Nextcloud gilt als Open-Source-Alternative zu Microsoft 365, Dropbox und Google Workspace – aber funktioniert das auch im Arbeitsalltag? c’t 3003 hat den Selbstversuch gemacht und zwei Wochen lang ausschließlich Nextcloud genutzt: für Videocalls, gemeinsame Textbearbeitung, Chat und Dateiverwaltung. Das Ergebnis: Die Performance stimmt, die Bedienung ist intuitiv, und die Installation auf einem NAS oder gemieteten Server dauert nur wenige Minuten.

Transkript des Videos

(Hinweis: Dieses Transkript ist für Menschen gedacht, die das Video oben nicht schauen können oder wollen. Der Text gibt nicht alle Informationen der Bildspur wieder.)

Guck mal hier, ich mache in Nextcloud Videocalls, bearbeite Tabellen mit mehreren Leuten gleichzeitig, schicke GIFs in den Chat mit meinen 3003-Kollegen und das Ganze sieht gut aus, ist einfach zu bedienen, Open Source und kostenlos. Hä? Hieß es nicht immer, dass es keine richtigen Alternativen zu Microsoft Teams gibt, beziehungsweise zu Slack, Zoom und Google Docs? Genau dieses Vorurteil wollen wir in diesem Video mal überprüfen. Dafür haben wir Nextcloud mehrere Wochen lang im 3003-Team verwendet und zwar ausschließlich. Wir haben wirklich alle Tools ersetzt, bei denen wir sonst Zeug von Microsoft, Dropbox und Google verwenden. Dabei haben wir zwei Nextcloud-Installationen getestet, einmal auf einem unserer Homeserver und einmal auf einem gemieteten Server bei einem Hoster. Die große Frage: Ist das Gefrickel? Ist das am Ende sogar besser als Teams? Wie installiert man das eigentlich? Bleibt dran, es wird überraschend.

Achso, ich wollte noch sagen, dass heise wieder die SecIT für Security-Profis anbietet, und zwar vom 18. bis 19. März hier in Hannover mit redaktionell kuratierten Vorträgen, Workshops und Deepdives und abends einer Party, zu der ich natürlich auch komme. Und da bin ich nicht der Einzige. SecIT 2026 live und in Farbe in Hannover. Ich bin dabei, ihr hoffentlich auch. Tickets unter secit-heise.de.

Also zuerst mal ganz kurz unser Nextcloud-Versuchsaufbau. Wir nutzen hier bei c’t 3003 bislang Microsoft Teams zur Kommunikation, also Chatten und Videocalls, Google Docs für Skripte und Dropbox zum Videospuren hin- und herschicken. All das haben wir durch Nextcloud ersetzt. Was wir nicht ersetzt haben, ist unsere E-Mail, einfach weil die von unserem Arbeitgeber heise administriert wird. Da kommen wir also nicht ohne Weiteres ran und das können wir nicht einfach verändern.

Jetzt aber erstmal, warum ist das denn überhaupt so ein Thema? Also zum Beispiel reden ja viele gerade vom Digital Independence Day, der von Organisationen wie dem ja sehr renommierten CCC ins Leben gerufen wurde. Warum soll man denn überhaupt wegwollen von US-Diensten? Ja, das ist ganz einfach. Seit dem sogenannten CLOUD Act darf die US-Regierung alle US-Unternehmen, also Microsoft, Google, Apple, Dropbox und so weiter, dazu verpflichten, Kundendaten herauszugeben. Und zwar auch dann, wenn die Server gar nicht in den USA stehen, sondern zum Beispiel in Europa. Und solche Datenanfragen sind oft noch mit sogenannten Gag-Orders verbunden. Das heißt, Microsoft und Co. dürfen mich als Kunden gar nicht darüber informieren, dass sie gerade meine Daten herausgegeben haben. Ja, das leuchtet vermutlich allen Menschen in Europa ein, egal wie politisch ausgerichtet man so ist, dass das ein Problem ist.

Kurze Meinung von mir, bevor es wieder auf die Technikebene geht. Mir ist völlig unklar, wie die bayerische Landesregierung unter diesen Bedingungen planen kann, einen fünfjährigen Vertrag mit Microsoft zu schließen, der fast eine Milliarde Euro schwer ist. Alle anderen Bundesländer haben sich auf den Deutschland-Stack geeinigt, bei dem Open Source zumindest priorisiert werden soll. Naja, und ich finde auch, Unternehmen sollten mal gucken, ob man sich wirklich ausschließlich auf US-Big-Tech-Produkte verlassen will.

