Courtesy of Jake Castillo

Dieser Essay basiert auf einem Gespräch mit Jake Castillo, dem 31-jährigen CMO und Mitbegründer von Cal AI mit Sitz in Los Angeles. Die KI-App hat er zusammen mit nur drei weiteren Leuten aufgebaut. Trotz des kleinen Teams schafften sie es, in kurzer Zeit Millionenumsätze pro Monat zu erzielen – und wurden weniger als zwei Jahre nach dem Start von MyFitnessPal übernommen. Für bessere Lesbarkeit wurden seine Aussagen leicht gekürzt und überarbeitet.

Stellt euch vor, ihr haltet zwei Jahre lang den Atem an und atmen dann endlich aus. So habe ich mich gefühlt, als die App, die ich 2024 mitbegründet hatte, Ende vergangenes Jahres von MyFitnessPal übernommen wurde.

Cal AI, unsere KI-basierte Kalorien-Tracking-App, startete Ende April 2024, und ich kam Anfang Mai als einer der Mitbegründer dazu. Wir waren zu viert im Gründungsteam, und in der Anfangszeit wollten wir den Erfolg mehr als alles andere.

Im Zeitalter der KI kann jeder ein Produkt entwickeln, daher war unsere Umsetzungsgeschwindigkeit für uns das A und O. Wir brauchten keine Millionen von Dollar, um ein Unternehmen aufzubauen, das Millionen einbringt; wir mussten nur sehr entschlossen sein und unseren Instinkten vertrauen. Das hat uns weit gebracht.

Influencer-Marketing war unser schnellster Weg zum Wachstum

Wir beschlossen, mit Gesundheits- und Fitness-Influencern in den sozialen Medien als unsere Hauptmarketingstrategie zusammenzuarbeiten, da dies ein unmittelbarer Vertriebskanal war.

Sie produzierten bereits Videos darüber, was sie an einem Tag essen, wie man abnimmt, und Inhalte zu kalorienarmen Snacks. Das ermöglichte eine superleichte Integration, indem wir in diesen Videos zeigten, wie CalAI genutzt wurde, und sicherte uns sofortige Aufrufe.

Lest auch

„Wenn du deine Quote nicht erreichst, fliegst du raus“: Warum ein ElevenLabs-Manager Bewerber bewusst abschreckt

Influencer erhalten kostenlosen Zugang zur App. Zu Beginn arbeiteten wir nicht mit einem festen Budget. Stattdessen investierten wir aggressiv in Influencer-Deals, sobald wir sahen, dass sie funktionierten. Wenn wir 1000 Euro zur Verfügung hatten und sich eine vielversprechende Gelegenheit bot, setzten wir das Geld dort ein. Wir legten den Schwerpunkt darauf, Kapital in Kanäle zu stecken, die direkt das Wachstum vorantrieben.

Wir haben auch versucht, nutzergenerierte Inhalte von Nicht-Influencern zu nutzen, also Beiträge von Personen, die über unsere App posten, ohne bereits über eine bestehende Zielgruppe zu verfügen. Da wir uns auf den Algorithmus verlassen mussten, um Aufrufe zu generieren, haben wir uns schnell von dieser Strategie abgewendet.

Lest auch

E-Commerce 2026: Die Zukunft des Handels beim OMR Festival erleben

Als wir erkannten, dass die von uns umgesetzte Influencer-Strategie für dieses Produkt gut funktionierte und wir Wachstum verzeichneten, vertrauten wir unserem Bauchgefühl und setzten noch stärker darauf.

Wir gingen von einem Influencer dazu über, 20 pro Woche zu gewinnen

Am Anfang hatten wir eine Influencer-Partnerschaft, dann drei. Als wir dann die direkten Auswirkungen auf unser Geschäft sahen, setzten wir uns das Ziel, 10 pro Woche unter Vertrag zu nehmen – das klingt nicht nach viel, war aber wahnsinnig viel Arbeit.

Ich war jeden Tag den ganzen Tag am Telefon, und bald erreichten wir unser Ziel von 10 Influencern pro Woche. Mittlerweile haben wir über 160 Influencer unter Vertrag, aber diese Zahl schwankt täglich.

Geschwindigkeit ist unser größter Vorteil im Zeitalter der KI

Ich habe Leute sagen hören, dass der einzige Unterschied zwischen Ihrem Produkt und anderen Apps mittlerweile der Geschmack ist. Dem stimme ich eigentlich nicht zu. Ich glaube, KI kann einen Großteil der Geschmacksfindung für Sie übernehmen. Ich bin fest davon überzeugt, dass der einzige Wettbewerbsvorteil, den wir schaffen können, die Geschwindigkeit ist.

