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Tool Overload: Warum mehr Software euch langsamer macht und Investoren nervös


In meiner Arbeit mit Startups, Scale-ups und VC-/PE-Portfoliounternehmen sehe ich ein wiederkehrendes Muster: Nicht fehlende Digitalisierung ist das Problem, sondern fehlende Architektur. Ein Gastbeitrag von Alina Nauen (torq.partners)

Startups lieben Tools. Ein neues Tool verspricht Transparenz, Geschwindigkeit und Skalierung. Und für jedes Problem gibt es eine Tool-Lösung: Accounting, Invoicing, Spend Management, Human Resources, Business Intelligence, Forecasting, Reporting für Investoren. Trotzdem stehen viele Startups nach wenigen Jahren vor einem paradoxen Ergebnis: Sie haben immer mehr Systeme, aber gleichzeitig weniger Überblick.

In meiner Arbeit mit Startups, Scale-ups und VC-/PE-Portfoliounternehmen sehe ich ein wiederkehrendes Muster: Nicht fehlende Digitalisierung ist das Problem, sondern fehlende Architektur.

Tool Overload ist kein Effizienzproblem, sondern ein Steuerungsrisiko

In der Anfangsphase zählt für Gründer und Gründerinnen Pragmatismus: Eine Excel-Tabelle, ein schlankes Accounting-Tool, ein CRM und dann reicht das erst einmal. Doch mit dem Wachstum steigen die Anforderungen. Investoren erwarten ein belastbares Reporting, der Cash Runway muss jederzeit klar sein, Internationalisierung und Personalplanung kommen hinzu, Prüfungen stehen an.

Was in der Realität häufig passiert: Neue Tools werden eingeführt, um akute Probleme zu lösen. Alte Systeme bleiben parallel bestehen. Schnittstellen sind unvollständig oder werden manuell gepflegt. Und zentrale Kennzahlen werden je nach Tool unterschiedlich definiert. Das Resultat: mehr Daten, aber keine verlässliche Grundlage.

Für Gründer bedeutet das operative Unsicherheit. Für CFOs schwindet die Kontrolle und für Investoren ist es ein klares Warnsignal. Denn wenn Umsatz, Cash und KPIs je nach Quelle variieren, leidet nicht nur die Qualität des Reportings, sondern das Vertrauen insgesamt. 

Automatisierung verstärkt Strukturschwächen 

Technologie ist kein Pflaster. Sie ist ein Verstärker. Wenn wir uns im Finanzbereich die Logik anschauen, können wir diese folgendermaßen herunterbrechen: 

  • Unklare Prozesse + Automatisierung = schnelleres Chaos.
  • Uneinheitliche Stammdaten + BI-Tool = hübsche, aber falsche Dashboards.
  • Unklare Ownership + neue Tools = Schattenprozesse.

Gerade bei der Einführung von Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP) zeigt sich dieses Spannungsfeld besonders deutlich. Werden sie zu früh eingeführt, überfordern sie Organisation und Datenmodell. Erfolgt die Einführung zu spät, haben Teams längst eigene Workarounds etabliert, auf denen inzwischen kritische Prozesse beruhen.

In beiden Fällen entstehen Übergangsphasen mit:

  • Mehreren Datenquellen für denselben KPI
  • Manuell „abgestimmten“ Reports
  • Forecasts, die eher Meinung als Modell sind

Was VCs wirklich sehen (und was sie misstrauisch macht)

Investoren fragen selten nach der Anzahl eingesetzter Tools. Entscheidend ist etwas anderes: die Konsistenz der Zahlen, die Reproduzierbarkeit der Reports, die Nachvollziehbarkeit von Abweichungen sowie die Geschwindigkeit, mit der Ad-hoc-Fragen beantwortet werden können.

Ein Tool-Stack, der nur vom Finance-Team verstanden wird oder dauerhaft manuelle Korrekturen erfordert, ist nicht skalierbar und das unabhängig davon, wie modern er auf den ersten Blick wirkt.

Besonders deutlich wird das in Due-Diligence- oder Follow-on-Phasen. Was zuvor funktionierte, gerät plötzlich unter Druck: Einfache Fragen benötigen Tage statt Stunden, und Kennzahlen aus Pitch, Monatsreport und Accounting weichen voneinander ab.