So, jetzt geht es wieder ganz konkret um Nextcloud. Und zwar erstmal die Beobachtungen von mir als Anwender, was ich jetzt in den ersten Wochen mit Nextcloud so für Erkenntnisse hatte. Wir werden zu unserem Langzeiturteil nochmal ein eigenes Video machen, wir werden da noch viel mehr ins Detail gehen. Wenn ihr sowas jetzt schon lesen wollt, empfehle ich euch diesen Artikel hier auf heise+, der ist auch in der Beschreibung verlinkt. Achso, und wie man die Nextcloud aufsetzt, sowohl bei sich zu Hause als auch beim Hoster, das erklärt Lukas gleich auch noch ausführlich.

So, direkt der erste Start funktionierte wirklich erstaunlich smooth. Lukas hatte uns allen so einen Link geschickt mit so einem Starter-Passwort, da klickt man drauf, gibt ein Passwort ein, ändert das Passwort, kann auf Wunsch einen zweiten Faktor aktivieren und dann ist das schon alles fertig. Und wenn man da dann drin ist zum ersten Mal, sieht man die einzelnen Bestandteile hier oben, der Nextcloud. Die einzelnen Komponenten kann Lukas als Admin natürlich beliebig an- und ausschalten. Zuerst mal das Dashboard mit den letzten verwendeten Dateien und halt die anstehenden Termine. Hier gibt es Nextcloud Talk, da kann man a) per Text kommunizieren und b) Videocalls machen. Und hier sind die Dateien, also das, was woanders OneDrive oder Dropbox heißt. Und wenn die Dateien Office-Dokumente sind, dann kann man die natürlich auch direkt editieren, wenn man da drauf klickt. Dahinter steckt dann standardmäßig Collabora Online, das ist quasi die Online-Version von LibreOffice.

Ja und hier gibt es einen eigenen Bereich für Fotos, da alle Aktivitäten, also was so passiert ist. Mail, da könnte man einen IMAP-Server verbinden. Hier dann noch Kontakte, Termine, Notizen, Aufgaben und wie ich finde sehr praktisch Deck. Das sind so Kanban-Boards, so schön zum Hin- und Herschieben. Ja und weil wir das selbst administrieren, gibt es auch noch eine Doom-Version. Ist ja auch sonst langweilig mit dem ganzen Bürokram. Doom hatte Lukas hier im Nextcloud-App-Store gefunden. Da gibt es noch sehr viele andere Sachen, die man einfach so dazu installieren kann.

Was ich direkt super nice finde, das läuft auf einer eigenen Domain. Das heißt, wenn ihr mit eurem Einrad-Hockey-Verein Nextcloud zur Kommunikation nutzen wollt, dann läuft das Ding zum Beispiel auf nextcloud.einradhockeyvereinerlangen.de und euer berufliches Nextcloud läuft dann zum Beispiel auf schraubenfabrik.de. Und ich finde das durchaus ziemlich elegant, dass ihr dann unterschiedliche Nextclouds in unterschiedlichen Browser-Tabs haben könnt. Also quasi unendlich viele. Bei Teams geht das nicht, wenn ihr das im Browser benutzt, da müsst ihr euch dann ausloggen und wieder einloggen mit dem jeweils anderen Account. Ja, ich weiß, mit der Teams-Desktop-App kann man switchen, aber ich benutze halt gern Browser, weil ich auch gerne Linux benutze und da gibt es keinen Teams-Client.

Ja, und jetzt zum Talk-Bereich, also wo man mit Leuten kommuniziert. Da fand ich direkt die Schwuppdizität echt gut, also das hat alles angenehm schnell reagiert. Fand ich überall bei Nextcloud übrigens, also da ist mir nie irgendwas Lahmes aufgefallen. Also sowohl bei der auf dem Homeserver gehosteten Version als auch bei der im Rechenzentrum. Ja, und bei Nextcloud Talk kann man halt chatten und GIFs schicken und Umfragen, was man so kennt und was man so braucht. Und der Chat unterstützt auch YouTube-Link-Vorschauen, das ist so ein Spezialärgernis von mir, wenn das nicht geht. Geht da aber.

