxusprodukt in einen von wenigen Marken dominierten Nischenmarkt drücken. Wir waren saugeil naiv.“

Strategie für den Markenaufbau

Kundenservice ist für Grimm das wichtigste Credo für Erfolg. Die Strategie von Maro Coffee: Markenaufbau durch Vertrauen und Präsenz. Dazu gehören auch Messen. Dort stellen Grimm, Kuprat und das Team von Maro Coffee die Siebträgermaschine vor, erklären ihr Produkt, zeigen, wie es funktioniert. Denn Kaffee-Nerds sind sehr dogmatisch – und skeptisch, sagt Grimm. Der perfekte Kaffee? Eine Wissenschaft für sich. Ihr Verkaufsansatz ist bewusst D2C gewählt: „Wir wollten uns nicht auf die Szene verlassen, die es geschafft hat, 70 Jahre alte Technologie als Lifestyle zu verkaufen.“

Doch wer sind die Kunden von Maro Coffee? Die Zielgruppe habe Grimm am Anfang falsch definiert. „Ich hätte nie gedacht, dass so viele ältere Herren unsere Maschine kaufen“, sagt er. „Ich dachte, es wären relativ viele Marketing-Agenturen. Aber wir lernen aus den Verkäufen, dass wir mit unserem Produkt die Menschen vom Vollautomaten wegholen.”

Gründer bauten erste Maschinen selbst zusammen

Die ersten 60 Maschinen bauten und verschickten die Gründer peu à peu noch selbst. Ihr Alltag: nachts die Hardware zusammenbauen, tagsüber Software-Updates coden und anfängliche Kundenprobleme lösen. „Ich hab Robin um fünf Uhr morgens aufgeweckt, ihm einen Laptop ins Bett geschmissen und eine Seriennummer zugerufen, damit er aus der Ferne die Software resettet.“

Die ersten Maschinen, die die beiden Gründer selbst zusammengebaut haben.

Die ersten Kinderkrankheiten haben sie beseitigt, sagen die Gründer. Anfang 2025 haben sie eine weitere Charge mit 100 Maschinen ausgeliefert. Seither sind sie dabei, eine kontinuierliche Produktion aufzubauen.

In ihren Kinderzimmern sitzen die Gründer nicht mehr. Ihr Büro, das zeitgleich auch ein Showroom ist, haben sie in Leipzig. In der Nachbarschaft: Harley Davidson und Lamborghini. Den Standort Leipzig haben sie bewusst ausgesucht – hip, viele Cafés, junge Menschen, die in Startups arbeiten wollen. Ihre ersten Mitarbeiter haben die beiden Gründer auch schon eingestellt.

Einen Spillover-Effekt durch ihre Luxus-Nachbarschaften merken die Gründer noch nicht, sagt Grimm. Aber klar erhoffe er sich, dass die Kunden von Harley Davidson und Lamborghini auch im Showroom von Maro Coffee vorbeischauen.

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DHDL-Deal geplatzt: Wie es mit der Kniti-Windel ohne die Löwen weitergeht

Kniti traf in „Die Höhle der Löwen“ auf Widerstand. Am Ende gab es ein Deal mit Judith Williams – doch dieser ist nun geplatzt.

Die Idee zu Kniti entstand im Segelurlaub. 2019 kamen Manuela Miller-Feigl und Franziska Nowak, zwei beste Freundinnen und Mütter, die Idee für eine neu gedachte Windel. Mit Kniti wollen sie für Alltagsprobleme vieler Mütter – wie wunde Babyhaut und die enorme Menge an Plastikmüll – eine nachhaltige und schonende Alternative bieten.

„Mich hat der anfallende Müll einfach schockiert“, erklärt Nowak rückblickend. Jedes Jahr werden in Deutschland etwa 3,6 Milliarden Einwegwindeln entsorgt. Sie machen rund zehn Prozent des Restmülls aus. Ein Volumen, das laut den Gründerinnen etwa 120 Wolkenkratzern entspricht. „Eine echte Einwegwindelcity“, so Nowak. Für Miller-Feigl, die Textiltechnologin ist, war klar: Das muss auch anders gehen.