Die eigentliche Frage ist nicht „Welches Tool?“, sondern „Wann und wofür?

Die entscheidende Frage für CFOs lautet daher nicht, welches Tool das beste ist. Sondern welches Problem in der aktuellen Unternehmensphase gelöst wird und welches man sich damit womöglich neu schafft.

Eine tragfähige Entscheidungslogik orientiert sich an drei Faktoren: 

  • an der Unternehmensphase und ihrer Komplexität, etwa Teamgröße, Internationalität oder Produktstruktur; 
  • an der Integrationsfähigkeit der Systeme, also klaren Datenflüssen, belastbaren Schnittstellen und eindeutiger Ownership; 
  • sowie an den Anforderungen an Governance, etwa durch Investoren, Audits oder geplante Skalierung.

Nicht jedes Startup braucht früh ein ERP-System. Aber jedes wachsende Unternehmen braucht ein klares Datenmodell, sauber definierte KPIs und eindeutige Verantwortlichkeiten.

Die richtige Reihenfolge: Architektur vor Tool-Auswahl

Erfolgreiche Finance-Setups folgen fast immer derselben Logik. Zunächst werden Prozesse klar definiert: Wer ist wofür verantwortlich, zu welchem Zeitpunkt und mit welchem Ziel. Darauf aufbauend werden KPIs und Datenmodelle festgelegt und eine stabile manuelle Basis geschaffen, auf die Verlass ist.

Erst dann folgt die gezielte Automatisierung. Systeme werden integriert, und schließlich dienen ERP- und Business-Intelligence-Lösungen als belastbares Rückgrat der Finanzorganisation.

Alles andere ist kosmetische Digitalisierung und schadet oft mehr, als dass es nützt. 

Tool-Vielfalt ist kein Fortschritt, sondern ein Signal 

Tool Overload ist kein Zeichen von Innovation, sondern von fehlender Priorisierung. Für Startups und Scale-ups geht es nicht um Verzicht auf Technologie, sondern um bewusste Architektur. Erst wenn Prozesse, Daten und Verantwortlichkeiten klar sind, entfalten Tools ihren Hebel. Und erst dann wird Finance vom Reporting-Blocker zum strategischen Enabler für Founder, Management und Investoren.

Über die Autorin
Alina Nauen ist eine erfahrene Finanzexpertin und Managing Partnerin bei torq.partners, einer Boutique-Beratung für CFO Services, Accounting und Controlling. Als Interim CFO begleitet sie wachstumsstarke Startups und Scale-ups beim Aufbau skalierbarer Finanzstrukturen, fundierter Steuerungssysteme und transparenter Reporting-Prozesse. Mit über zehn Jahren Erfahrung in Finance-Führungsrollen, u. a. in SaaS, E-Commerce und FinTech, verfügt sie über tiefgreifendes Know-how in Finanzierung, Controlling und der Implementierung moderner Tools und Prozesse. Ihren Karriereweg startete sie bei UniCredit und Delivery Hero und sammelte später umfassende Expertise als Projektleiterin und CFO in verschiedenen Unternehmen.

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Jeff Bezos’ mysteriöses KI-Startup wird mit 38 Milliarden US-Dollar bewertet


Project Prometheus ist ein geheimnisumwittertes KI-Startup, das von Jeff Bezos mitbegründet wurde. Was macht es?

Jeff Bezos’ mysteriöses KI-Startup wird mit 38 Milliarden US-Dollar bewertet

Amazon Chef Jeff Bezos.
Jamie McCarthy/WireImage

Project Prometheus, das geheimnisvolle KI-Startup, das von Jeff Bezos mitbegründet wurde, sammelt laut mehreren Quellen rund zehn Milliarden US-Dollar (8,49 Milliarden Euro) an frischem Kapital bei einer Post-Money-Bewertung von rund 38 Milliarden US-Dollar (32,27 Milliarden Euro).

