Digital Business & Startups
Tool Overload: Warum mehr Software euch langsamer macht und Investoren nervös
In meiner Arbeit mit Startups, Scale-ups und VC-/PE-Portfoliounternehmen sehe ich ein wiederkehrendes Muster: Nicht fehlende Digitalisierung ist das Problem, sondern fehlende Architektur. Ein Gastbeitrag von Alina Nauen (torq.partners)
Startups lieben Tools. Ein neues Tool verspricht Transparenz, Geschwindigkeit und Skalierung. Und für jedes Problem gibt es eine Tool-Lösung: Accounting, Invoicing, Spend Management, Human Resources, Business Intelligence, Forecasting, Reporting für Investoren. Trotzdem stehen viele Startups nach wenigen Jahren vor einem paradoxen Ergebnis: Sie haben immer mehr Systeme, aber gleichzeitig weniger Überblick.
In meiner Arbeit mit Startups, Scale-ups und VC-/PE-Portfoliounternehmen sehe ich ein wiederkehrendes Muster: Nicht fehlende Digitalisierung ist das Problem, sondern fehlende Architektur.
Tool Overload ist kein Effizienzproblem, sondern ein Steuerungsrisiko
In der Anfangsphase zählt für Gründer und Gründerinnen Pragmatismus: Eine Excel-Tabelle, ein schlankes Accounting-Tool, ein CRM und dann reicht das erst einmal. Doch mit dem Wachstum steigen die Anforderungen. Investoren erwarten ein belastbares Reporting, der Cash Runway muss jederzeit klar sein, Internationalisierung und Personalplanung kommen hinzu, Prüfungen stehen an.
Was in der Realität häufig passiert: Neue Tools werden eingeführt, um akute Probleme zu lösen. Alte Systeme bleiben parallel bestehen. Schnittstellen sind unvollständig oder werden manuell gepflegt. Und zentrale Kennzahlen werden je nach Tool unterschiedlich definiert. Das Resultat: mehr Daten, aber keine verlässliche Grundlage.
Für Gründer bedeutet das operative Unsicherheit. Für CFOs schwindet die Kontrolle und für Investoren ist es ein klares Warnsignal. Denn wenn Umsatz, Cash und KPIs je nach Quelle variieren, leidet nicht nur die Qualität des Reportings, sondern das Vertrauen insgesamt.
Automatisierung verstärkt Strukturschwächen
Technologie ist kein Pflaster. Sie ist ein Verstärker. Wenn wir uns im Finanzbereich die Logik anschauen, können wir diese folgendermaßen herunterbrechen:
- Unklare Prozesse + Automatisierung = schnelleres Chaos.
- Uneinheitliche Stammdaten + BI-Tool = hübsche, aber falsche Dashboards.
- Unklare Ownership + neue Tools = Schattenprozesse.
Gerade bei der Einführung von Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP) zeigt sich dieses Spannungsfeld besonders deutlich. Werden sie zu früh eingeführt, überfordern sie Organisation und Datenmodell. Erfolgt die Einführung zu spät, haben Teams längst eigene Workarounds etabliert, auf denen inzwischen kritische Prozesse beruhen.
In beiden Fällen entstehen Übergangsphasen mit:
- Mehreren Datenquellen für denselben KPI
- Manuell „abgestimmten“ Reports
- Forecasts, die eher Meinung als Modell sind
Was VCs wirklich sehen (und was sie misstrauisch macht)
Investoren fragen selten nach der Anzahl eingesetzter Tools. Entscheidend ist etwas anderes: die Konsistenz der Zahlen, die Reproduzierbarkeit der Reports, die Nachvollziehbarkeit von Abweichungen sowie die Geschwindigkeit, mit der Ad-hoc-Fragen beantwortet werden können.
Ein Tool-Stack, der nur vom Finance-Team verstanden wird oder dauerhaft manuelle Korrekturen erfordert, ist nicht skalierbar und das unabhängig davon, wie modern er auf den ersten Blick wirkt.