Die Idee: Eine Windel, die Kind und Klima schont

Kniti ist das Ergebnis dieser Überlegung: ein Hybridsystem, das die besten Eigenschaften von Stoff- und Einwegwindeln kombiniert. Es besteht aus zwei Teilen. Einer Außenwindel in schwarz oder grün mit einer atmungsaktiven, geschweißten Wanne sowie der Innenwindel aus einem eigens entwickelten Garn: dem sogenannten Kniticore.

Dieses Garn sei extrem dünn, weich und dennoch hochsaugfähig. In einem Test mit 75 Millilitern Flüssigkeit, ungefähr der Menge, die ein Kind nach dem Mittagsschlaf ausscheidet, zeige sich laut den Gründerinnen, dass die Flüssigkeit gleichmäßig aufgenommen und im gesamten Windelinneren verteilt wird. Das Material sei zudem so konzipiert, dass es bei 60 Grad waschbar und damit wiederverwendbar ist.

Laut den Gründerinnen halte eine Kniti-Windel „locker zwei Kinder durch“ und spare dabei rund 1.000 Euro im Vergleich zu Einwegwindeln. Ergänzt wird das Wickel-System durch das sogenannte Poo-Paper, das als Filter fürs große Geschäft dient und das Waschen erleichtern soll.

Kritik für zu hohe Bewertung

In ihrem Pitch forderten die beiden Gründerinnen 400.000 Euro für zehn Prozent und stießen damit auf scharfe Kritik. „Ich muss euch wachrütteln“, so Jannah Ensthaler, die die Bewertung als „Frechheit“ bezeichnete. Auch Carsten Maschmeyer sah die Forderung als deutlich überzogen, bewunderte aber den Mut der Gründerinnen: „Die Bewertung ging in die Hose, aber es ist mutig.“

Miller-Feigl und Nowak verteidigten ihren Unternehmenswert: Schon in der ersten Finanzierungsrunde – vor Markteintritt – sei Kniti mit drei Millionen Euro bewertet worden. Die Windel sei nur der Anfang, betonte Nowak. Ihre Technologie könne perspektivisch auch im Bereich Inkontinenz, Menstruation, Läufigkeitshöschen für Hunde oder sogar im Automotive-Sektor Anwendung finden. Ein Autohersteller habe bereits Interesse signalisiert.

Doch diese Vision war für einige Löwen noch zu weit in der Zukunft. Dagmar Wöhrl kommentierte: „Ich weiß gar nicht, wann das Investment zurückkommen soll.“

Warum der Deal platzte

Am Ende bleibt nur Judith Williams übrig, die unter der Bedingung, dass die Gründerinnen bei der Bewertung einlenken, Interesse zeigte. Am Ende stand ein Deal auf dem Papier: 400.000 Euro für zunächst 15 Prozent, dazu ein Royalty-Modell, bei dem Williams die Hälfte ihres Investments über Produktverkäufe zurückerhält. Weitere 15 Prozent sollten später über Meilensteine dazukommen.

Doch der Deal platzte nach der Aufzeichnung der Show.

Auf Nachfrage erklärte das Gründerinnen-Duo: „Nach intensiven Gesprächen haben wir gemeinsam entschieden, den in der Sendung vereinbarten Deal nicht weiterzuverfolgen. Im Laufe des Austauschs wurde deutlich, dass unsere strategische Ausrichtung nicht ausreichend übereinstimmt.“

Wie geht es weiter mit Kniti?

Seit der Aufzeichnung sei viel passiert, erzählen die Gründerinnen. Sie befinden sich derzeit in einer größeren Investitionsrunde, die noch im September abgeschlossen werden soll. Zudem sei der Fokus mittlerweile verstärkt auf den B2B-Bereich gerichtet, insbesondere auf Anwendungen im Inkontinenzbereich, wo bereits erste Pilotprojekte gestartet wurden.