Die Finanzierungsrunde ist noch im Gange, und die Details könnten sich noch ändern. Sollte sie abgeschlossen werden, wäre dies die erste Finanzierung des Unternehmens seit den 6,2 Milliarden US-Dollar (5,27 Milliarden Euro), die es bei seiner Gründung im vergangenen Jahr eingesammelt hatte. Eine Sprecherin des Startups lehnte eine Stellungnahme ab.

Bezos war im November Mitbegründer von Project Prometheus. Über das Startup ist wenig bekannt, außer dass es sich auf physische KI konzentriert, die für die Interaktion mit realen industriellen Prozessen wie Fertigung, Luft- und Raumfahrttechnik und Halbleiterproduktion ausgelegt ist, anstatt auf rein digitale Aufgaben wie Chatbots.

Der andere Mitbegründer ist Co-CEO Vik Bajaj, der zuvor leitende Positionen bei Google X, dem „Moonshot“-Labor von Alphabet, innehatte und als außerordentlicher Professor an der Medizinischen Fakultät der Stanford University tätig ist.

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Project Prometheus hat in San Francisco Büroräume aufgekauft und Top-Talente von OpenAI abgeworben. Weitere Neueinstellungen stammen laut LinkedIn von xAI und Google DeepMind; dem Netzwerk zufolge beschäftigt das Unternehmen zwischen 50 und 200 Mitarbeiter.

Bezos hat zudem erste Gespräche mit Investoren im Nahen Osten und Südostasien geführt, um bis zu 100 Milliarden US-Dollar (84,93 Milliarden Euro) für einen Investmentfonds aufzubringen, der Unternehmen erwerben oder in diese investieren soll, die von der von Project Prometheus entwickelten Technologie profitieren würden, berichtete „New York Times“ im vergangenen Monat.

Bezos macht den KI-Giganten Konkurrenz

Project Prometheus betritt ein umkämpftes Feld, das von Giganten wie OpenAI, Google DeepMind, xAI und Anthropic dominiert wird, die alle einen Vorsprung bei der Entwicklung von KI-Modellen und der Rekrutierung hochkarätiger Fachkräfte haben.

Es steht zudem unter dem Druck anderer Startups, die sich auf physische KI konzentrieren, wie Periodic Labs, gegründet von William Fedus, einem prominenten KI-Forscher, der vor allem für seine Arbeit bei OpenAI bekannt ist, wo er als Vizepräsident für Forschung tätig war und die Post-Training-Bemühungen hinter ChatGPT mitgeleitet hat.

Was Project Prometheus natürlich hat, ist Bezos und sein 224-Milliarden-US-Dollar-Konto.

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+++ Startup-Politik +++ Floryn +++ FinTech +++ Berlin +++ Exit-Gründer:innen +++ Hochschulen +++


#StartupTicker

+++ #StartupTicker +++ Startup-Verband kritisiert Bundesregierung hart +++ FinTech Floryn drängt auf den deutschen Markt +++ FinTechs lieben Berlin +++ Exit-Gründer:innen kommen oft aus München +++ So funktioniert R3 Robotics +++

+++ Startup-Politik +++ Floryn +++ FinTech +++ Berlin +++ Exit-Gründer:innen +++ Hochschulen +++

Was gibt’s Neues? In unserem #StartupTicker liefern wir eine kompakte Übersicht über die wichtigsten Startup-Nachrichten des Tages (Dienstag, 21. April).

#STARTUPLAND

STARTUPLAND: Founders. VCs. Visionaries

+++ Am 10. März 2027 findet im RheinEnergieStadion in Köln unsere vierte STARTUPLAND Conference statt. Es erwartet Euch wieder eine faszinierende Reise in die Startup-Szene – mit Vorträgen von erfolgreichen Gründer:innen, lehrreichen Interviews und Pitches, die begeistern. Mehr über STARTUPLAND

#STARTUPTICKER

Startup-Politik
+++ Fehlende Schlagkraft! Verena Pausder, Vorstandsvorsitzende des Startup-Verbands, setzt ihre Kritik an der Bundesregierung fort. „Bisher fehlt der Bundesregierung noch eine eigene, konsistente Handschrift in puncto Startups und Scaleups. Wir brauchen trotz einzelner guter Ansätze und Maßnahmen mehr Schlagkraft, um den Innovations- und Wirtschaftsstandort Deutschland zukunftsfähig zu machen“, führt sie aus. Pausder fordert von Bundeswirtschaftsministerin Katherina Reiche nun „eine echte To-do-Liste für die nächsten drei Jahre“. (Startup VerbandMehr über Startup-Politik