Ja und klar, man kann auch zum Beispiel ein Doc oder ein ODT schicken im Talk und da können dann alle drin rumeditieren. Natürlich auch gleichzeitig. Guck mal, wie schön das klappt mit unterschiedlichen Farben und Namen am Cursor. Also nice. Klar, das sieht alles etwas rudimentärer aus als Office oder Google Docs. Aber ich muss sagen, alle Funktionen, die ich bislang gebraucht habe, habe ich sofort gefunden. Die waren auch vorhanden, also zum Beispiel sowas wie Änderungen markieren oder auch Notizen in das Dokument reinmachen. Ich habe da nichts zu beanstanden gehabt. Außer manchmal so optischen Kleinigkeiten, dass manchmal, wenn man einen Text markieren wollte, dass man das nicht richtig gesehen hat. Aber das war auch immer nur kurzzeitig, solche Sachen. Ich habe auch so Tests gemacht, wie so einen Riesenblock Text reinpasten und sofort den Browser zumachen und hat gar keine Probleme verursacht. Wurde alles zuverlässig gespeichert. Das ist natürlich das allerärgerlichste bei so kollaborativen Office-Plattformen, dass irgendwelche Sachen verschwinden. Ist uns bislang nicht passiert.

Ja, und Videomeetings haben wir auch ziemlich intensiv getestet. Die Bildqualität fand ich meistens tiptop und auch meistens ruckelfrei. Und das hat die üblichen Funktionen, die man so kennt. Also unscharfer Hintergrund oder Hintergrund austauschen, hat auch direkt so tolle Hintergrund-Voreinstellungsbilder. Hier so geil, oh, Raumschiff. Also bis ungefähr vier bis fünf Leute geht das alles problemlos, auch auf der selbst gehosteten Nextcloud. Aber ab dann braucht man so ein sogenanntes High-Performance-Backend. Das war bei unserer Hetzner-Installation direkt mit drin. Musste man nicht extra installieren. Und das Ding tut, was es soll. Also da ging das auch mit mehr Leuten im Call. Aber so Aussagen zur generellen Stabilität der Videocalls im Vergleich zu Microsoft Teams, das finde ich wirklich noch schwierig. Dafür würde ich gerne noch deutlich mehr Meeting-Erfahrung sammeln. Machen wir ja alles noch und da gibt es ja dann auch so ein Langzeit-Test-Video.

Cool finde ich auf jeden Fall, dass ich allen Leuten, also auch Externen, einfach einen eigenen Link mit unserer Domain schicken kann. Und dann klicken die das an und dann kann man sofort videocallen. Das finde ich viel souveräner, als so einen schnöden Microsoft- oder Zoom-Link zu verschicken.

Ja, das Gleiche gilt auch für die Dateiverwaltung. Das ist ja die klassische ursprüngliche Funktion von Nextcloud. Da kann ich einfach externen Leuten einen Link schicken und dann können die Leute da Dateien hochladen, ohne Anmeldung. Also auch so riesig große 4K-Videodateien. Das ist tatsächlich was, was wir häufig brauchen, dass man sowas durch die Gegend schicken will. Also auch von externen Leuten. Wenn man das halt selbst hostet, ist die Größe nur durch die angeschlossenen Datenträger begrenzt. Also man kann da riesige Dateien drauf speichern und rumschicken. Ich habe den Nextcloud-Client auch auf meinem Handy installiert und da eingestellt, dass alle Fotos und Videos direkt im Hintergrund hochgeladen werden sollen. Also quasi als Backup. Ja, und wenn ich meinen Kollegen für ein c’t-3003-Video einen Schnipsel geben will, gebe ich den einfach frei. Das ist ja dann alles schon in die Nextcloud hochgeladen. Funktionierte in meinen Tests einwandfrei. Für Desktops gibt es auch einen Client, der zumindest bei meinen Tests auch problemlos funktioniert hat. Und man kann hier, das fand ich super, auch unterschiedliche Accounts parallel verwenden. Hier, guck mal, dieser Ordner hier bei mir auf der SSD ist mit der lokal gehosteten Nextcloud-Instanz synchronisiert, dieser mit der im Rechenzentrum.

Also von mir erstmal nichts zu meckern, aber wie gesagt, wir nutzen das weiter und machen noch einen Langzeittest.

So, jetzt aber zu Lukas und wie man das Ganze installiert.

An sich ist das relativ einfach. Wenn ihr eure Daten wirklich komplett bei euch zu Hause haben wollt, dann könnt ihr das auf eurem Homeserver oder Raspi installieren. Also klar, Raspi dann eher als Dropbox-Alternative und maximal ein bisschen Textverarbeitung. Auf dem NAS hier mit einer dicken CPU und 8 GB RAM läuft das aber wirklich stabil und hat bei uns keine Performance-Probleme gehabt, auch im Videocall zu fünft. Alternativ geht natürlich auch die Installation auf einem gemieteten Server in der Cloud, dazu sage ich gleich noch mehr.