Auch das Herzstück des Produkts, das patentierte Garn, steht kurz vor der Zielgeraden: „Noch nicht ganz, aber wir sind auf einem sehr guten Weg. Wir haben bereits die Rückmeldung bekommen, dass unsere Idee patentfähig ist, und uns fehlt nur noch der letzte Schritt. Unser Ziel ist es, das Patent noch in diesem Jahr abzuschließen.“

Von der TV-Ausstrahlung erhoffen sich die beiden Gründerinnen mehr Sichtbarkeit: „Wir möchten zeigen, dass es eine funktionierende und alltagstaugliche Alternative zu Wegwerfprodukten gibt. Eine Lösung, die Nachhaltigkeit einfach macht, ohne den Alltag komplizierter zu gestalten.“

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+++ Rethink Ventures +++ Startup-Report +++ hye +++ Die Millionenidee +++ Ralf Dümmel +++

#StartupTicker

+++ #StartupTicker +++ Rethink Ventures gibt Vollgas bei Investments +++ Startup-Report: Mitarbeiterbeteiligungen sind in +++ Food-Startup hye ist insolvent +++ „Die Millionenidee“: Löwe Ralf Dümmel bekommt eigene Show auf SAT.1 +++

+++ Rethink Ventures +++ Startup-Report +++ hye +++ Die Millionenidee +++ Ralf Dümmel +++

Was gibt’s Neues? In unserem #StartupTicker liefern wir eine kompakte Übersicht über die wichtigsten Startup-Nachrichten des Tages (Donnerstag, 25. September).

#STARTUPLAND

SAVE THE DATE: Am 5. November findet unsere zweite STARTUPLAND statt. Es erwartet Euch wieder eine faszinierende Reise in die Startup-Szene – mit Vorträgen von erfolgreichen Gründer:innen, lehrreichen Interviews und Pitches, die begeistern. Mehr über Startupland

#STARTUPTICKER

Rethink Ventures
+++ Aufbruchstimmung! Der Münchner Mobility-Geldgeber Rethink Ventures, hinter dem der ehemalige Atlantic Labs-Macher Jens-Philipp Klein und Matthias Schanze (Next47) stecken, fiel in den vergangenen Wochen gleich mehrfach durch spannende Investments auf. Die Bajuwaren, deren erster Fonds rund 50 Millionen Euro schwer ist, investierten zuletzt in Hyperdrives, pyck und Nautica Technologies. Hyperdrives aus München entwickelt elektrische Antriebssysteme mit neuen Maßstäben. Das Logistik-Startup pyck bezeichnet sich selbst als das “Warehouse Management System der nächsten Generation”. Das Robotik-Startup Nautica Technologies tritt an, um “die Wartung von Schiffsrümpfen neu zu definieren”. Die Bandbreite von Rethink Ventures ist trotz der engen Vorgaben somit enorm! “We believe in redefining the transportation sector together. Rethink Ventures supports visionary entrepreneurs in building the next generation of European logistics, supply chain, and mobility tech companies”, heißt es zur Ausrichtung des Investors. Zu den weiteren Investments des Teams gehören unter anderem shipzero, S2data, driveblocks, Logistikbude, enabl und Rail-Flow. Mehr über Rethink Ventures

Startup-Report
+++ Zur Lage der Startup-Nation! Der Digitalverband Bitkom legt den “Startup-Report 2025” vor. Ein wichtiges Thema dabei sind Mitarbeiterbeteiligungen. “Fast alle Startups in Deutschland sind bereit, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Unternehmen zu beteiligen. Bislang nutzen 40 % diese Möglichkeit, weitere 47 % können sich das für die Zukunft vorstellen. Nur 8 % beteiligen ihre Beschäftigten nicht am Unternehmen und schließen das auch künftig aus”, heißt es in einer Presseaussendung zum neuen Report. Die meisten Unternehmen setzen dabei auf virtuelle Anteile (28 % ), gefolgt von Anteilsoptionen (9 % ) und realen Anteilen (8 %). Weitere wichtige Themen: Für Startups sind Bürokratie (63 %), Vertrieb und Kundengewinnung (61 %) sowie Kapitalbeschaffung (52 %) derzeit die größten Herausforderungen. Der durchschnittliche Kapitalbedarf liegt bei 2,5 Millionen Euro. Künstliche Intelligenz ist inzwischen Standard: 82 % der Startups setzen KI ein. (Bitkom) Mehr zum Startup-Report