KI kann zunehmend lenken, was entwickelt, was gestrichen und sogar wie Dinge aussehen sollen. Deshalb glauben wir, dass Geschwindigkeit der nachhaltigere Vorteil ist: wie schnell man Produkte auf den Markt bringen, lernen und iterieren kann.

Wir haben versucht, im ersten Jahr keine Auszahlungen zu nehmen, weil wir alles wieder in das Unternehmen investieren wollten. Das ermöglichte es uns, mehr Influencer einzustellen und unsere Marketingstrategie zügig voranzutreiben, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.

Wenn ähnliche Apps uns, unseren Strategien und unseren Funktionen ständig nacheifern, werden sie uns auch weiterhin nacheifern, solange wir unser Tempo beibehalten. Ich denke, darauf läuft es letztendlich hinaus.

Vertraue deinen Instinkten, denn die einfachste Strategie ist meist die beste

Oft versuchen die Leute, Dinge zu kompliziert zu machen, dabei ist die einfachste Lösung oder Strategie oft der beste und schnellste Ansatz.

Wann immer eine neue Idee aufkommt, überlegen wir immer, was dadurch kompliziert wird. Wir denken sowohl auf der Marketing– als auch auf der Produktseite darüber nach, und wenn die Antwort „Ja“ lautet – also die Dinge komplizieren würde –, verfolgen wir sie in der Regel nicht weiter.

Viele unserer Entscheidungen beruhen auch darauf, dass wir unserem Bauchgefühl und unserer Intuition vertrauen. Das ist eine Sache, für die ich meinem Mitbegründer Zach definitiv ein großes Lob aussprechen möchte. Er vertraut seinem Bauchgefühl so sehr. Wenn er eine Vorahnung hat, sagt er: „Ja, lass es uns versuchen.“

Wir haben unser Team vergrößert, aber die gleiche schlanke Denkweise beibehalten

Das Team ist nach der Übernahme jetzt größer, aber wir wollen trotzdem nicht unnötig aufblähen, und wir versuchen, unsere Führungsstruktur ziemlich flach und mit sehr hoher Eigenverantwortung zu halten.

Lest auch

Warum manche Gründer im Fundraising scheitern – trotz harter Arbeit

Wir wollen, dass jeder das Gefühl hat, Entscheidungen treffen und etwas bewirken zu können, und dass es keine Bürokratie gibt, durch die man sich kämpfen muss, um Dinge zu erledigen. Sobald zu viel Bürokratie ins Spiel kommt, werden wir langsamer, und wenn Geschwindigkeit unser einziger Wettbewerbsvorteil ist, ist eine Verlangsamung keine Option.

Einige unserer ersten Mitarbeiter sind mittlerweile in Führungspositionen, was großartig ist. Ich muss nicht mehr alle Rollen des Buchhalters, des Rechtsvertreters, des Marketingexperten und des COO übernehmen. Wir können diese Aufgaben und Verantwortlichkeiten nun delegieren.

Die Übernahme von MyFitnessPal hat mich gelehrt, immer offen zu bleiben

Die Gespräche zur Übernahme von MyFitnessPal begannen vor einiger Zeit und wurden mit Unterbrechungen bis etwa Ende letzten Jahres fortgesetzt, als sie dann richtig an Fahrt aufnahmen. Wir einigten uns auf die Bedingungen, schlossen die Due Diligence ab und schlossen den Deal schließlich im Dezember letzten Jahres ab, was surreal war.

Auch wenn ein Gespräch zunächst nicht vielversprechend erscheint, sollte man die Tür immer offen halten – man weiß nie, wie es sich entwickeln könnte. Hätten wir diese Tür bei MyFitnessPal geschlossen, als der Deal noch wenig Sinn ergab, hätten wir diese Gelegenheit vielleicht verpasst, aber wir haben sie offen gehalten.

Oft stellen sich Gründer die Frage: Ist E-Mail in Zeiten von Instagram, TikTok oder WhatsApp überhaupt noch zeitgemäß? Die Antwort ist ein klares Ja. Während soziale Netzwerke durch Algorithmen bestimmen, wer Ihre Inhalte sieht, bleibt die E-Mail der einzige Kanal, der Ihnen gehört.

Für schnell wachsende Startups ist E-Mail-Marketing ein entscheidender Kanal: Er ist kosteneffizient, baut direkte Kundenbeziehungen auf und treibt Conversions. Doch was als einfacher Newsletter beginnt, wird mit dem Wachstum zur komplexen Herausforderung. Improvisierte Tools führen unweigerlich zu Problemen: Newsletter landen im Spam, wichtige Transaktionsmails kommen nicht an und manuelle Prozesse fressen wertvolle Zeit.