Besonders deutlich wird das in Due-Diligence- oder Follow-on-Phasen. Was zuvor funktionierte, gerät plötzlich unter Druck: Einfache Fragen benötigen Tage statt Stunden, und Kennzahlen aus Pitch, Monatsreport und Accounting weichen voneinander ab.
Die eigentliche Frage ist nicht „Welches Tool?“, sondern „Wann und wofür?„
Die entscheidende Frage für CFOs lautet daher nicht, welches Tool das beste ist. Sondern welches Problem in der aktuellen Unternehmensphase gelöst wird und welches man sich damit womöglich neu schafft.
Eine tragfähige Entscheidungslogik orientiert sich an drei Faktoren:
- an der Unternehmensphase und ihrer Komplexität, etwa Teamgröße, Internationalität oder Produktstruktur;
- an der Integrationsfähigkeit der Systeme, also klaren Datenflüssen, belastbaren Schnittstellen und eindeutiger Ownership;
- sowie an den Anforderungen an Governance, etwa durch Investoren, Audits oder geplante Skalierung.
Nicht jedes Startup braucht früh ein ERP-System. Aber jedes wachsende Unternehmen braucht ein klares Datenmodell, sauber definierte KPIs und eindeutige Verantwortlichkeiten.
Die richtige Reihenfolge: Architektur vor Tool-Auswahl
Erfolgreiche Finance-Setups folgen fast immer derselben Logik. Zunächst werden Prozesse klar definiert: Wer ist wofür verantwortlich, zu welchem Zeitpunkt und mit welchem Ziel. Darauf aufbauend werden KPIs und Datenmodelle festgelegt und eine stabile manuelle Basis geschaffen, auf die Verlass ist.
Erst dann folgt die gezielte Automatisierung. Systeme werden integriert, und schließlich dienen ERP- und Business-Intelligence-Lösungen als belastbares Rückgrat der Finanzorganisation.
Alles andere ist kosmetische Digitalisierung und schadet oft mehr, als dass es nützt.
Tool-Vielfalt ist kein Fortschritt, sondern ein Signal
Tool Overload ist kein Zeichen von Innovation, sondern von fehlender Priorisierung. Für Startups und Scale-ups geht es nicht um Verzicht auf Technologie, sondern um bewusste Architektur. Erst wenn Prozesse, Daten und Verantwortlichkeiten klar sind, entfalten Tools ihren Hebel. Und erst dann wird Finance vom Reporting-Blocker zum strategischen Enabler für Founder, Management und Investoren.
Über die Autorin
Alina Nauen ist eine erfahrene Finanzexpertin und Managing Partnerin bei torq.partners, einer Boutique-Beratung für CFO Services, Accounting und Controlling. Als Interim CFO begleitet sie wachstumsstarke Startups und Scale-ups beim Aufbau skalierbarer Finanzstrukturen, fundierter Steuerungssysteme und transparenter Reporting-Prozesse. Mit über zehn Jahren Erfahrung in Finance-Führungsrollen, u. a. in SaaS, E-Commerce und FinTech, verfügt sie über tiefgreifendes Know-how in Finanzierung, Controlling und der Implementierung moderner Tools und Prozesse. Ihren Karriereweg startete sie bei UniCredit und Delivery Hero und sammelte später umfassende Expertise als Projektleiterin und CFO in verschiedenen Unternehmen.
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Digital Business & Startups
11 millionenschwere HealthTech-Startups, die derzeit abheben
Alles rund um digitale Gesundheitsthemen (E-Health oder HealthTech) bekommt seit einigen Jahren viel Aufmerksamkeit. HealthTech gehört deswegen auch zu den Segmenten, die sich die viele Investorinnen und Investoren weiter ganz genau ansehen – dies gilt für B2C, aber auch für B2B.