hye
+++ Offline! Das Food-Startup hye aus Augsburg ist insolvent. Zum Insolvenzverwalter wird Liebig Max bestellt. hye, 2021 von den Little Lunch-Gründern Denis und Daniel Gibisch, Andre Klan sowie der Influencerin und Moderatorin Cathy Hummels gegründet, positionierte sich als “Mental Wellbeing-Getränk”. Die Warsteiner Gruppe investierte zuletzt in hye. Auch prominente Namen sind kein Garant für einen Erfolg. Zumal das gesamte Food-Segment es zuletzt nicht leicht hatte. Mehr in unserer Offline-Rubrik

Die Millionenidee
+++ Löwe Ralf Dümmel geht fremd! “Die Millionenidee” geht im kommenden Jahr bei SAT.1 und Joyn auf Sendung. Und darum geht es: “Ralf Dümmel und sein Expertenteam geben Menschen mit Visionen die Chance ihres Lebens. Die einmalige Möglichkeit, aus einem Gedanken etwas ganz Großes zu machen. Von der Auswahl über die Weiterentwicklung, den Praxistest bis hin zum Sprung in den Handel – die Zuschauerinnen und Zuschauer sind hautnah bei jedem Schritt dabei. Ralf Dümmel geht all in – und trägt allein das volle Risiko. Der Gewinn wird nach Abzug aller Kosten gerecht 50:50 geteilt. Für wen wird aus einer Idee der große Durchbruch? Wer hat sie – die eine Idee, die alles verändert?” Die SAT.1-Sendung bedeutet aber nicht das Aus für Dümmel im Löwenrudel. “Ich bleibe definitiv bei ‘Die Höhle der Löwen’. Das Format ist und bleibt mein absolutes Herzensprojekt. Mit ‘Die Millionenidee’ habe ich nun ein weiteres Herzensprojekt”, sagt der Regal-Löwe. Bewerbungen sind ab sofort möglich. (DWDL) Mehr über Die Höhle der Löwen

Eterno
+++ “Täglich werden über 1.000 Patienten an allen Standorten zusammen behandelt”, sagt Timo Rodi, Gründer des Healthcare-Startups Eterno. “Parallel dazu wächst unsere Eterno Cloud: Hunderte Praxen nutzen bereits unsere Softwarelösungen”, führt er weiter aus. Mehr über Eterno

Startup-Radar
+++ Es ist wieder Zeit für neue Startups! Heute stellen wir diese Jungunternehmen vor: Prepair, Autonomiq, Fioro, Schaffsch und AVALY. Mehr im Startup-Radar

#DEALMONITOR

Investments & Exits
+++ DefensTech Auterion erhält 130 Millionen +++ deskbird sammelt 23 Millionen ein +++ Finanzspritze für K2 Mobility +++ Amadeus Fire Group kauft Masterplan.com +++ SoftProject kauft Blueway. Mehr im Deal-Monitor

Was ist zuletzt sonst passiert? Das steht immer im #StartupTicker

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Buchhaltung: Die 7 teuersten Fehler – und wie du sie vermeidest

Zwischen Roadmap, Retention-Rate und Runway bleibt oft wenig Raum für steuerliche Details. Doch genau die entscheiden, ob dein Startup auf sicherem Fundament steht oder hinten raus teuer wird. Denn das Finanzamt interessiert sich nicht für deinen Product-Market-Fit, sondern für korrekte Zahlen, Nachweise und Fristen.

Erfahrungsgemäß sind es nicht die großen Skandale, die Startups ins Straucheln bringen, sondern banale Fehler mit teuren Folgen. Wer die Stolperfallen kennt, kann sie souverän umschiffen und sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Wachstum mit Substanz.