Die zentrale strategische Frage lautet: Wie skalieren Startups ihr E-Mail-Marketing, ohne an Zustellbarkeit zu verlieren? Dieser Fahrplan zeigt, wie ein professionelles Fundament von der ersten Mail bis zur automatisierten Journey den Weg für nachhaltiges Wachstum ebnet.

Warum E-Mail? Relevanz in Zeiten von Social Media

Oft stellen sich Gründer die Frage: Ist E-Mail in Zeiten von Instagram, TikTok oder WhatsApp überhaupt noch zeitgemäß? Die Antwort ist ein klares Ja. Während soziale Netzwerke durch Algorithmen bestimmen, wer Ihre Inhalte sieht, bleibt die E-Mail der einzige Kanal, der Ihnen gehört und einen direkten, ungefilterten Zugang zum Postfach des Kunden bietet.

Laut dem aktuellen Email Impact Report liefert E-Mail-Marketing nach wie vor den höchsten ROI aller Kanäle. Zudem bevorzugen es mehr als 55 % der Konsumenten, Angebote und Marken-Updates per E-Mail statt über soziale Medien zu erhalten. In einer fragmentierten digitalen Welt bleibt die E-Mail das stabilste Rückgrat für Kundenbindung und messbaren Umsatz.

Die Gründungsphase: Das Fundament für Skalierbarkeit legen

Die Basis für Erfolg ist eine skalierbare E-Mail-Marketing-Software wie Mailjet. Anstatt nur die Kosten für die ersten 500 Kontakte zu betrachten, müssen Gründer ein Tool wählen, das die Anforderungen der nächsten 50.000 Kontakte technisch und funktional bereits abdeckt. Ein professionelles Setup beginnt genau hier:

• Double-Opt-in: Von Tag eins an ist ein sauberer Listenaufbau durch ein konsequentes Verfahren Pflicht. Dies ist rechtlich notwendig und der erste Schritt zu einer hohen Zustellbarkeit.
• Frühzeitige Segmentierung: Die Trennung von Interessenten und Bestandskunden ermöglicht relevantere Inhalte und stärkt die Bindung.
• Sender-Reputation: Wer auf eine professionelle, skalierbare Lösung setzt, stellt sicher, dass die technischen Voraussetzungen für eine hohe Zustellrate von Anfang an erfüllt sind.

„Wer bei der Zustellbarkeit spart, zahlt später mit dem gesamten Kanal.“

Die Zustellbarkeit ist die Währung im E-Mail-Marketing. Eine schlechte Reputation bei Providern wie Gmail oder GMX ist nur schwer wiederherzustellen.

Wachstumsphase: Prozesse für Teams und erste Automatisierungen

Sobald das Startup wächst und das Marketing-Team aus mehr als einer Person besteht, werden unstrukturierte Prozesse zum Effizienzkiller. Geteilte Logins führen zu Chaos: Entwürfe werden überschrieben und Kampagnen versehentlich versendet. In dieser Phase wird die Kollaborationsfähigkeit der Plattform entscheidend.

Professionelle Lösungen ermöglichen die Zuweisung unterschiedlicher Benutzerrollen. So kann ein Junior-Marketer Kampagnen entwerfen, während ein Manager sie vor dem Versand freigibt. Gleichzeitig ist dies der ideale Zeitpunkt für erste Automatisierungen: Eine automatisierte Willkommens-Serie oder Onboarding-Strecken stellen sicher, dass jeder Kontakt eine konsistente Erfahrung erhält. Geteilte Vorlagen sorgen zudem für ein einheitliches Branding über alle Kampagnen hinweg.

Skalierungsphase: API-Integration und Transaktions-E-Mails meistern

In der Skalierungsphase wird die E-Mail-Kommunikation zu einem integralen Bestandteil des Produkts. Es geht nicht mehr nur um Newsletter, sondern um systemkritische Transaktions-E-Mails: Passwort-Zurücksetzungen, Bestellbestätigungen oder Rechnungen. Diese müssen absolut zuverlässig und in Echtzeit zugestellt werden.

Die Lösung liegt in einer robusten E-Mail-API oder einem SMTP-Relay. Ein kritischer Punkt ist dabei die saubere Trennung von Marketing- und Transaktions-Traffic. Während Marketing-Mails an große Verteiler gehen und höhere Spam-Markierungsraten haben können, genießen Transaktions-Mails höchste Priorität. Eine Vermischung riskiert, dass eine schwache Marketing-Kampagne die Zustellung wichtiger System-Mails gefährdet.