Zu den vielen (jungen und älteren) Health-Startups aus der DACH-Region, die uns in den vergangenen Monaten besonders aufgefallen sind, gehören unter anderem Avelios Medical, Circle Health, Ficus, Remi Health und Wellster HealthTech.
Zudem gab es mit Verkauf des Münchner Health-Startup Kaia Health an Sword Health abermals einen spannenden Exit im Segment (Kaufpreis: 285 Millionen US-Dollar). Kaia Health, 2016 von Konstantin Mehl und Manuel Thurner gegründet, entwickelt digitale Therapien für chronische Erkrankungen (Rückenschmerzen, COPD). In den vergangenen Jahren flossen rund 100 Millionen Euro in Kaia Health.
11 aufstrebende HealthTech-Startups
Avelios Medical
Der deutsche Softwaregigant SAP investierte zuletzt eine ungenannte Summe in Avelios Medical. Das Münchner HealthTech, 2020 von Nicolas Jakob, Sebastian Krammer und Christian Albrecht gegründet, positioniert sich als Krankenhausinformationssystem. Dabei geht es darum, „klinische Prozesse zu optimieren, den Dokumentationsaufwand zu reduzieren und Patientendaten intelligent zu vernetzen – von der Aufnahme bis zur Abrechnung“. Sequoia Capital, Revent und High-Tech Gründerfonds (HTGF) investierten zuvor bereits 30 Millionen Euro in das Unternehmen. Mehr über Avelios Medical
Circle Health
Das Berliner HealthTech Circle Health, 2023 von Peter Malmqvist und Jannik Tiedemann gegründet, möchte sich als „Praxis für Funktionelle Medizin & Prävention“ etablieren. Der Berliner Investor Atlantic, CRB Health Tech (Madrid), Calm/Storm Ventures (Wien) und Kfund (Madrid) investierten zuletzt 9 Millionen Euro (Eigen- und Fremdkapital) in die Jungfirma. Mehr über Circle Health
Ficus
Das HealthTech Ficus aus Berlin, 2024 vom Caspar Health-Gründer Benjamin Pochhammer und Mario Elstner gegründet, hat vor, sich als „KI-Plattform für die Rehabilitation“ zu etablieren. Die Software des Startups, das aus Venture Studio von Merantix hervorgegangen ist, „automatisiert zentrale Prozesse, reduziert administrativen Aufwand und schafft mehr Zeit für die Patient:innenversorgung“, teilt das Team mit. Der Berliner Frühphaseninvestor Redstone, Merantix Capital und Business Angels investierten zuletzt 3 Millionen Euro in die Jungfirma. Mehr über Ficus
Gardia
Das HealthTech Gardia (früher als caera bekannt) aus Soest, bereits 2019 von Marlon Besuch und Michael Hummels als caera gegründet, entwickelt ein mobiles Notrufsystem, „das speziell auf die Bedürfnisse von Senioren zugeschnitten ist“. Der niederländische Investor Peak, amberra, butterfly & elephant, der Accelerator von GS1 Germany, sowie Altinvestoren wie BonVenture, Dieter von Holtzbrinck Ventures (DvH Ventures) und Beurer investierten zuletzt 8,5 Millionen Euro in das Unternehmen. Mehr über Gardia
hellomed
Das Berliner HealthTech hellomed, 2022 von Enrico Bernardo, Felix Morawski und Tim Bogdan gegründet, entwickelt mit hellomedOS eine Softwarelösung zur „qualitätsgesicherten Medikationsversorgung“ in der ambulanten und stationären Pflege. Das Ziel dabei, ist insbesondere die „Entlastung von Pflegekräften“. Der Schweizer Investor EquityPitcher Ventures, der Berliner Geldgeber IBB Ventures und zwei.7 sowie Business Angels investierten zuletzt 6 Millionen Euro in das Unternehmen. Mehr über hellomed
Mirantus Health
Beim Berliner HealthTech Mirantus Health, 2022 von Dominik Pederzani und Claus Gruber gegründet, dreht sich alles um Augengesundheit. „Wir helfen Optikern dabei, Augen-Checks durchzuführen und die Ergebnisse professionell auszuwerten“, sagt Gründer Pederzani. Revent, Redstone, Entrepreneur First, Noaber, Arve Capital sowie die Telemedizin-Pioniere Kai Eberhardt (Oviva) und Katharina Jünger (TeleClinic) investierten zuletzt 5,5 Millionen Euro in das Unternehmen.