Fördergelder und Kredite falsch verbucht – gefährlicher Rechenfehler

In der Frühphase greifen viele Startups auf öffentliche Fördermittel oder zinsgünstige Gründerkredite zurück. Was beim Antrag noch akribisch dokumentiert wird, landet später oft unsauber in der Buchhaltung. Dabei ist klar: Fördergelder müssen zweckgebunden verwendet und transparent nachgewiesen werden – inklusive Belegen, Zeitnachweisen oder projektbezogener Buchungen. Falsche oder doppelte Verbuchungen gelten nicht nur als Verstoß gegen die Förderbedingungen, sondern wirken sich auch negativ auf Folgefinanzierungen aus.

50.000 Euro erhielt ein ClimateTech-Startup aus einem Innovationsprogramm. Über das Projektkonto verbuchten die Gründer parallel ihre privaten Reisekosten. Mit der Folge: Eine Rückforderung von 18.000 Euro , vorübergehender Förderstopp und Rückfragen der Investoren. Wer Fördermittel nicht korrekt managt, riskiert nicht nur Ärger mit der Behörde, sondern verliert auch Vertrauen bei Business Angels und VCs – insbesondere in Due-Diligence-Prozessen ein echtes Warnsignal.

Auslandseinkäufe ohne Zollblick – unterschätzte Steuerfalle

Technik von Alibaba, Software aus den USA, Werbemittel via Temu – für viele Gründer:innen Alltag. Was selten beachtet wird, ist die Einfuhrumsatzsteuer. Wird sie nicht korrekt deklariert oder verbucht, ist Ärger vorprogrammiert. Noch trickreicher ist das Reverse-Charge-Verfahren bei innergemeinschaftlichen Dienstleistungen. Wer ein Tool aus Irland einkauft, es aber als normale Ausgabe behandelt, riskiert eine Korrektur der Vorsteuer. Insbesondere bei digitalen Services aus dem Ausland sollte jedes Startup genau prüfen (lassen), welche steuerlichen Pflichten damit einhergehen – sonst wird’s teuer.

Jahrelang hatte ein Berliner Design-Startup Software-Abos aus dem EU-Ausland nicht korrekt gebucht. Es folgten 2.200 Euro Nachzahlung plus Honorar des Steuerberaters.

Firmenwagen & Homeoffice falsch verbucht – mit Folgen

Dienstwagen und Homeoffice gelten als Problemzonen. Ein Fahrzeug kann nur ins Betriebsvermögen eingebracht werden, wenn es mehr als 50 % betrieblich genutzt wird. Ohne Fahrtenbuch oder korrekte 1-%-Regelung droht eine teure Schätzung.

Ähnlich knifflig ist das Homeoffice. Einen Raum lässt sich nur geltend machen, wenn man nachweisen kann, dass er ausschließlich geschäftlich genutzt wird – ein Schreibtisch im Schlafzimmer zählt nicht. Ohne saubere Trennung zwischen privat und geschäftlich wird die steuerliche Gestaltung schnell zur Stolperfalle.

Ein Hamburger Solo-Gründer musste nach dem Verkauf seiner Wohnung 7.800 Euro versteuern, weil das betrieblich geltend gemachte Arbeitszimmer als steuerpflichtiger Veräußerungsgewinn angerechnet wurde.

Dienstreisen ohne Nachweise – nichts als verlorenes Geld

Investorengespräch in München, Kundenmeeting in Zürich, Konferenz in Lissabon – alles geschäftlich motiviert, steuerlich aber oft problematisch. Ohne klaren Reisezweck, Belege und Dokumentation werden selbst berechtigte Ausgaben nicht anerkannt. Ein AdTech-Gründer reichte Hotelkosten ein, hatte aber keinen Termin belegt. Es folgte keine Anerkennung und daher auch keine Erstattung. Reisekosten werden nur dann anerkannt, wenn sie sauber dokumentiert sind. Alles andere bleibt privat und damit steuerlich irrelevant. Bei einer Prüfung wurden noch vier weitere “Kombireisen” infrage gestellt, sodass das Startup am Ende rund 1.500 Euro an absetzbaren Kosten verlor.