Die Achillesferse der Skalierung: Zustellbarkeit proaktiv managen

Zustellbarkeit ist kein Zustand, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Mit steigendem Versandvolumen wächst das Risiko, als Spam eingestuft zu werden. Ein professionelles Setup umfasst daher:

• Authentifizierung: Protokolle wie SPF, DKIM und DMARC sind heute absoluter Mindeststandard, um die Legitimität des Absenders zu beweisen.
• Bounce-Management: Professionelle Plattformen bereinigen Kontaktlisten automatisch, indem sie unzustellbare Adressen sofort entfernen.
• Reputations-Monitoring: Die Überwachung der genutzten IP-Adressen ist essenziell, um bei Problemen proaktiv eingreifen zu können.

DSGVO und Compliance: Rechtssicherheit als Wachstumsfaktor

In einem Markt, in dem Datenschutz immer wichtiger wird, ist DSGVO-Konformität ein Wettbewerbsvorteil. Ein improvisierter Ansatz, bei dem Einwilligungen in Excel-Listen verwaltet werden, ist rechtlich untragbar. Ein professionelles Setup automatisiert die Einhaltung der Anforderungen inklusive lückenloser Dokumentation.

Foto (oben): Shutterstock

Linexa

Europas Fabriken KI-fähig zu machen – das plant das Startup Linexa aus München. Dafür hat das Deep-Tech jetzt eine Pre-Seed-Finanzierung in Höhe von zwei Millionen Euro abgeschlossen. Angeführt wurde die Runde vom Berliner VC Project A. Auch Business Angels haben sich beteiligt. Darunter: Celonis-Gründer Bastian Nominacher, Thomas Böck, CEO vom Industrieunternehmen Festo und Christian Schlögel, ehemaliger CTO/CDO der Tech-Companies Kuka & Körber.

Lest auch

Wie Project A entscheidet: Die wichtigsten Kriterien, damit Startups ins Portfolio kommen

Die Idee von Linexa

Viktor Stryczek, Alexandros Vassiliadis und Tobias Drees haben das Startup Ende 2025 gegründet. Kennengelernt haben sich die drei während ihrer Zeit bei Celonis.

Sowohl dort als auch bei früheren Berufsstationen hatten die Gründer laut Vassiliadis viel mit Produktionsunternehmen zu tun. Dadurch sind sie auf die Idee für ihr Startup gekommen. „In den Gesprächen kam immer derselbe Nenner: Produktionslinien sind über Jahrzehnte so stark gewachsen, dass kein Einzelner mehr den Überblick hat“, so Vassiliadis. „Anlagen von einem Dutzend Herstellern stehen nebeneinander, manche vor vierzig Jahren installiert, manche letzten Monat. Die Dokumentation liegt teils in Excel-Listen, teils in den Köpfen einzelner Instandhalter.“

Lest auch

Deal mit Maschmeyer: Diese Gründer bekommen 17,5 Millionen Euro – so sieht deren Pitchdeck aus

Mit Linexa wollen die Gründer Fabriken helfen, ihre Produktionsprozesse ganzheitlich zu überblicken und zu verstehen. Dafür sammelt Linexa die Daten der verschiedenen Programme, über die die Anlagen laufen, und baut daraus ein einheitliches Datenmodell, das die Funktionsweise aller Maschinen abbildet. „Darauf können die KI-Agenten die Produktion anpassen, optimieren oder absichern“, so Vassiliadis.

Heißt: Wenn Fabriken ihre Produktion umstellen, Anlagen anpassen oder Maschinen zum Schutz der Mitarbeitenden absichern wollen, können sie das laut den Gründern mit Linexa schneller umsetzen – ohne lange Ausfallzeiten und teure Serviceverträge.

KI darf keine Fehler machen

Laut Stryczek sei die größte Herausforderung bei der Entwicklung der KI von Linexa zum einen die Strukturierung der Daten gewesen – und die KI selbst. Dafür sei viel Forschungsarbeit notwendig gewesen.

Lest auch

Die nächste KI-Elite? Diese 5 Startups stehen bei Top-VCs hoch im Kurs

Denn die KI-Agenten generieren für die Anpassung der Anlagen einen Code. Und der muss komplett fehlerfrei sein. „Fehler können Produktionsausfälle verursachen, Anlagen beschädigen oder sogar Menschen gefährden“, sagt Stryczek. „Jeder Änderungsvorschlag muss deshalb in einem Zwischenschritt virtuell simuliert werden. Erst wenn das Verhalten exakt dem erwarteten entspricht, wird er freigegeben.“

Linexa werde bereits von einem deutschen Lebensmittelproduzenten genutzt. Den Namen gibt das Startup nicht bekannt. Das frische Kapital soll nun in den Ausbau des Teams und der Plattform fließen.

Hier geht’s zum Pitchdeck

Linexa hat Gründerszene das Pitchdeck zur Verfügung gestellt, mit dem sie die Investoren überzeugen konnten. Weitere Pitchdecks anderer Startups findet ihr hier.