Floryn
+++ Kredite für KMU! Das niederländische FinTech Floryn drängt auf den deutschen Markt. „Nach einem Soft-Launch Anfang März führt das Unternehmen seine datenbasierte Finanzierungslösung nun im deutschen Mittelstand ein“, heißt es in einer Presseaussendung. In Deutschland bietet Floryn, 2026 gegründet, Kreditlinien von 10.000 bis 250.000 Euro. „Genau hier kann unser Modell KMU echten Mehrwert bieten“, heißt es. Das Team sieht sich dabei als „Alternative zu traditionellen Banken“. Das Unternehmen geht damit in Konkurrenz zu Startups wie Banxware. Das Berliner FinTech, 2020 gegründet, setzt ebenfalls auf Unternehmenskredite. Mehr über Banxware 

FinTechBerlin
+++ Berlin ist weiter die FinTech-Hauptstadt des Landes! Die deutsche Hauptstadt beheimatet derzeit 185 FinTechs – mehr als München, Frankfurt, Hamburg und Köln zusammen (141). „Obwohl Unternehmen in der Wachstumsphase spürbar unter Druck gerieten, zog der Berliner Markt 2025 in 32 Runden immer noch ein Finanzierungsvolumen von mindestens 310 Millionen Euro an“, heißt es in einer Analyse der Investitionsbank Berlin. Bei den 185 FinTechs in Berlin arbeiten derzeit rund 10.044 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Berlin war somit zuletzt zwar nicht mehr die unumstrittene Startup-Hochburg des Landes, in Sachen FinTech ist die deutsche Hauptstadt aber weiter das Maß der Dinge. Passend dazu sieht auch das Handelsblatt eine „Trendwende in Berlin“. Zitat: „In der Hauptstadt werden wieder mehr Fintechs gegründet“. (IBB, Handelsblatt) Mehr über FinTech

Exit-Gründer:innen – Hochschulen
+++ Exit-Gründer:innen kommen oft aus München! Münchner Unis bringen die meisten Exit-Gründer:innen hervor – wie eine Auswertung der Gisma University of Applied Sciences zeigt. Für die Untersuchung wurden insgesamt 196 Exit-Unternehmen aus der DACH-Region ausgewertet. „Am häufigsten vertreten ist die Technische Universität München mit 34 Gründer:innen. Auf Platz zwei folgt die Ludwig-Maximilians-Universität München mit 15, auf Platz drei die RWTH Aachen mit 10“. Traurige Realität dabei: 89,4 % der erfassten Gründer:innen sind Männer. Bei den Studienfächern führt Informatik vor Betriebswirtschaftslehre und Wirtschaftsinformatik. (PM, Munich Startup)

R3 Robotics
+++ Das junge Robotik-Unternehmen R3 Robotics startete als Circu Li-ion und einem „klaren Fokus“ auf die Demontage von Lithium-Ionen-Batterien. Inzwischen ist das Startup deutlich breiter aufgestellt und kümmert sich um „alle elektrifizierten Komponenten“. Mehr über R3 Robotics

Startup-Radar
+++ Die Startup-Welt schläft nie! Zeit, einen Blick auf einige brandneue Unternehmen zu werfen, die man unbedingt auf dem Radar haben sollte. Diese Jungfirmen stellen wir euch heute vor: Immoly, Octagon Data, Bauvio, Fainite und Divtax. Mehr im Startup-Radar

#DEALMONITOR

Investments & Exits
+++ BioTech Planetary bekommt 28 Millionen +++ Ki-Startup Logicc sammelt 2,5 Millionen ein +++ HealthTech brainjo erhält 2 Millionen +++ Staynex kauft TravelTech Sleap.io (Bewertung: 15 Millionen). Mehr im Deal-Monitor

Was ist zuletzt sonst passiert? Das steht immer im #StartupTicker

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Foto (oben): Bing Image Creator – DALL·E 3



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Mit KI-App Millionen gemacht und sie nach 2 Jahren verkauft