An sich läuft die Installation aber bei beiden Möglichkeiten ziemlich ähnlich. Am einfachsten ist es, Nextcloud per Docker zu installieren. Nextcloud bietet dafür eine All-in-One-Lösung, da ist dann alles drin, also Nextcloud selbst, die Datenbank, ein Webserver, sogar automatische Updates. Ihr startet einfach einen Docker-Container und der Rest passiert von allein. Für Einsteiger ist das echt die beste Option. Auf dem NAS habe ich eine virtuelle Maschine laufen mit Ubuntu Server und da dieses All-in-One-Image verwendet, dann über das Terminal Docker installiert und mit diesem Befehl Nextcloud. Dann öffnet ihr den Browser über die Domain, die euch hier angezeigt wird, und bekommt dann so eine Wortreihenfolge, die ihr für den ersten Login ins Admin-Konto verwendet. Ja, das hat keine fünf Minuten gedauert, bis ich die ersten Dateien in unsere Nextcloud hochladen konnte.

Wichtig beim Homeserver: Ihr müsst euch Gedanken machen, wie ihr von außen auf eure Cloud zugreifen wollt, also außerhalb von eurem Heimnetzwerk. Dafür braucht ihr entweder eine feste IP-Adresse, einen dynamischen DNS-Dienst oder einen Tunnel wie Tailscale, Pangolin oder Cloudflare. Da gehe ich jetzt nicht im Detail drauf ein, das wäre ein eigenes Thema.

Wenn ihr Nextcloud nicht zwingend auf eurem eigenen Server hosten wollt, wird das Ganze aber definitiv bequemer, wenn ihr euch so einen Virtual Private Server mietet, also Rechenleistung direkt in der Cloud. Weil da habt ihr direkt eine feste IP-Adresse dabei, die dann natürlich offen im Netz hängt. Solche Server gibt es bei verschiedenen Anbietern wie Hetzner, IONOS, Strato etc. schon ab ein paar Euro im Monat. Ich habe das für unseren Test hier mal bei Hetzner mit diesem Paket ausprobiert, also 4 vCPUs, 8 GB RAM, 160 GB SSD und dann nochmal 50 GB extra rangemountet. Das kostet 12,50 Euro im Monat plus 5 Cent pro extra Gigabyte Speicher, den wir da noch dranhängen.

An der Stelle könnt ihr auch direkt eure Firewall konfigurieren. Ihr solltet den Port 22 für SSH-Zugang öffnen und verwendet unbedingt Key-basierte Authentifizierung und gebt am besten nur eure IP dafür frei, dann noch die Ports 443 und 80 aufmachen und dann noch UDP-Port 3478 für Nextcloud Talk. Für die Einrichtung vom All-in-One braucht ihr auch noch Port 8080, den könnt ihr aber wieder zumachen, wenn Nextcloud dann läuft.

Die Server stehen in dem Fall in Nürnberg, kleinere Pakete würden für kleinere Anwendungsfälle auch funktionieren, aber 8 GB RAM machen schon Spaß, wenn ihr das eben auch für Office und so verwenden wollt oder einen Call machen.

Apropos Calls: Wenn ihr da mehrere Leute seid, also so ab 4–5 aufwärts, braucht ihr unbedingt ein High-Performance-Backend, also einen extra Server, der das Video im Hintergrund verteilt, damit nicht alle für jeden einzeln ihre Videostreams hochladen müssen. Das installiert Nextcloud im All-in-One-Paket auf den Virtual Private Servern, also den Servern, die wir gerade angemietet haben. Also seid ihr da wirklich direkt startklar.

Die Installation auf einem VPS läuft ähnlich wie auf dem Homeserver. Hier habe ich jetzt mal Debian verwendet und dann Docker installiert. Ihr zieht euch das Nextcloud-AIO-Image und konfiguriert das Ganze. Der Vorteil: Ihr habt eine feste IP, eine fette Anbindung an das Internet und müsst euch nicht mit dem Upload eurer heimischen Internetleitung rumschlagen. Das sind ja meistens nur 50 Mbit.

Es gibt übrigens auch Managed-Nextcloud-Angebote, wo ihr euch um gar nichts kümmern müsst. Das ist dann quasi wie Dropbox oder Teams, nur dass die Daten in einem deutschen Rechenzentrum liegen. Kostet natürlich mehr, aber für Leute, die halt keine Lust auf Administration haben, ist das eine Option. IONOS bietet das komplett administriert an, da haben meine Kollegen Holger und Stefan gerade einen Artikel drüber gemacht, verlinken wir euch in der Beschreibung.