Falsche Abschreibung – Kleinvieh macht auch Mist

Gründer:innen investieren oft pragmatisch: Laptop, Monitor, Schreibtisch. Eben dann, wenn die Dinge gebraucht werden und verbuchen alles sofort. Doch bei Geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) gelten klare Regeln: Einzelstücke bis 800 Euro netto, alles darüber muss über mehrere Jahre abgeschrieben werden.

Drei Designermöbelstücke à 600 Euro hatten es einem GreenTech-Team angetan, verbucht wurden sie einzeln als GWG. Das Finanzamt sah darin jedoch eine “funktionale Einheit”. Die Folge: keine Sofortabschreibung, sondern eine lineare Verteilung über fünf Jahre. Wird der Unterschied zwischen GWG und Sammelposten ignoriert, verschiebt sich der steuerliche Vorteil unnötig weit in die Zukunft.

Das Resultat: Im ersten Jahr fehlten rund 950 Euro als sofort abziehbarer Aufwand. Bei einem ohnehin knappem Cashflow ist das ganz besonders ärgerlich.

Gutscheine als Geschenk? Nur mit Steuerbrille

Gutscheine sind beliebt, aber deren steuerliche Behandlung hängt vom Gutschein-Typ ab. Einzweck oder Mehrzweck? Der Unterschied entscheidet über den Zeitpunkt der Besteuerung.
Ein E-Commerce-Startup verschenkte 50-Euro-Gutscheine für Amazon an treue Kund:innen. Gebucht wurden sie als Werbekosten ohne Umsatzsteuer. Tatsächlich handelte es sich dabei um Einzweck-Gutscheine, die beim Kauf steuerpflichtig sind. Daher lohnt sich bei Incentives der Blick in die Details, bevor der gute Wille ins steuerliche Minus kippt.

Im Nachgang mussten Umsatzsteuer plus Zinsen nachgezahlt werden. Insgesamt kamen so 1.300 Euro zusammen, die beim nächsten Mal wohl in Beratung fließen.

Google ersetzt kein Grundwissen

Viele Gründer:innen sind digital affin, sodass sie auch bei Steuerfragen auf YouTube, KI oder Foren zurückgreifen. Klingt effizient, führt aber oft in die Sackgasse. Denn was in einem Video logisch klingt, kann im konkreten Einzelfall falsch sein.

Ein FinTech-Gründer verließ sich bei der Umsatzsteuervoranmeldung auf ChatGPT – ohne Plausibilitätscheck. Falsche Zahlen und unvollständige Belege verursachten eine 6.000 Euro Nachzahlung, plus Steuerberatung für die nachträgliche Korrektur. Wissen aus dem Netz kann hilfreich sein, aber ersetzt weder eine fundierte steuerliche Beratung noch eine saubere Datenbasis. Die Aufarbeitung der Fehler kostete nicht nur Geld, sondern warf das Team im Reporting für Investoren um zwei Monate zurück.

Buchhaltung ist kein Nebenschauplatz

In der Gründungsphase ist die Buchhaltung zwar oft lästig, aber essenziell. Wer typische Fehler kennt, kann sie vermeiden. Wer sie ignoriert, zahlt drauf. Frühzeitige Beratung, ein solides Grundverständnis und saubere Prozesse machen den Unterschied.

Gute Ideen bringen bringen zwar dein Startup voran, aber korrekte Zahlen sichern seine Zukunft!

Über die Autorinnen
Sonja Bruns ist Geschäftsführerin der TeleTax GmbH, dem Online-Fortbildungsanbieter im Steuerwesen mit Sitz in Berlin. Als Tochterunternehmen des Deutschen Steuerberaterverbandes e.V. und seiner Landesverbände gestaltet TeleTax seit 2001 die digitale Weiterbildung für Steuerberater:innen und deren Teams maßgeblich mit.
Antje Faaß ist Steuerberaterin und Referentin bei TeleTax. Sie vermittelt komplexe Steuerthemen praxisnah und verständlich – mit einem klaren Blick für die Herausforderungen des Berufsalltags.

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