nyra health
Das Wiener E-Health-Startup nyra health sammelte zuletzt weitere 20 Millionen Euro ein – unter anderem von Armira Growth, Wellington Partners und Crane Venture Partners. Die Jungfirma setzt auf KI-gestützte Therapielösungen für Patient:innen mit neurologischen Erkrankungen. Zum Unternehmen gehören die Therapiesoftware myReha und das klinische Managementsystem nyra insights. Mehr über HealthTech
Oviva
Das HealthTech-Unternehmen Oviva aus Zürich, 2014 von Kai Eberhardt, Manuel Baumann und Mark Jenkins gegründet, setzt auf „erstattungsfähige digitaler Gesundheitsversorgung“. Schwerpunkt sind dabei derzeit Erkrankungen wie Adipositas und Bluthochdruck. Kinnevik, Planet First Partners, A.P. Moller Holding, Lunate und Co. investierten zuletzt 200 Millionen Euro (Primary- und Secondary-Investment) in das Unternehmen. Insgesamt flossen zuvor bereits rund 115 Millionen in das HealthTech. Mehr zu Oviva
Recare
Das Unternehmen Recare, bereits 2017 von Maximilian Greschke in Berlin gegründet, unterstützt medizinische Einrichtungen mit Hilfe von KI „dabei, administrative Aufgaben zu automatisieren und Arbeitsabläufe über verschiedene Systeme hinweg zu steuern“. Der Versicherungs- und Risikomanagementanbieter DNV, CIBC Innovation Banking und weitere Investoren investierten zuletzt 37 Millionen Euro (einschließlich einer Option von 7 Millionen) in das Unternehmen. Mehr über Recare
Remi Health
Das Berliner HealthTech Remi Health, 2021 von Marvin Abert, Anthony Bielenstein, André Lange und Philipp Henneberg gegründet, möchte sich als „Diagnostics-as-a-Service platform“ etablieren. Zur Idee schreibt das Team: „Operating across multiple European markets, Remi Health partners with leading laboratories and combines decentralised collection, lab connectivity, regulatory compliance, medical oversight, and digital patient experiences into one scalable solution.“ IBB Ventures, Catalpa Ventures, MSD Global Health Innovation Fund und Business Angels investierten zuletzt 3 Millionen in Remi. Insgesamt sammelte das Unternehmen nun bereits 5 Millionen ein. Mehr über Remi Health
Wellster HealthTech
Der britische Growth Debt-Geldgeber Claret Capital investierte zuletzt erneut in Wellster HealthTech. „Insgesamt wurde die bestehende Finanzierungslinie mit Claret Capital Partners auf 10 Millionen Euro erweitert“, teilte das Unternehmen dazu mit. Wellster aus München, 2018 von Manuel Nothelfer und Nico Hribernik gegründet, möchte Onliner:innen „Zugang zu wirksamen medizinischen Behandlungen“ geben. Konkret geht es dabei um Alltagsgesundheit und Themen wie Intimgesundheit und Haarausfall. Zum Unternehmen gehören Marken wie easytest, GoEasy, GoLighter, mySummer, mySpring und Spring. Claret Capital und Mangrove Capital investierten zuvor bereits 20 Millionen US-Dollar in Wellster Healthtech. Das profitable Unternehmen erwirtschaftete 2025 nach eigenen Angaben einen Umsatz in Höhe von 50 Millionen Euro. Mehr über Wellster Healthtech
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Julian Draxler über seine Gründung und Produkttests mit Messi
Draxler und Mostafa gründeten 2021 Haarwald. Nach Jahren der Entwicklung und Tests mit Fußballprofis wie Messi und Neymar ist das Produkt nun im Handel.