So, jetzt läuft Nextcloud, die einzelnen Container auch, und jetzt erstmal einloggen. Und dann seht ihr hier schon das Dashboard. Das könnt ihr später auch noch personalisieren, aber erstmal in die Einstellungen und dann unter „Konto“ weitere Benutzer hinzufügen. Ihr könnt hier auch Gruppen erstellen, das ist praktisch, wenn ihr zum Beispiel einen Ordner oder Dateien für die ganze Familie oder das Team freigeben wollt.

Dazu noch ein Tipp: Wenn ihr Nextcloud für ein Team nutzt, dann arbeitet nicht mit normalen Freigaben, sondern nutzt die Team Folders. Die findet ihr über den eingebauten App-Store. Der Speicherplatz in diesen Team-Ordnern wird nämlich nicht von dem privaten Kontingent der Nutzer abgezogen. Also, wenn ihr da nochmal 100 GB an Speicher für ein Team geben wollt, dann könnt ihr das da zentral einstellen.

Und dann solltet ihr euch auf jeden Fall auch noch die anderen Apps angucken. Nextcloud hat nämlich einen eigenen App-Store und da gibt’s echt viel Zeug: Kalender, Kontakte, Notizen, Aufgaben, Videokonferenzen mit Nextcloud Talk, eine Office-Suite namens Nextcloud Office, die auf Collabora basiert und natürlich auch Doom. Die Apps da sind alle kostenlos und ihr installiert die einfach mit einem Klick. Bei einigen braucht ihr dann aber einen API-Key, also zum Beispiel hier für GIFs oder auch wenn ihr eine KI einbinden wollt.

In der All-in-One-Lösung sind aber die wichtigsten Apps schon vorinstalliert. Nextcloud könnt ihr, wie ihr seht, ja komplett im Browser verwenden. Für Desktop, Smartphones und Tablets gibt’s aber auch Apps. Und zwar nicht nur eine, sondern noch extra Apps für Talk – das ist dann der komplette Messenger-/Teams-Ersatz –, Notizen und Kochbuch. Über diese Apps könnt ihr euch dann Nextcloud auch direkt im Dateimanager anzeigen lassen und Auto-Sync für ausgewählte Ordner aktivieren. Dafür ist das ganz nice, aber insgesamt finde ich die Nutzung über den Browser schon deutlich schöner, hat Keno am Anfang ja auch schon gesagt.

Und eine Sache noch: Ihr habt ja wahrscheinlich schon Daten bei anderen Cloud-Diensten, also Google, Dropbox oder Microsoft, und die müsst ihr ja irgendwie in eure Nextcloud bekommen. Und das ist zum Glück relativ easy. Dateien könnt ihr einfach runterladen und dann in euren Nextcloud-Ordner packen, der Client synchronisiert das dann hoch. Bei größeren Datenmengen ist es aber schneller, das direkt auf dem Server zu machen, also per SFTP oder so. Für Kalender und Kontakte exportiert ihr die Daten als ICS- bzw. VCF-Dateien und importiert die in die entsprechenden Nextcloud-Apps. Google und Microsoft bieten dafür auch extra Exportfunktionen an.

Ja, super, danke Lukas. Nextcloud ist auf jeden Fall eine Alternative zu den Produkten der US-Big-Tech-Unternehmen. Diese Aussage traue ich mir auch schon vor unserem Langzeittest zu. Das User-Interface ist jetzt nicht das Allerschönste, das ich jemals gesehen habe, aber ich muss sagen, ich habe es mir viel schlimmer vorgestellt. Ich finde das alles ganz angenehm reduziert und ich war auch echt positiv von der Schwuppdizität überrascht. Das lief alles ziemlich geschmeidig und grobe Bugs sind mir in den ersten Wochen auch nicht untergekommen, von den erwähnten Kleinigkeiten mal abgesehen, also dass einmal die Textmarkierungen in der Online-Textverarbeitung nicht angezeigt wurden zum Beispiel. Aber für mich, und das war eigentlich die größte Erkenntnis, fühlte sich das Experiment nicht so an, als müsste ich irgendwie für unsere digitale Souveränität Opfer bringen oder so, sondern ich habe gerne mit Nextcloud gearbeitet. Also bislang, mal sehen, ob das so bleibt. Ja, wie seht ihr das? Habt ihr Nextcloud auch auf der Liste oder nutzt ihr das sogar schon? Mich interessiert wirklich eure Meinung dazu. Gerne in die Kommentare schreiben, abonnieren und ja, tschüss.

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(rum)