Bundesdigitalminister Karsten Wildberger und Bundesarbeitsministerin Bärbel Bas haben mit dem Expertengremium „Digitalisierung Sozialstaatsreform“ ein wichtiges Ziel formuliert: Der Sozialstaat soll einfacher, schneller und verlässlicher werden. Der politische Anspruch ist richtig – und überfällig. Doch die Bilanz der vergangenen Jahre ist ernüchternd: 70 Prozent der Bundesbürger finden, dass Verwaltungsangebote genauso bequem und einfach online nutzbar sein sollten wie die der Wirtschaft. Aber nur 19 Prozent halten Ämter und Behörden aktuell für genauso effizient wie Unternehmen. Dass der Staat ihr Leben leichter macht, sagen nur 16 Prozent. Und das, obwohl allein das Bundesinnenministerium 2023 noch 377 Millionen Euro für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bereitstellte – bevor der Haushalt diese Mittel auf 3,3 Millionen Euro zusammenstrich, ein Minus von mehr als 99 Prozent.

Der Rückstand Deutschlands bei der Digitalisierung beruht dabei oftmals weniger auf fehlenden finanziellen Mitteln oder Marktversagen, sondern auf verschiedenen Formen von Organisationsversagen. Das Problem liegt längst nicht mehr in der Erkenntnis, sondern in der konsequenten Umsetzung. Damit die angekündigte Reform nicht bei neuer Technologie und alten Strukturen stehen bleibt, benötigt Verwaltungsmodernisierung vorwiegend drei Dinge: Architektur, Governance und klare Verantwortlichkeiten.

Vom digitalen Flickenteppich zur gemeinsamen Infrastruktur

Unklare Governance zwischen Bund, Ländern und Kommunen gehört zu den zentralen Ursachen für die stockende Verwaltungsdigitalisierung. Das Ergebnis ist ein digitaler Flickenteppich: In manchen der insgesamt 11.000 Kommunen kann man bereits vieles oder fast alles digital erledigen, in anderen muss man noch mühsam persönlich ins Amt kommen und Papierdokumente vorlegen. Datenmodelle, Schnittstellen und Fachverfahren entwickeln sich nebeneinander statt miteinander – leistungsfähige Einzellösungen, die sich verhalten wie moderne Bahnhöfe ohne Schienenverbindung.

Die Wurzel dieses Problems liegt tiefer als in schlechtem Projektmanagement – sie liegt im Verfassungsrecht. Der Großteil der Leistungen liegt in der Zuständigkeit der über 11.000 Kommunen. Die meisten von ihnen sind chronisch klamm und haben dringendere Probleme, als Behördenleistungen digital aufzubereiten. Der IT-Planungsrat, das zentrale Koordinierungsgremium, formuliert lediglich, dass Bund, Länder und Kommunen die Nutzung gemeinsamer Standards „anstreben“ sollen – nicht: umsetzen, nicht: verpflichtend einführen. Anstreben. Der Beschluss selbst nennt keine Sanktionen, keine Audits, keine Berichtspflichten. Ein verbindlicher Standard ohne Durchsetzungsinstrument ist am Ende eine Empfehlung im Anzug.

Deutschland leistet sich in Schulen, Hochschulen, Landes- und Bundesministerien, kommunalen Verwaltungseinheiten und Gerichten „Strukturen, Prozesse und Denkweisen, die teilweise archaisch anmuten“. Nachhaltige Digitalisierung benötigt deshalb klare Governance, gemeinsame Standards und einen verbindlichen Steuerungsrahmen – einen gemeinsamen Bauplan für die digitale Verwaltung, der Doppelentwicklungen reduziert, Nachnutzung stärkt und Innovation beschleunigt.

Zielarchitektur und Dateninfrastruktur

Gerade in Zeiten, in denen Daten als strategischer Rohstoff gelten, wird das Fehlen einer übergreifenden Zielarchitektur zum Bremsklotz. Bund, Länder, Kommunen und Fachbereiche entwickeln digitale Lösungen entlang eigener Anforderungen, doch es fehlt an einheitlichen Datenstandards, offenen Schnittstellen und gemeinsamen Referenzmodellen. Das Ergebnis sind Insellösungen: Systeme funktionieren lokal, lassen sich aber nur umständlich verbinden.