Julian Draxler sitzt in Katar, sein Co-Gründer Mustafa Mostafa in Essen, als Gründerszene mit ihnen spricht. Draxler spielt aktuell als Profifußballer beim katarischen Verein Al-Ahli SC und ist für das Gespräch von zu Hause zugeschaltet. Mostafa arbeitet seit 2012 als selbstständiger Friseur in Essen und führt parallel sein eigenes Geschäft. Gemeinsam gründeten sie 2021 Haarwald, eine Haarpflege- und Stylingmarke.
Obwohl Draxler im Gespräch mit kurzem Haarschnitt zu sehen ist, sagt er, dass er das Produkt selbst regelmäßig nutze, auch wenn es gerade nicht nach aufwendigem Styling aussehe.
Vom Friseurtermin zur Gründung
Dabei kennen sich die beiden Gründer laut eigener Aussage schon länger. Draxler sei 2017 Stammkunde bei Mostafa gewesen, hätte sich dort regelmäßig die Haare schneiden lassen. Dabei sei der Fußballer oft mit verschwitzten und nassen Haaren vom Training gekommen. Mostafa hätte dann zu Draxler aus Spaß gemeint: „Ich weiß nicht, wie du deine Haare immer machst, aber du siehst immer aus wie der letzte Idiot.“ Draxler daraufhin: „Wenn du alles besser weißt, dann mach es doch mal selber.“ Was anfangs locker daher gesagt war, entwickelte sich dann zur gemeinsamen Geschäftsidee.
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Wie die beiden das Produkt dann entwickelt hätten? Sie kommen zwar aus verschiedenen Welten, würden sich aber laut Mostafa gut ergänzen. Mostafa sei dabei der „Macher“: Kreativ, impulsiv, und immer mit dem Produkt in der Hand. Dieses hätte er über sein Friseur- und Produzentennetzwerk entwickeln und testen lassen, sagt er.
Draxler hingegen hätte ihn bei seinem großen Elan manchmal etwas bremsen müssen, meinen die beiden. Als Fußballprofi denke er strategisch – und teste ihr Produkt am liebsten unter Extrembedingungen wie Schweiß, Regen und Kamera-Aufmerksamkeit. Mostafa hätte ihm dann immer die überarbeiteten Produkte mit in den Friseurladen gebracht, auch mit Feedback und Unterstützung aus seinem Salon-Netzwerk. „Jedes Feedback hilft, egal ob gut oder schlecht“, betont Mostafa und ergänzt: „Wir haben dann einfach gemacht, es war viel try and error.“
Werbung mit Neymar, Messi und Co.
Draxler habe dabei aber auch das Feedback seiner prominenten Teamkollegen genutzt. Er habe die Produkte großzügig in der Kabine bei seinem damaligen Fußballclub Paris St. Germain verteilt. So kam es, dass Fußballgrößen wie Messi, Neymar und Sergio Ramos das Haarprodukt testen und nutzen durften. Was diese dazu gemeint hätten? „Sie haben es gefeiert und genutzt, der Stock in der Kabine war ziemlich schnell leer“, meint Julian Draxler im Gespräch mit Gründerszene.
Und da er laut eigener Aussage nicht der unbeliebteste in der Kabine gewesen sei, hätten ein paar Spieler sich dann sogar zu spontanen Werbefotos mit dem Produkt bereit erklärt. Draxler habe diese dann Mostafa geschickt, und so die erste Werbekampagne für ihre Marke gestartet. „Das hat uns sicherlich am Anfang auch geholfen, ein bisschen Bekanntheit zu generieren“, sagt Draxler im Gespräch.