Mit KI-App Millionen gemacht und sie nach 2 Jahren verkauft

Jake Castillo: setzte auf Tempo statt Budget
Courtesy of Jake Castillo

Dieser Essay basiert auf einem Gespräch mit Jake Castillo, dem 31-jährigen CMO und Mitbegründer von Cal AI mit Sitz in Los Angeles. Die KI-App hat er zusammen mit nur drei weiteren Leuten aufgebaut. Trotz des kleinen Teams schafften sie es, in kurzer Zeit Millionenumsätze pro Monat zu erzielen – und wurden weniger als zwei Jahre nach dem Start von MyFitnessPal übernommen. Für bessere Lesbarkeit wurden seine Aussagen leicht gekürzt und überarbeitet.

Stellt euch vor, ihr haltet zwei Jahre lang den Atem an und atmen dann endlich aus. So habe ich mich gefühlt, als die App, die ich 2024 mitbegründet hatte, Ende vergangenes Jahres von MyFitnessPal übernommen wurde.

Cal AI, unsere KI-basierte Kalorien-Tracking-App, startete Ende April 2024, und ich kam Anfang Mai als einer der Mitbegründer dazu. Wir waren zu viert im Gründungsteam, und in der Anfangszeit wollten wir den Erfolg mehr als alles andere.

Im Zeitalter der KI kann jeder ein Produkt entwickeln, daher war unsere Umsetzungsgeschwindigkeit für uns das A und O. Wir brauchten keine Millionen von Dollar, um ein Unternehmen aufzubauen, das Millionen einbringt; wir mussten nur sehr entschlossen sein und unseren Instinkten vertrauen. Das hat uns weit gebracht.

Influencer-Marketing war unser schnellster Weg zum Wachstum

Wir beschlossen, mit Gesundheits- und Fitness-Influencern in den sozialen Medien als unsere Hauptmarketingstrategie zusammenzuarbeiten, da dies ein unmittelbarer Vertriebskanal war.

Sie produzierten bereits Videos darüber, was sie an einem Tag essen, wie man abnimmt, und Inhalte zu kalorienarmen Snacks. Das ermöglichte eine superleichte Integration, indem wir in diesen Videos zeigten, wie CalAI genutzt wurde, und sicherte uns sofortige Aufrufe.

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Influencer erhalten kostenlosen Zugang zur App. Zu Beginn arbeiteten wir nicht mit einem festen Budget. Stattdessen investierten wir aggressiv in Influencer-Deals, sobald wir sahen, dass sie funktionierten. Wenn wir 1000 Euro zur Verfügung hatten und sich eine vielversprechende Gelegenheit bot, setzten wir das Geld dort ein. Wir legten den Schwerpunkt darauf, Kapital in Kanäle zu stecken, die direkt das Wachstum vorantrieben.

Wir haben auch versucht, nutzergenerierte Inhalte von Nicht-Influencern zu nutzen, also Beiträge von Personen, die über unsere App posten, ohne bereits über eine bestehende Zielgruppe zu verfügen. Da wir uns auf den Algorithmus verlassen mussten, um Aufrufe zu generieren, haben wir uns schnell von dieser Strategie abgewendet.

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Als wir erkannten, dass die von uns umgesetzte Influencer-Strategie für dieses Produkt gut funktionierte und wir Wachstum verzeichneten, vertrauten wir unserem Bauchgefühl und setzten noch stärker darauf.

Wir gingen von einem Influencer dazu über, 20 pro Woche zu gewinnen

Am Anfang hatten wir eine Influencer-Partnerschaft, dann drei. Als wir dann die direkten Auswirkungen auf unser Geschäft sahen, setzten wir uns das Ziel, 10 pro Woche unter Vertrag zu nehmen – das klingt nicht nach viel, war aber wahnsinnig viel Arbeit.

Ich war jeden Tag den ganzen Tag am Telefon, und bald erreichten wir unser Ziel von 10 Influencern pro Woche. Mittlerweile haben wir über 160 Influencer unter Vertrag, aber diese Zahl schwankt täglich.