Was das im Behördenalltag bedeutet, zeigt das Beispiel des digitalen BAföG-Antrags: Die BAföG-Ämter müssen jeden digital eingereichten Antrag ausdrucken und abheften, da noch kein Bundesland sie mit einer E-Akte-Software ausgestattet hat. Die unvollständige Digitalisierung der BAföG-Abwicklung führt zu „Medienbrüchen, Mehrarbeit und Frust“ – auf beiden Seiten des Schalters. Das nervt nicht nur die Bürgerinnen und Bürger, sondern auch die Mitarbeitenden selbst, denn auch sie leben privat in einer digitalen Welt.

Besonders symptomatisch für das strukturelle Scheitern ist das Ende des Datenatlas Bund: Während die Bundesdruckerei und das Finanzministerium jede weitere Verantwortung von sich weisen, steht die deutsche Verwaltungsdigitalisierung vor den Trümmern eines Millionenprojekts. Übrig bleiben hohe Kosten und politische Ratlosigkeit. Ein unabhängiges Gutachten enthüllte: Das Portal entspreche in weiten Teilen nicht einmal dem Stand der Technik von 1986.

Nachhaltige Digitalisierung erfordert eine verwaltungsübergreifend abgestimmte Zielarchitektur mit verbindlichen Daten- und Schnittstellenstandards. Offene Standards und moderne API-Konzepte sollten die technische Grundlage bilden, unterstützt durch eine Architektur-Governance, die Kompatibilität und Nachnutzbarkeit sicherstellt. Digitalisierung entfaltet ihren Nutzen nicht dort, wo gute Einzellösungen entstehen, sondern dort, wo sie miteinander arbeiten können.

Fehlende Zielbilder, veraltete Denkansätze – und wer darunter leidet

Wichtige Entscheidungen werden oft ohne ausreichende digitale Fachkompetenz getroffen. Digitalisierung wird hierzulande nicht als ganz normale und nützliche Weiterentwicklung der Verwaltung gesehen, sondern vielmehr als ein Produkt, das man schnell einkaufen muss, um im internationalen Vergleich nicht schlecht dazustehen. Mit der „New Public Management“-Bewegung hat sich in Deutschland schleichend etabliert, dass die Verwaltung sehr schlank sein muss und alles, was über das reine Verwalten hinausgeht, an externe Akteure abgibt. Die Folgen davon sehen wir heute bei der Verwaltungsdigitalisierung: Sie funktioniert nicht.

Besonders schmerzhaft spüren das die Menschen, die täglich in den Behörden arbeiten. Fachanwendungen werden häufig nur als Datenbank genutzt, wie eine komplexe Excel-Tabelle. Funktionen wie automatisierte Dokumentenerstellung bleiben ungenutzt oder unbekannt. Prozessänderungen stoßen auf Widerstand, ein Dokumentenmanagementsystem gilt als Zumutung. Oft fehlen Zeit und Know-how, sodass Systeme stagnieren und als „digitale Papierakte“ dienen. Es fehlt an langfristiger Planung, klaren Meilensteinen und Erfolgsmessung. Prioritäten wechseln nach Dringlichkeit, am Ende hat alles Priorität.

Dieser Fachkräftemangel ist kein vorübergehendes Problem, sondern eine strukturelle Zeitbombe: Bis 2030 wird mehr als jeder Dritte der rund 4,7 Millionen Beschäftigten im öffentlichen Dienst in Rente gehen. Da es den Behörden zugleich an Nachwuchs mangelt, klafft eine Personallücke von über 730.000 Mitarbeitern – davon entfallen ungefähr 400.000 auf die mittlere Führungsebene, die für die Umsetzung von Zukunftsinitiativen von besonderer Bedeutung ist. Notwendig sind daher verbindliche Digitalkompetenzen in Führungsqualifizierungen, attraktivere Tarifmodelle für IT-Experten im öffentlichen Dienst und feste Produktteams, die dauerhaft für die Weiterentwicklung zentraler Fachverfahren zuständig sind.