Für einen Serverausfall hätte aber jemand anderes gesorgt: Elias Nerlich. Der bekannte deutsche Streamer hat neben anderen Creatorn auch bereits für das Produkt geworben und mit seiner Werbung kurzzeitig die Server lahmgelegt. Draxler: „Darauf waren wir in der Form nicht vorbereitet und es war schon spannend zu sehen, welche Power dahintersteckt. Die Kombi macht es am Ende vermutlich.“
Jahre des Bastelns, bis alles passte
Von der Idee 2017 bis zum finalen Produkt dauerte es viele Proben und rund vier Jahre, bis beide wirklich zufrieden waren. Dabei machten sie laut eigenen Aussagen Tausende Tests, Mostafa sei bei fünf deutschen Fabriken mit der Produktion gescheitert – es sei nicht möglich gewesen, eine ausreichende Qualität zu erreichen. Sie feilten an Geruch, Textur und Halt – mit dem Anspruch, ein Produkt zu entwickeln, das im Alltag genauso funktioniert wie unter Extrembedingungen im Profisport.
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Die Zielgruppe ist dabei bewusst breit gedacht: vom ganz normalen Alltag bis hin zu sportlichen Belastungen. „Wie hält das? Riecht das richtig?“, habe Mostafa Draxler immer wieder gefragt. Irgendwann hätten beide dann kein Verbesserungspotenzial mehr gesehen.
Drogerie-Kampf und große Träume
Nachdem die Online-Verkäufe gut angelaufen seien, hätten die großen Drogerieketten zunächst gezögert. Verpackung und Formel hätten aus ihrer Sicht nicht gepasst. Inzwischen aber stehe Haarwald deutschlandweit in den Regalen aller großen Drogerien. Mostafa sagt: „90 Prozent der Leute kaufen unser Produkt wieder, wenn sie’s testen. Wir liefern echte Friseurqualität für die Drogerie-Märkte.“
Auch bei der Produktentwicklung sei das Startup konsequent vorgegangen. In der Gründungsphase hätten sie so günstig wie möglich produziert, weil die Kosten in der Pandemie stark gestiegen seien. Später seien Verpackung, Haptik und Formeln verbessert worden, unter anderem mit veganen und dermatologisch getesteten Produkten. Das sei bei den kleinen Bestellmengen zwar rund dreimal teurer gewesen und habe auf die Marge gedrückt, sei aber aus dem eigenen Umsatz finanziert worden. Draxler betont dabei: „Es ist alles bootstrapped!“
Für die Erstbestückung in den Drogerien erwarte Haarwald nun Umsätze im hohen sechsstelligen Bereich. Mit guten Abverkäufen wolle das Unternehmen Marktanteile sichern und möglichst schnell in den siebenstelligen Umsatz kommen.
Wie es sei, mit einem Fußballprofi zusammen zu gründen, fragen wir Mostafa noch. „Gut, wir haben voneinander gelernt“, sagt er. Die Freundschaft bilde dabei die Basis der Zusammenarbeit. Draxler sei durch das gemeinsame Projekt offener geworden, während Mostafa vor allem Geduld gelernt habe, meint er. Es sei aber etwas nervig, dass Draxler durch Training und Reisen oft schwer erreichbar sei. Dieser kontert trocken: „Unternehmer sein ist anstrengender als Fußballprofi. Meetings im Office sind für mich herausfordernder als das Training auf dem Platz.“
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KI ist 2026 überall – aber nicht überall gleich gut. Viele Startups sind inzwischen KI-native – bedeutet, ihr Geschäftsmodell basiert komplett auf KI. Viele andere haben KI in ihr Produkt eingebaut oder nutzen es im operativen Alltag. Doch nur wenige schaffen es, sich wirklich von der Masse abzusetzen und einen Mehrwert damit zu schaffen. Genau deshalb hat Gründerszene die drei Top-VCs Antler, Lakestar und Speedinvest gefragt: Welche KI-Startups halten ihr für besonders spannend?
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