Geschwindigkeit ist unser größter Vorteil im Zeitalter der KI

Ich habe Leute sagen hören, dass der einzige Unterschied zwischen Ihrem Produkt und anderen Apps mittlerweile der Geschmack ist. Dem stimme ich eigentlich nicht zu. Ich glaube, KI kann einen Großteil der Geschmacksfindung für Sie übernehmen. Ich bin fest davon überzeugt, dass der einzige Wettbewerbsvorteil, den wir schaffen können, die Geschwindigkeit ist.

KI kann zunehmend lenken, was entwickelt, was gestrichen und sogar wie Dinge aussehen sollen. Deshalb glauben wir, dass Geschwindigkeit der nachhaltigere Vorteil ist: wie schnell man Produkte auf den Markt bringen, lernen und iterieren kann.

Wir haben versucht, im ersten Jahr keine Auszahlungen zu nehmen, weil wir alles wieder in das Unternehmen investieren wollten. Das ermöglichte es uns, mehr Influencer einzustellen und unsere Marketingstrategie zügig voranzutreiben, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.

Wenn ähnliche Apps uns, unseren Strategien und unseren Funktionen ständig nacheifern, werden sie uns auch weiterhin nacheifern, solange wir unser Tempo beibehalten. Ich denke, darauf läuft es letztendlich hinaus.

Vertraue deinen Instinkten, denn die einfachste Strategie ist meist die beste

Oft versuchen die Leute, Dinge zu kompliziert zu machen, dabei ist die einfachste Lösung oder Strategie oft der beste und schnellste Ansatz.

Wann immer eine neue Idee aufkommt, überlegen wir immer, was dadurch kompliziert wird. Wir denken sowohl auf der Marketing– als auch auf der Produktseite darüber nach, und wenn die Antwort „Ja“ lautet – also die Dinge komplizieren würde –, verfolgen wir sie in der Regel nicht weiter.

Viele unserer Entscheidungen beruhen auch darauf, dass wir unserem Bauchgefühl und unserer Intuition vertrauen. Das ist eine Sache, für die ich meinem Mitbegründer Zach definitiv ein großes Lob aussprechen möchte. Er vertraut seinem Bauchgefühl so sehr. Wenn er eine Vorahnung hat, sagt er: „Ja, lass es uns versuchen.“

Wir haben unser Team vergrößert, aber die gleiche schlanke Denkweise beibehalten

Das Team ist nach der Übernahme jetzt größer, aber wir wollen trotzdem nicht unnötig aufblähen, und wir versuchen, unsere Führungsstruktur ziemlich flach und mit sehr hoher Eigenverantwortung zu halten.

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Wir wollen, dass jeder das Gefühl hat, Entscheidungen treffen und etwas bewirken zu können, und dass es keine Bürokratie gibt, durch die man sich kämpfen muss, um Dinge zu erledigen. Sobald zu viel Bürokratie ins Spiel kommt, werden wir langsamer, und wenn Geschwindigkeit unser einziger Wettbewerbsvorteil ist, ist eine Verlangsamung keine Option.

Einige unserer ersten Mitarbeiter sind mittlerweile in Führungspositionen, was großartig ist. Ich muss nicht mehr alle Rollen des Buchhalters, des Rechtsvertreters, des Marketingexperten und des COO übernehmen. Wir können diese Aufgaben und Verantwortlichkeiten nun delegieren.

Die Übernahme von MyFitnessPal hat mich gelehrt, immer offen zu bleiben

Die Gespräche zur Übernahme von MyFitnessPal begannen vor einiger Zeit und wurden mit Unterbrechungen bis etwa Ende letzten Jahres fortgesetzt, als sie dann richtig an Fahrt aufnahmen. Wir einigten uns auf die Bedingungen, schlossen die Due Diligence ab und schlossen den Deal schließlich im Dezember letzten Jahres ab, was surreal war.

Auch wenn ein Gespräch zunächst nicht vielversprechend erscheint, sollte man die Tür immer offen halten – man weiß nie, wie es sich entwickeln könnte. Hätten wir diese Tür bei MyFitnessPal geschlossen, als der Deal noch wenig Sinn ergab, hätten wir diese Gelegenheit vielleicht verpasst, aber wir haben sie offen gehalten.

 





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